Sådan deler du QuickBooks 2020-filer

Okay, her er en cool aftale: I QuickBooks kan du konfigurere brugertilladelser, som gør det muligt for dig at angive, hvem der har adgang til hvilke områder af dine QuickBooks-filer. Faktisk kan du også arbejde med din QuickBooks-fil på et netværk og i et flerbrugermiljø ved at bruge en kraftfuld funktion kaldet record locking.

Hvis du arbejder på et netværk og har brug for at bruge eller bare ønsker at finde ud af om QuickBooks netværksfunktioner, så læs denne artikel. Hvis du er den eneste, der bruger QuickBooks, kan du springe denne artikel over.

Deling af en QuickBooks-fil på et netværk

To vigtige funktioner driver QuickBooks flerbrugernetværkskapacitet: brugertilladelser og registreringslåsning. Funktionen Brugertilladelser giver flere brugere af en QuickBooks-fil unikke tilladelsesindstillinger for at få adgang til forskellige områder af QuickBooks. Record locking, den anden funktion, gør det muligt for mere end én person at logge ind på og arbejde med en QuickBooks-fil samtidigt.

Brugertilladelser

QuickBooks giver dig mulighed for at indstille brugertilladelser, så du kan give forskellige QuickBooks-brugere forskellige privilegier. Jane Owner er muligvis i stand til at gøre hvad som helst, hun vil, fordi hun er Da Man, metaforisk set. Joe Clerk kan dog muligvis kun indtaste regninger. Joe, en ydmyg kontorist med måske tvivlsom dømmekraft og diskretion, har muligvis ikke evnen til at se virksomhedens resultatopgørelse, udskrive checks eller registrere kundebetalinger. Denne idé giver mening på et praktisk niveau, ikke? I en situation, hvor en flok mennesker får adgang til QuickBooks-filen, vil du gerne sikre dig, at fortrolige oplysninger forbliver fortrolige.

Du vil også sikre dig, at folk ikke med vilje eller utilsigtet kan ødelægge dine økonomiske optegnelser. Du vil ikke have, at nogen indtaster forkerte data (måske fordi han falder ind i et område af QuickBooks-programmet, hvor han ikke har noget at gøre). Og du vil ikke have, at nogen svigagtigt registrerer transaktioner - såsom falske checks - at hun kan gå kontant.

Jeg tror, ​​at hvis du reflekterer over disse brugertilladelser, vil du indse, at "Hej, ja, det giver mening!" Så jeg skal ikke snakke en masse mere om det. Lad mig afslutte med at smide et par generelle bemærkninger ud om, hvordan du beslutter, hvilke brugertilladelser der er passende:

• Datafortrolighed: Dette problem har nok mest at gøre med din ledelsesfilosofi. Jo mere åben du er omkring ting, jo mindre behøver du sandsynligvis at bekymre dig om, at folk lurer efter ting. Jeg vil dog påpege, at løn er altid et berørt emne. Hvis alle ved, hvad alle andre får betalt, opstår der nogle interessante diskussioner - men det vidste du allerede.
• Datakorruption: Med hensyn til datakorruption skal du vide, at folk normalt anvender to generelle regler:
  • Giv ikke folk adgang til værktøjer, de ikke ved, hvordan de skal bruge. Det er kun at bede om problemer.
  • Sørg for, at ingen person kan rode rundt uden opsyn i nogle områder af regnskabssystemet - især hvis denne person registrerer eller håndterer kontanter.

Hvis det overhovedet er muligt, så brug et vennesystem, hvor folk laver ting sammen, så folk altid dobbelttjekker andres arbejde - også selvom det kun er indirekte. Måske optager Joe en regning, men Jane skærer altid checken for at betale regningen. Måske registrerer Raul kundefakturaer, men Chang sender dem ud. Måske registrerer Saul kontantkvitteringer, men Beth indsætter dem. Du kan se mønsteret, ikke? Hvis to personer beskæftiger sig med en bestemt økonomisk begivenhed - igen, især en, der involverer kontanter - er det en rigtig god idé for Joe og Jane, Raul og Chang og Saul og Beth at kigge hinanden over skuldrene.

