Sådan betaler du medarbejdere i QuickBooks 2019 Basic Payroll

For selvstændige eller små virksomhedsejere giver QuickBooks 2019 to gør-det-selv muligheder for at betale medarbejdere: Grundlæggende løn (hvilket normalt betyder, at din revisor hjælper dig med lønskatteformularerne) og Enhanced Payroll (hvilket betyder, at QuickBooks hjælper dig med lønsumsafgiftsskemaerne). Med muligheden Grundløn udfører du det meste selv, men du betaler ikke ret meget for din lønbehandling.

En tredje lønmulighed ville være QuickBooks Assisted Payroll. Med denne mulighed håndterer du betaling af dine medarbejdere i QuickBooks, og derefter håndterer Intuit skattebetalingerne og indgiver de nødvendige lønskatteformularer.

Konfigurer QuickBooks 2019 Basic Payroll

For at oprette gør-det-selv-løn går du igennem en webbaseret samtale. For at starte denne samtale skal du vælge Medarbejdere → Løn → Slå løn til i QuickBooks. QuickBooks viser den viste side.

Den første web-side for lønopsætning.

Du skal muligvis klikke på en knap for at udvide vinduet Aktiver løn i QuickBooks, så du kan se både de grundlæggende og forbedrede muligheder. I det væsentlige, hvis du vælger muligheden Grundlæggende løn, skal enten du eller din revisor betale lønsumsafgifter og derefter udarbejde og indsende lønangivelser. Hvis du vælger muligheden Forbedret løn, hjælper QuickBooks dig med at betale indbetalingerne af lønsumsafgiften og derefter forberede (eller for det meste forberede) lønangivelserne for dig.

Du vælger den lønmulighed, du ønsker, ved at klikke på knappen Prøv det gratis. QuickBooks viser en anden side med information, der beskriver dine betalingsmuligheder og eventuelle særlige rabatter. (Nogle gange får du bedre priser og en særlig rabat ved for eksempel at tilmelde dig et år.)

Intuits prissætning for sine lønningstjenester ændrer sig, men på det tidspunkt, jeg skriver (sommeren 2018), koster Basic Payroll-tjenesten omkring $250 om året, og Enhanced Payroll-tjenesten koster cirka $400 om året. Hver omkostning stiger afhængigt af antallet af medarbejdere, du har, og antallet af udstedte checks.

For at vælge den grundlæggende lønningsmulighed skal du klikke på Fortsæt-knappen, når QuickBooks viser det næste skærmbillede med yderligere oplysninger om priser og funktioner ved denne mulighed. Så indsamler QuickBooks dine kreditkortoplysninger (så de kan fakturere dig for tjenesten).

Tilmeld dig en lønservice

For at tilmelde dig lønservicen, efter at du har valgt en bestemt mulighed, skal du udfylde en række websideformularer. Undervejs indtaster du dit firmanavn og adresse og giver din virksomheds arbejdsgiver-id-nummer (EIN). For at gå gennem websideformularerne skal du klikke på knapperne Fortsæt og Tilbage. QuickBooks leder dig meget effektivt gennem tilmeldingsprocessen. Følg blot instruktionerne på skærmen for at beskrive, hvordan din virksomhed behandler løn.

Men lad mig give en advarsel: Når du opsætter dine virksomhedsoplysninger til løn, beder QuickBooks om en masse oplysninger. Du er nødt til fuldt ud at beskrive, hvordan du betaler dine medarbejdere, hvem du betaler fradrag til og lignende. Læs omhyggeligt instruktionerne, som QuickBooks giver, hvilket tager lidt tid. Hvis du kommer i problemer, kan det være en god idé at få hjælp fra en ekstern revisor til at opsætte tjenesten Forbedret løn eller overveje muligheden for Assisteret løn.

Opsæt medarbejdere

Når du har konfigureret dine virksomhedsoplysninger til løn, er du klar til at konfigurere medarbejdere til løn. Som en del af den grundlæggende lønopsætningsproces viser QuickBooks en webside, hvor du kan tilføje dine medarbejdere. Du kan også tilføje medarbejdere ved at vise Medarbejdercentret. (Vælg Medarbejdere → Medarbejdercenter, og klik på knappen Ny medarbejder.) Når du klikker på knappen Ny medarbejder, viser QuickBooks fanen Personlig i vinduet Ny medarbejder, som vist.

Fanen Personlig i vinduet Ny medarbejder.

For at beskrive en medarbejder udfylder du felterne på fanen Personlig. Alt dette er selvforklarende. Du indtaster personens navn i felterne Juridisk navn. Medarbejderens fornavn går i boksen First, den midterste initial går i MI-boksen og så videre.

