Sådan balancerer du en bankkonto i QuickBooks 2021

Det er bemærkelsesværdigt nemt at balancere en bankkonto i QuickBooks. Faktisk vil jeg gå så langt som at sige, at hvis du har problemer, stammer de fra . . . godt, sjusket registrering, der gik forud for din brug af QuickBooks .

Nok af det pladder. Jeg starter med at beskrive, hvordan du afstemmer en konto.

Giv QuickBooks oplysninger fra kontoudtoget

Ved en afstemning sammenligner du , som du sikkert ved, dine registreringer af en bankkonto med bankens registreringer af samme konto. Du bør være i stand til at forklare enhver forskel mellem de to konti - normalt ved at pege på checks, du har skrevet, som endnu ikke er ryddet. (Nogle gange falder indbetalinger ind under samme kategori; du registrerer en indbetaling og sender den, men banken har endnu ikke krediteret din konto.)

Det første skridt er derfor at levere bankens kontooplysninger til QuickBooks. Disse oplysninger får du fra din månedsopgørelse. Giv QuickBooks de tal, den har brug for, som følger:

1. Vælg Bank → Afstem, eller klik på ikonet Afstem på startskærmen.

QuickBooks viser dialogboksen Begynd afstemning, som vist.

Hvis du har flere bankkonti, skal du muligvis vælge den konto, du ønsker at afstemme.

Dialogboksen Begynd afstemning

2. Hvis den viste bankkonto ikke er den, du vil afstemme, skal du åbne rullemenuen Konto og vælge den korrekte konto.

3. Indtast kontoudtogsdatoen i tekstfeltet Kontoudtog.

Du kan justere en dato én dag ad gangen ved at bruge plus (+) og minus (–) tasterne. Du kan også klikke på knappen Kalender i højre ende af tekstboksen Statement Date for at vælge en dato fra kalenderen.

Se online-snydearket for en liste over andre hemmelige datoredigeringstricks.

4. Bekræft kontoudtogets åbningssaldo.

QuickBooks viser et beløb i afsnittet Startsaldo på skærmen.

5. Indtast slutsaldoen fra dit kontoudtog i tekstboksen Slutsaldo.

6. Indtast bankens servicegebyr.

Hvis kontoudtoget viser et servicegebyr, og du ikke allerede har indtastet det, skal du flytte markøren til tekstfeltet Servicegebyr og indtaste beløbet. (Typ 10 for f.eks. et servicegebyr på $10).

7. Indtast en transaktionsdato for servicegebyrtransaktionen.

QuickBooks tilføjer en måned til servicegebyrdatoen fra sidste gang, du afstemte. Hvis denne dato ikke er korrekt, skal du indtaste den rigtige.

8. Tildel bankens servicegebyr til en konto.

Indtast den udgiftskonto, som du tildeler bankservicegebyrer til, i det første Konto-tekstfelt - det ved siden af ​​Dato-tekstfeltet. Aktiver rullemenuen ved at klikke på pil ned, marker kategorien ved at bruge piletasterne, og tryk derefter på Enter. Jeg vil vædde på, at du registrerer disse gebyrer på kontoen for bankservicegebyrer, som QuickBooks konfigurerer som standard.

Hvis du fortalte QuickBooks, at du også vil spore indtægter og udgiftsbeløb ved at bruge klasser, tilføjer QuickBooks klassetekstbokse til dialogboksen Begynd afstemning, så du kan indsamle disse oplysninger.

9. Indtast kontoens renteindtægt.

Hvis kontoen har forrentet måneden, og du ikke allerede har indtastet dette tal, skal du indtaste et beløb i tekstfeltet Renter optjent.

10. Indtast en transaktionsdato for renteindtægtstransaktionen.

Du ved allerede, hvordan du indtaster datoer. Jeg vil ikke kede dig ved at forklare det igen (men se trin 3, hvis du har problemer).

11. Tildel renterne til en konto.

I det andet Konto-tekstfelt skal du indtaste den konto, som denne kontos renter skal tildeles til. Jeg vil vædde på, at du registrerer denne under Renteindtægtskontoen, som er nær bunden af ​​rullemenuen Konto. For at vælge en kategori fra kontomenuen skal du aktivere menuen ved at klikke på pil ned, fremhæve kategorien og derefter trykke på Enter.

12. Klik på knappen Fortsæt.

QuickBooks viser vinduet Reconcile, som vist.

Vinduet Afstem

Marker clearede checks og indlån

I vinduet Afstem fortæller du QuickBooks, hvilke indbetalinger og checks der er udlignet i banken. (Se dit kontoudtog for disse oplysninger.) Følg disse trin:

1. Identificer den første indbetaling, der er udlignet.

Du ved, hvordan man gør dette, det er jeg sikker på. Bare blad gennem kontoudtoget for at finde det første indskud på listen.

2. Marker den første clearede indbetaling som clearet.

Rul gennem de transaktioner, der er angivet i afsnittet Indskud og andre kreditter i vinduet Afstem, find indbetalingen, og klik derefter på den. Alternativt kan du fremhæve indbetalingen ved at bruge tabulator- eller piletasterne og derefter trykke på mellemrumstasten. QuickBooks placerer et flueben foran indbetalingen for at markere den som ryddet og opdaterer den ryddede kontosaldo.

