Sådan bruger du QuickBooks 2010 til at fakturere en kunde for tid

QuickBooks 2010 leverer to metoder til at spore den tid, du planlægger at fakturere på en faktura som en vare. For at spore din fakturerbare tid kan du bruge den ugentlige timeseddel, eller du kan time eller registrere individuelle aktiviteter. Ingen af ​​metoderne til tidsregistrering er vanskelige.

Brug af en ugentlig timeseddel til Quicken-fakturering

Følg disse trin for at bruge den ugentlige timeseddelmetode:

Vælg Kunder→ Indtast tid→ Brug ugentlig timeseddel.

QuickBooks viser vinduet Ugentligt timeseddel.

Indtast medarbejder, leverandør eller anden person, der udfører tjenesten, i tekstfeltet Navn.

Du bør være i stand til at vælge denne persons navn fra rullelisten Navn. Hvis du ikke kan finde det på denne liste, skal du skrive personens navn i boksen, og derefter, når du bliver bedt om det, fortæl QuickBooks, hvilken liste (medarbejder, leverandør eller andre navne) der skal tilføjes.

Når du har tilføjet navnet på den person, der udfører arbejdet, skal du bruge kolonnerne i vinduet Ugentligt timeseddel til at beskrive, hvad du fakturerer for.

Indtast den kunde eller opgave, som arbejdet er udført for, servicekoden, en kort beskrivelse eller note, lønposten (hvis du bruger QuickBooks til løn), klassen (hvis du sporer klasser) og derefter timer brugt pr.

Du kan indtaste så mange linjer i vinduet Ugentligt timeseddel, som du vil. Hver linje optræder separat på en faktura. Noteoplysningerne vises i beskrivelsesområdet på fakturaen. Af denne grund ønsker du at bruge passende og beskrivende noter.

QuickBook fakturerbare enkeltaktiviteter

Hvis du ønsker at registrere serviceaktiviteter, efterhånden som de opstår, skal du følge disse trin:

Vælg Kunder → Indtast tid → Tid / Indtast enkelt aktivitet.

QuickBooks viser vinduet Tid/indtast enkelt aktivitet.

Kontroller, at afkrydsningsfeltet Fakturerbar i øverste højre hjørne af vinduet er markeret.

Ved at vælge feltet Fakturerbar fortæller du QuickBooks, at det skal opbevare denne registrering af en fakturerbar aktivitet til senere medtagelse på en faktura.

Registrer aktivitetsdatoen i tekstboksen Dato.

Brug tekstfeltet Navn til at identificere den person, der udfører tjenesten.

I tekstfeltet Kunde:Job skal du identificere kunden eller det job, som tjenesten udføres for.

Vælg den relevante servicevare fra rullelisten Servicepost og den relevante lønpost fra rullelisten Lønpost.

(Valgfrit) Hvis du sporer klasser, kan du forudsigeligt også bruge rullelisten Klasse til at klassificere aktiviteten.

Skriv en kort passende beskrivelse af tjenesten i tekstboksen Notes.

Denne beskrivelse fremgår af fakturaen, så vær betænksom over, hvad du skriver.

Registrer den tid brugt på tjenesten.

Du kan enten manuelt optage tiden ved at bruge tekstboksen Varighed til at indtaste tiden. Eller du kan få QuickBooks til at registrere den tid, du har brugt på aktiviteten, ved at klikke på knappen Start i afsnittet Varighed, når du starter aktiviteten, og klikke på knappen Stop, når du stopper aktiviteten. Hvis du vil sætte timeren på pause (f.eks. mens du tager et telefonopkald), skal du klikke på knappen Pause.

Når du har beskrevet den aktivitet, du udfører i vinduet Tid/indtast enkelt aktivitet, skal du klikke på knappen Gem og ny eller Gem og luk for at gemme aktivitetsoplysningerne.

Inklusiv fakturerbar tid på en faktura via QuickBooks

For at tilføje fakturerbar tid og pris til en faktura skal du oprette en standardfaktura. Når du har identificeret den kunde, som du har indtastet tid eller omkostninger for, viser QuickBooks en beskedboks, der spørger, om du vil fakturere for nogen af ​​tiden eller omkostningerne. Hvis du klikker på Ja, viser QuickBooks dialogboksen Vælg fakturerbar tid og omkostninger.

Fanen Tid i dialogboksen Vælg fakturerbar tid og omkostninger viser hver af de tidspunkter, du har registreret for en kunde:

• Sådan tilføjer du bestemte tidspunkter til fakturaen: Klik på kolonnen Brug for hver gang.

• For at vælge alle tidspunkter: Klik på knappen Vælg alle.

Når du har foretaget dit valg, skal du klikke på OK. QuickBooks tilføjer derefter hver af disse fakturerbare tidspunkter som linjer til fakturaen. Denne figur viser, hvordan oplysninger om fakturerbar tid vises i vinduet Opret fakturaer.