Sådan bruger du rapportvinduet i QuickBooks 2011

Hvis du er tryg ved at arbejde med Microsoft Windows, bør det være et snuptag at arbejde med QuickBooks-rapportvinduet. Langs den øverste kant af vinduet viser QuickBooks både knapper og kasser. Du bruger disse knapper og felter til at ændre visningen af ​​rapportvinduet og til at kontrollere de oplysninger, der vises i rapportvinduet.

Arbejde med knapper i rapportvinduet

Rapportvinduet indeholder typisk otte forskellige knapper: Rediger rapport, Husk, Udskriv, E-mail, Eksporter, Skjul sidehoved, Skjul sammen og Opdater.

• Rediger rapport: Knappen Rediger rapport viser dialogboksen Rediger rapport. Du bruger denne kommandoknap til at tilpasse en rapport.

• Husk: Knappen Husk viser dialogboksen Gem rapport. Når du har husket disse indstillinger, kan du senere producere nøjagtig den samme rapport ved at vælge den gemte rapport fra undermenuen Rapporter→Hukommede rapporter.

  

• Udskriv: Når du klikker på Udskriv, viser QuickBooks dialogboksen Udskriv rapporter, som lader dig vælge, hvordan og hvor rapporten skal udskrives.

  

  Klik på knappen Eksempel i dialogboksen Udskriv rapporter for at få vist vinduet Eksempel. Eksempelvinduet viser, hvordan dine udskrevne rapportsider vil se ud.

• E-mail: E-mail-kommandoknappen lader dig e-maile en kopi af rapporten som en vedhæftet fil. Når du klikker på E-mail, starter QuickBooks dit e-mail-program for dig.

• Eksporter: Hvis du klikker på knappen Eksporter, viser QuickBooks fanen Grundlæggende i dialogboksen Eksporter rapport, som lader dig kopiere oplysningerne i en rapport til en fil, som et regnearksprogram som Microsoft Excel nemt kan åbne.

  

  Hvis du vil kopiere rapporten til et eksisterende Excel-regneark, skal du vælge indstillingen En eksisterende Excel-projektmappe.

• Skjul overskrift: Du klikker på knappen Skjul overskrift for at fjerne overskriftsoplysningerne, såsom firmanavnet. Hvis du skjuler overskriften, kan du klikke på knappen Skjul overskrift igen for at få den til at dukke op igen.

• Skjul: Knappen Skjul skjuler detaljer på en rapport. QuickBooks viser ikke underkonti på en kollapset rapport, kun konti. Klik på knappen Udvid for at fjerne en rapport, som du tidligere har skjult.

• Opdater: Opdater-knappen fortæller QuickBooks at opdatere en rapports oplysninger for ændringer i QuickBooks-datafilen. Det lyder skørt i starten, men du kan faktisk lade rapportvinduerne stå åbne. Det betyder, at et rapportvindue kan vise en resultatopgørelse, for eksempel fra en uge siden. Ved at klikke på Opdater-knappen ved QuickBooks, at den skal opdatere rapporten for de seneste ændringer.

Brug af rapportvinduets bokse

Rapportvinduet indeholder fem felter: Datoer, Fra, Til, Kolonner og Sorter efter. Disse felter giver dig også mulighed for at kontrollere de oplysninger, der vises i rapportvinduet, og udseendet af oplysningerne.

• Datoer, Fra og Til boksene giver dig mulighed for at fortælle QuickBooks, hvilket rapporteringsinterval du vil vise i rapporten. Du bruger disse bokse til at fortælle QuickBooks for hvilken måned, kvartal, år eller hvad som helst, du ønsker rapporten udarbejdet.

• Rullelisten Kolonner viser et sæt kolonnevalg. Til at begynde med viser QuickBooks en enkelt samlet kolonne for en rapport. Men hvis du producerer for eksempel en rapport, der opsummerer årlige indtægts- og udgiftsdata, kan du bruge rullelisten Kolonner til at fortælle QuickBooks, at du vil se månedlige kolonner.

• Sortér efter-rullelisten giver dig mulighed for at vælge, hvordan oplysningerne skal sorteres på en rapport.