Du klikker på fanen Adresse og kontakt (ikke vist) for at indsamle og gemme medarbejderens postadresse og andre kontaktoplysninger, såsom hans eller hendes telefonnummer.

Hvis du ønsker at indsamle og gemme yderligere oplysninger for en medarbejder (såsom hans bankkontonummer for direkte indbetaling), klikker du på fanen Yderligere oplysninger (også ikke vist). Denne fane indeholder en Definer felt-knap, som du kan bruge til at indsamle tilpassede oplysninger om en medarbejder. For at bruge indstillingen Brugerdefineret felt skal du klikke på knappen Definer felt og derefter bruge dialogboksen Definer felt til at definere de felter, du vil tilføje.

Giv løn- og skatteoplysninger

Brug fanen Løninfo til at beskrive, hvordan en medarbejders løn eller løn beregnes, som vist i følgende figur. Brug rullelisten Lønplan til at oprette en almindelig lønplan (såsom ugentlig eller halvmånedlig) og til at tildele medarbejderen lønplanen. Brug rullelisten Pay Frequency til at identificere betalingsperioden. Hvis du har aktiveret QuickBooks' klassesporingsfunktion, kan du eventuelt bruge rullelisten Klasse til at klassificere betalinger til denne medarbejder. Du indtaster lønposten i området Indtjening. Hvis en medarbejder tjener en årsløn på for eksempel 30.000 $, indtaster du lønposten i kolonnen Varenavn. Derefter indtaster du årslønnen på 30.000 USD i kolonnen Time/Årlig sats.

Fanen Lønoplysninger i vinduet Ny medarbejder.

For at beskrive, hvilke skatter en medarbejder betaler, skal du klikke på knappen Skatter. QuickBooks viser dialogboksen Skatter. Brug fanen Federal til at identificere medarbejderens arkiveringsstatus, antallet af krav på godtgørelser og eventuel specificeret ekstra tilbageholdelse. Derudover skal du bruge afkrydsningsfelterne Emne til at angive, om denne medarbejder er underlagt Medicare, Social Security eller føderal arbejdsløshedsskat, eller om medarbejderen er berettiget til en arbejdsindkomstkredit. Bemærk, at ikke alle ansatte er underlagt Medicare og Social Security-skatter. Kontakt din skatterådgiver for mere information.

Fanen Federal i vinduet Skatter.

Fanen Stat leverer bokse, som du naturligvis kan bruge til at beskrive statsskatter. Fanen Andet giver dig mulighed for at beskrive og gemme alle lokale skatteoplysninger, såsom en byindkomstskat. Igen, hvad du ser på fanen Andet afhænger af din lokalitet.

Hvis du klikker på knappen Syg/Ferie på fanen Løninfo i dialogboksen Ny medarbejder, ser du dialogboksen Syg og ferie. Denne dialogboks lader dig angive, hvordan syge- eller feriedagpenge og personlig orlov optjenes lønperiode for lønperiode. Du kan angive antallet af syge- eller ferieorlovstimer i tekstfeltet Tilgængelige timer på det tidspunkt, hvor du opretter løn. Du kan bruge rullelisten Optjeningsperiode til at angive, hvor ofte syge- eller feriepenge skal optjenes. Hvis der optjenes syge- eller feriepenge, skal du bruge boksen Optjente timer til at identificere, hvor mange timers syge- eller ferietid en medarbejder optjener hver lønseddel eller time, eller i begyndelsen af ​​året. Hvis du har angivet et maksimalt antal sygetimer eller ferietimer, som en medarbejder kan akkumulere, skal du indtaste denne værdi i feltet Maksimalt antal timer. Hvis du ønsker at nulstille sygetimerne og ferietimerne i begyndelsen af ​​hvert år, skal du vælge Nulstil timer hvert nytår? afkrydsningsfeltet.

Dialogboksen Syg og ferie.

Ferieområdet i dialogboksen Syg og ferie fungerer på samme måde som området Syg. Indtast antallet af ledige ferietimer i feltet Tilgængelige timer. Brug rullelisten Optjeningsperiode til at angive, hvor ofte medarbejdere optjener ferie. Brug afkrydsningsfelterne Optjente timer og Maksimalt antal timer til at kontrollere, hvordan optjening af ferietid fungerer. Til sidst skal du vælge Nulstil timer hvert nytår? afkrydsningsfeltet for at nulstille ferietid i begyndelsen af ​​hvert nyt år.