Rekordlåsning

Den nemmeste måde at forstå registreringslåsning på er at sammenligne den med den anden variant af låsning: fillåsning. De fleste andre programmer bruger fillåsning. Fillåsningbetyder, at hvis én person på netværket f.eks. har et tekstbehandlingsdokument åbent, kan ingen andre på netværket åbne og derefter redigere dette dokument. Andre kan muligvis åbne en kopi af dokumentet, som de kan gemme på deres computere, men de kan ikke redigere det originale dokument. Operativsystemet låser det originale dokument (filen), så kun én person kan fjolle med filen ad gangen. Denne låsning sikrer integriteten af ​​dataene og de ændringer, som folk foretager til dataene. (Hvis denne forretning om at sikre integritet virker mærkelig, så tænk på vanskeligheden ved at sikre, at begge personers ændringer ender i et tekstbehandlingsdokument, som begge personer redigerer samtidigt).

Record-låsning fungerer anderledes. Med registreringslåsning kan mere end én person på netværket åbne og redigere den samme fil på én gang, men kun én person kan arbejde med en bestemt post.

En post er en del af en fil. I en fil med regninger, som du for eksempel skylder leverandører, er filen hele samlingen af ​​regninger. De enkelte regninger er poster i filen, og mere end én person kan åbne regningsfilen. Individuelle regninger, dog - de individuelle poster, der udgør filen - låses, når en person griber en post.

Disse oplysninger kan lyde som for meget forvirring, men at skelne mellem filer og posterne i en fil er det, der gør det muligt at dele filer. I QuickBooks, for eksempel, hvis Jane indtaster en regning for Alpha Company i en fil, kan Joe redigere en regning for Beta Corporation, fordi de to regninger er forskellige poster. På grund af rekordlåsning kan Jane dog ikke fjolle med Beta Corporation-regningen, som Joe redigerer. Og Joe - igen, på grund af rekordlåsning - kan ikke rode med Alpha Company-regningen, som Jane er ved at indtaste.

Gengivet mere generelt, kan ikke to personer redigere den samme post i en fil på samme tid. Record locking gør det muligt for medarbejdere at bruge en fil i et flerbrugermiljø, fordi det lader mere end én person arbejde med en fil.

Installation af QuickBooks til netværksbrug

For at installere QuickBooks til netværksbrug skal du først installere QuickBooks på alle de computere på netværket, der skal have adgang til og arbejde med QuickBooks-filen. Denne opgave er ikke vanskelig. Du behøver ikke at installere QuickBooks på nogen smart måde for at kunne dele QuickBooks-filer.

Du skal købe en kopi af QuickBooks for hver computer, der skal køre programmet. Hvis du har tre computere, som du vil bruge QuickBooks på, skal du købe tre eksemplarer af QuickBooks. Eller du kan købe en speciel flersæders licensversion af QuickBooks. Hvis du forsøger at installere en enkelt kopi af QuickBooks (med en enkelt nøglekode) på flere computere, tillader QuickBooks ikke, at to computere, der bruger den samme nøglekode, deler en fil i flerbrugertilstand.

Når du opretter den fil, du vil dele, skal du sørge for, at du gemmer filen et sted, hvor de andre QuickBooks-brugere kan få adgang til den. Det vil sige, at du muligvis skal gemme filen på en server. Du kan også gemme filen på en klientcomputer, så længe du angiver delingstilladelser for enten mappen eller det drev, hvor du gemmer QuickBooks-filen.

En anden vigtig ting: Den, der opretter QuickBooks-filen, bliver automatisk filadministrator. Den fil administrator har adgang til alle områder af filen og sæt op de andre fil-brugere, så du ikke ønsker bare nogen nedsættelse af QuickBooks fil. Enten virksomhedsejeren eller regnskabschefen er velegnet til dette job. Under alle omstændigheder bør den person, der opretter filen, være en troværdig stamgæst på kontoret, som er let at nå for spørgsmål eller problemer, der opstår. Også denne person burde sandsynligvis have en stærk baggrund inden for regnskab. Se det følgende afsnit for flere detaljer.