Hvis du har valgt at bruge muligheden for direkte indbetaling, skal du klikke på knappen Direkte indbetaling på fanen Lønoplysninger i dialogboksen Ny medarbejder. QuickBooks beder dig om at give de nødvendige oplysninger til direkte at indbetale checks til medarbejdere.

Giv andre beskæftigelsesrelaterede oplysninger

Hvis du vælger fanen Beskæftigelsesoplysninger i dialogboksen Ny medarbejder, viser QuickBooks den fane, du bruger til at gemme ansættelsesdatoen, opsigelsesdatoen og lignende bits af ansættelsesdata.

Opsæt år-til-dato beløb

Hvis du opretter Basic Payroll-tjenesten helt i begyndelsen af ​​virksomhedens drift eller i begyndelsen af ​​året, behøver du ikke at opsætte nogen år-til-dato beløb (fordi alle år-til-dato beløb lig nul). Hvis du skifter til Basic Payroll tjeneste engang i midyear, men du behøver skal konfigurere år-til-dato beløb. Af denne grund guider QuickBooks Basic Payroll Setup Wizard dig gennem processen for registrering af beløb fra år til dato.

Hvis et eksternt servicebureau, såsom ADP eller Paychex, har udført din lønbehandling, giver den endelige lønrapport fra dette eksterne servicebureau sandsynligvis alle de oplysninger, du har brug for for at konfigurere Basic Payroll-tjenesten. Hvis du har arbejdet sammen med en bogholder eller revisor for at få udført lønudbetaling, bør du kunne få denne persons hjælp til at beskrive de år-til-dato lønbeløb.

Tjek dine lønopsætningsdata

Som en del af den grundlæggende lønopsætningsproces kan QuickBooks (eller du) muligvis identificere løndata, der ikke virker rigtige. Måske viser en medarbejder, som du ved, du har betalt, ingen årsløn. I dette tilfælde retter du de forkerte data ved at følge instruktionerne på skærmen. Bemærk dog, at QuickBooks Basic Payroll-opsætningsprocessen også kan identificere mistænkelige løndata, som faktisk er korrekte. I staten Washington, for eksempel, er betjente ikke underlagt statens arbejdsløshedsforsikring, hvis de vælger det. QuickBooks ved dog ikke dette, så det markerer betjente, der ikke er markeret som værende underlagt statens arbejdsløshedsforsikring, som mulige fejl.

Igen, hvis du ikke føler dig tryg ved at besvare nogle af disse spørgsmål om lønopsætning, så få en revisors hjælp. Helt ærligt, når du har et eksternt servicebureau til at forberede dine løntjek, betaler du virkelig for det firmas ekspertise og viden om, hvordan alt det her lønbearbejdningsting fungerer. Du betaler ikke rigtig for computertiden og det papir, som checkene er skrevet på.

Planlæg QuickBooks 2019 lønkørsel

Opsætningsprocessen for Basic Payroll leder dig også gennem arbejdet med at planlægge dine lønkørsler. Med andre ord, hvis du vil køre din løn hver uge, to gange om måneden eller med et hvilket som helst interval, beder opsætningsprocessen dig om at beskrive tidsplanen. Igen, som med de andre opgaver, som Basic Payroll-opsætningsprocessen hjælper dig med, er alt hvad du skal gøre at give nogle få stykker information.

Betal medarbejdere i QuickBooks 2019

Når du har gennemgået de nødvendige trin for at konfigurere QuickBooks lønbehandlingskapacitet, er det ret nemt at betale medarbejdere - gudskelov -. Følg disse trin for at betale medarbejdere:

Vælg Medarbejdere → Løn medarbejdere → Planlagt løn.
QuickBooks viser vinduet Medarbejdercenter.

Start den planlagte lønliste, du vil køre.
For at starte den planlagte lønkørsel, du vil køre, skal du vælge den i listeboksen øverst i vinduet Medarbejdercenter.

Klik på knappen Start planlagt løn.

Angiv datoen for løntjek, og brug feltet Tjek dato til at angive den dato, du ønsker skal vises på løntjek.

Identificer datoen, hvor lønperioden slutter, i feltet Betalingsperiode slutter.

Brug rullelisten Bankkonto til at identificere den bankkonto, du vil skrive checks på.

Bekræft de medarbejdere, som du vil betale.
QuickBooks viser de aktive medarbejdere, der er inkluderet i den planlagte lønliste. Du vil sikre dig, at listen over udvalgte medarbejdere er rigtig. Du kan klikke på anførte medarbejdere for at vælge og fravælge dem.

Klik på Fortsæt.
QuickBooks beregner lønchecks og lønfradragsbeløb for hver af de valgte medarbejdere.