Indstilling af brugertilladelser

Du kan fortælle QuickBooks, hvem der ellers vil bruge filen og indstille tilladelser for disse andre personer under QuickBooks-opsætning eller senere.

Brugertilladelser i Enterprise Solutions

Følg disse trin for at angive tilladelser i Enterprise Solutions:

1. Fortæl QuickBooks, at du vil indstille brugertilladelser.

Vælg kommandoen Firma→Brugere→Konfigurer brugere og roller. QuickBooks viser dialogboksen Brugere og roller (ikke vist).

2. Angiv, at du vil oprette en ny bruger.

Klik på knappen Ny, så QuickBooks viser dialogboksen Ny bruger (ikke vist), som viser en række forskellige regnskabsroller, som en QuickBooks-bruger kan udfylde. Disse roller giver en bruger mulighed for at udføre passende regnskabsopgaver med QuickBooks-programmet. Beskrivelsesboksen nederst i dialogboksen opsummerer de opgaver, som en person i en given rolle kan forventes at udføre.

3. Vælg den rolle, der passer bedst til den bruger, du beskriver, og klik derefter på Tilføj.

Ejere bør i øvrigt have fuld adgangsrollen, så de kan gøre alt, hvad de vil. Bemærk, at du kan give en bruger mere end én rolle.

Hvis du vil ændre en eksisterende brugers tilladelser, skal du vælge brugeren på fanen Brugerliste og derefter klikke på knappen Rediger. QuickBooks viser dialogboksen Rediger bruger (ikke afbilledet), som ligner dialogboksen Ny bruger og giver dig mulighed for at ændre en brugers rolle eller roller.

4. Klik på OK for at vende tilbage til dialogboksen Brugere og roller.

Du kan gennemgå tilladelserne (dybest set listen over funktioner, som QuickBooks tillader) for en bestemt person eller en foruddefineret rolle. For at se de tilladelser, en bruger har, skal du vælge fanen Brugerliste i dialogboksen Brugere og roller, klikke på knappen Vis tilladelser, vælge brugeren i listeboksen og derefter klikke på knappen Vis. QuickBooks viser en stor dialogboks, der specifikt identificerer, hvad brugeren kan gøre. For at se de tilladelser, som en bestemt rolle har, skal du vælge fanen Rolleliste i dialogboksen Brugere og roller, klikke på knappen Vis tilladelser, vælge rollen og derefter klikke på knappen Vis.

Brugertilladelser i QuickBooks Pro og Premier

Følg disse trin for at indstille tilladelser i QuickBooks Pro eller QuickBooks Premier:

1. Vælg kommandoen Firma→ Konfigurer brugere og adgangskoder→ Konfigurer brugere.

QuickBooks viser dialogboksen Brugerliste (se figuren).

Dialogboksen Brugerliste

2. Klik på knappen Tilføj bruger.

QuickBooks viser dialogboksen Konfigurer brugeradgangskode og adgang, som du bruger til at tilføje nye brugere og angive adgangskoder.

Dialogboksen Konfigurer brugeradgangskode og adgang

3. Indtast et brugernavn og en adgangskode for den ekstra person, som du ønsker skal kunne bruge QuickBooks-filen; skriv derefter adgangskoden igen i tekstboksen Bekræft adgangskode.

Genindtastning af adgangskoden bekræfter, at du indtastede adgangskoden korrekt første gang.

Fra dette tidspunkt, når nogen åbner QuickBooks-filen, beder QuickBooks om et brugernavn og en adgangskode. Så for at en anden person kan få adgang til QuickBooks-filen, skal hun indtaste det brugernavn og den adgangskode, du har angivet.

4. Angiv brugerens adgang.

QuickBooks viser en dialogboks, der spørger, om du ønsker, at personen skal have adgang til alle områder af QuickBooks-filen eller kun nogle områder.

Hvis du angiver, at du kun vil give adgang til nogle områder - det sædvanlige tilfælde sandsynligvis - viser QuickBooks en række dialogbokse, der giver dig mulighed for at angive tilladelser for hvert område. Du vælger indstillingsknappen Ingen adgang for at gøre et bestemt område (såsom bankting) uden grænser for brugeren, vælg indstillingsknappen Alle områder af QuickBooks for at give brugeren tilladelse til at oprette og udskrive transaktioner og rapporter i området, eller vælg indstillingsknappen Selected Areas of QuickBooks for at give brugeren delvis adgang til området. Hvis du vælger indstillingen Valgte områder, skal du angive den begrænsede adgang ved at gå gennem guidens sider og nøje beskrive den adgang, du ønsker, at brugeren skal have. Du kan også angive, om andre applikationer (såsom TurboTax) får adgang til QuickBooks-dataene.

Angivelse af, hvilke områder en bruger kan få adgang til

5. Gennemgå brugerens adgang.

Når du er færdig med at træde gennem dialogboksene Konfigurer brugeradgangskode og adgang, viser QuickBooks en oversigt over tilladelserne for en bruger. Klik på knappen Tilbage, hvis du har brug for at gå tilbage og ændre tilladelser for et område, eller klik på Udfør for at angive, at du er færdig med at angive, hvad den pågældende bruger kan gøre. QuickBooks viser dialogboksen Brugerliste igen, med den nye bruger tilføjet. Klik på Tilføj bruger for at tilføje en ny bruger, klik på Rediger bruger for at redigere den valgte bruger, eller klik på Luk for at lukke dialogboksen.

En bruger kan logge på og åbne en QuickBooks-fil fra enhver computer på netværket, så længe computeren har QuickBooks installeret og har netværksadgang til QuickBooks-filen. Hvis en person forsøger at åbne et begrænset område eller udføre en uautoriseret handling, viser QuickBooks dog en beskedboks, der angiver, at personen mangler de nødvendige tilladelser til at udføre handlingen.

Specificering og arbejde i flerbrugertilstand

For at mere end én person kan arbejde med en QuickBooks-fil på én gang, skal brugere arbejde med QuickBooks-filen i flerbrugertilstand. Den første person, der åbner filen, skal angive flerbrugertilstand, for at andre kan åbne filen. For at angive flerbrugertilstand skal du vælge Fil–>Skift til flerbrugertilstand. Du kan se, at du arbejder i flerbrugertilstand, fordi QuickBooks titellinje angiver det. Når andre personer åbner QuickBooks-filen, åbnes den automatisk i flerbrugertilstand. For at en anden bruger kan arbejde i enkeltbrugertilstand, skal de andre brugere lukke QuickBooks-filen, og den bruger, der ønsker at arbejde i enkeltbrugertilstand, skal vælge Fil->Skift til enkeltbrugertilstand.

At dele en QuickBooks-fil over et netværk involverer et par tricks. Først skal du sikre dig, at ingen, der er i enkeltbrugertilstand, bruger den fil, du vil åbne. Hvis nogen bruger filen, og du prøver at åbne den, viser QuickBooks en meddelelse, der angiver, at nogen bruger firmafilen i enkeltbrugertilstand. Bed personen om at skifte til flerbrugertilstand, og klik derefter på knappen Prøv igen.

Så snart du begynder at oprette eller redigere en transaktion, låser QuickBooks transaktionen. På denne måde kan ingen andre redigere transaktionen, mens du arbejder på den. Du kan se, om du har en transaktion åben i redigeringstilstand, ved hvad QuickBooks viser i titellinjen øverst i formularen: Redigering af transaktion. Andre brugere kan åbne transaktionen, mens du redigerer den i redigeringstilstand, men de kan ikke foretage ændringer i den, før du er færdig.

Hvis du forsøger at redigere en transaktion, som din kollega Harriet allerede har åben i redigeringstilstand, for eksempel, viser QuickBooks en besked, der lyder (og her omskriver jeg) Undskyld mig, Bubba. Harriet arbejder med den transaktion. Du skal komme tilbage senere.