For at acceptere en forhåndsvist lønseddel beskrevet eller vist i dialogboksen skal du klikke på knappen Opret lønsedler.
QuickBooks viser en dialogboks, der lader dig udskrive lønsedler eller lønsedler for direkte indbetaling.

Klik på knappen Udskriv lønsedler eller Udskriv lønsedler, og følg instruktionerne på skærmen.
Når du klikker på en af ​​knapperne, viser QuickBooks dialogboksen Vælg lønsedler/lønsedler til udskrivning. Du skal bekræfte den bankkonto, som du vil skrive checkene på. Hvis du udskriver checks, skal du også bruge feltet First Check Number til at angive det fortrykte formularnummer, der vises på den første løncheck, som du vil udskrive. Du skal også bekræfte, at de ansattes lønsedler, der er angivet i dialogboksen, er dem, du vil udskrive.

Når du har bekræftet, at oplysningerne om lønsedlen er korrekte, skal du klikke på OK.
QuickBooks viser dialogboksen Udskriv checks (den samme, som du bruger til at udskrive en check).

Udskriv checks på sædvanlig vis.

Hvis du vil fravælge en lønseddel til udskrivning, skal du klikke på afkrydsningskolonnen for at fjerne fluebenet og derved fravælge lønsedlen.

Fordel lønsedlerne eller lønsedlerne.
Det er klart, når du har udskrevet checks, underskriver du og distribuerer dem derefter. Jeg overlader dig til din egen enhed her. Jeg er sikker på, at du ved, hvordan du finder medarbejdere, som du skal betale, og desuden, hvordan du giver dem deres lønsedler. For pokker, de står sikkert ved siden af ​​dit skrivebord lige nu og venter på, at du alligevel er færdig med løntjekket.

Vinduet Medarbejdercenter: Løncenter.

Sådan redigeres og annulleres lønsedler i QuickBooks 2019

Vær forsigtig, når du vil ændre oplysninger om løntjek. Løntjek er lidt vanskeligere end almindelig kontrol, fordi oplysningerne fra løntjekket påvirker en masse løntællere. Lønkontrol øger f.eks. en persons bruttoløn for året og påvirker også fradragsbeløbene. Af denne grund, når du vil foretage en ændring eller annullere en lønseddel, som du tidligere har oprettet, vælger du kommandoen Medarbejdere → Rediger/Ugyldig lønsedler. Når du gør dette, viser QuickBooks vinduet Edit/Void Paychecks (ikke vist). Dette vindue viser lønsedler, som du tidligere har oprettet og udskrevet. For at ændre en af ​​de anførte lønsedler skal du dobbeltklikke på lønsedlen. Når QuickBooks viser vinduet Paychecks, skal du klikke på Paycheck Detail-knappen. Når QuickBooks viser vinduet Gennemgå lønsedler, bruge den til at foretage den passende ændring af lønsedlen. Bemærk, at du kan ændre andre detaljer, såsom navn eller adresse, ved at bruge vinduet Paycheck.

For at annullere lønsedlen, der vises i vinduet Paycheck, skal du vælge kommandoen Rediger →Ugyldig lønseddel.

Når du har redigeret eller annulleret en check, skal du klikke på Gem og luk eller knappen Gem og ny for at gemme dine ændringer i lønsedlen.

Lønforpligtelser i QuickBooks 2019

Beløb, som du tilbageholder fra medarbejdernes lønsedler, bliver forpligtelser, som du senere skal betale. Hvis du tilbageholder føderale indkomstskattefradrag, skal du overføre disse betalinger til Internal Revenue Service.

For at betale lønskatteforpligtelser skal du vælge Medarbejdere→Lønskatter og forpligtelser→Betal planlagte forpligtelser. QuickBooks viser vinduet Medarbejdercenter, som lader dig vælge de lønforpligtelser, du vil betale. Klik på den forpligtelse, du vil betale, og klik derefter på knappen Se/Betal. QuickBooks udskriver en check for at betale det valgte ansvar. Du udskriver denne check på sædvanlig måde.

Hvor hurtigt du skal indbetale eventuelle lønsumsafgifter udløst af løn, afhænger af en række faktorer, herunder størrelsen af ​​depositum. Men en god praksis er straks at eftergive ethvert beløb, du skylder. Typisk giver den pågældende statslige myndighed dig mulighed for nemt og elektronisk at foretage skatteindskud ved at bruge en hjemmeside. Det amerikanske finansministeriums hjemmeside lader dig for eksempel nemt foretage føderale skatteindskud på denne måde. Faktisk er du forpligtet til at bruge dette system, hvis du betaler mere end $2.500 i lønsumsafgift et kvartal.