Hvis du har et stort antal indskud, der skal udlignes, og du kan identificere dem hurtigt, skal du klikke på knappen Marker alle og derefter blot fjerne markeringen af ​​de transaktioner, der ikke er på kontoudtoget. Klik på den for at fjerne markeringen af ​​en transaktion. Markeringen forsvinder.

3. Registrer eventuelle slettede, men manglende indskud.

Hvis du ikke kan finde en indbetaling i Afstem-vinduet, har du ikke indtastet den i registret endnu. Jeg kan kun gætte på, hvorfor du ikke har indtastet det. Måske har du bare glemt det. Luk eller deaktiver vinduet Afstem ved at klikke på knappen Forlad. Åbn nu registret og indtast depositum i registret på sædvanlig vis. For at vende tilbage til vinduet Afstem skal du enten genåbne det eller genaktivere det. Eller, hvis du vil, vælg Bank → Foretag indskud og åbn indbetalingsskærmen lige øverst i vinduet Afstem. Registrer indbetalingen, og klik derefter på knappen Gem og luk. Når du åbner vinduet Afstem igen, vises indbetalingen i området Indskud og andre kreditter.

4. Gentag trin 1-3 for alle indbetalinger, der er angivet på kontoudtoget.

Sørg for, at datoerne stemmer overens, og at beløbene på indbetalingerne er korrekte. Hvis de ikke er det, skal du gå tilbage til transaktionerne for at rette dem. For at komme til en transaktion skal du klikke på knappen Gå til. Du ser vinduet Skriv checks eller foretage indbetalinger, hvor transaktionen oprindeligt blev registreret. Foretag rettelserne der, og klik derefter på Gem og luk. Du vender tilbage til vinduet Afstem.

5. Identificer den første check, der er slettet.

Ingen sved, vel? Bare find den første check eller hævning, der står på kontoudtoget.

QuickBooks giver dig mulighed for at sortere de transaktioner, der er angivet i vinduet Afstem ved at klikke på kolonneoverskrifterne i sektionen Checks og betalinger og i sektionen Indskud og andre kreditter. Du vil måske eksperimentere lidt med denne praktiske funktion. Sortering og omsortering af transaktioner - især på bankkonti med stor transaktionsvolumen - letter ofte arbejdet med at afstemme en bankkonto.

6. Marker den første slettede check som slettet.

Rul gennem de transaktioner, der er angivet i sektionen Checks og betalinger i vinduet Afstem; find den første kontrol; og klik derefter på den. Du kan også fremhæve det ved at trykke på Tab og en piletast. Tryk derefter på mellemrumstasten. QuickBooks indsætter et flueben for at mærke denne transaktion som ryddet og opdaterer den ryddede kontosaldo.

7. Registrer eventuelle manglende, men slettede checks.

Hvis du ikke kan finde en check eller hævning i QuickBooks, gæt hvad? Du har ikke indtastet det i registret endnu. Luk eller deaktiver vinduet Afstem ved at klikke på dets Forlad-knap eller ved at aktivere et andet vindue. Vis derefter registeret og indtast checken eller hævningen. For at vende tilbage til vinduet Afstem skal du genåbne eller genaktivere det. Eller du kan vælge Banking→Skriv checks, oprette checken øverst i vinduet Afstem og derefter klikke på Gem og luk for at vende tilbage til Afstem-skærmen og fortsætte, hvor du slap.

8. Gentag trin 5-7 for alle hævninger, der er angivet på kontoudtoget.

Disse trin tager ikke særlig lang tid. At afstemme min konto hver måned tager mig omkring to minutter. Jeg laver ikke sjov eller overdriver. Med to minutter mener jeg virkelig to minutter.

Hvis forskellen er lig nul

Når du har markeret alle de clearede checks og indbetalinger, skal forskellen mellem den clearede saldo for kontoen og kontoudtogets slutsaldo være lig med nul. Læg mærke til, at jeg sagde burde – ikke vil.Baggrundsvinduet i ovenstående figur er et Reconcile-vindue, hvor alt er hunky-dory. Kan du se, at der er nul forskel i nederste højre hjørne af Afstem-vinduet i ovenstående figur? Det betyder, at din bankkonto og QuickBooks-fil er synkroniseret. Hvis forskellen er lille, skal du se efter små forskelle mellem beløbene for checks i registret og de faktiske clearede checks på kontoudtoget. Hvis du finder en uoverensstemmelse med en bestemt check, skal du klikke på knappen Gå til for at gå til checken og ændre beløbet. Klik på Gem og luk for at gå tilbage til vinduet Afstem.

Dialogboksen Vælg afstemningsrapport

Hvis forskellen er lig nul, er du færdig. Klik på knappen Afstem nu. QuickBooks viser en lykønskningsboks (se figuren ovenfor), der fortæller dig, at afstemningen er fuldført. Som en belønning for at være sådan en god dreng eller pige, spørger meddelelsesboksen, om du vil udskrive en gratis, alle udgifter betalt oversigt eller detaljeret afstemningsrapport. Klik på Resumé eller Detalje, og klik derefter på OK, hvis du vil udskrive rapporten. Ellers skal du bare klikke på Luk.

Kan du ikke beslutte, om afstemningsrapporten skal udskrives? Medmindre du er en virksomhedsbogholder eller en revisor, der afstemmer en bankkonto for en anden - for eksempel din arbejdsgiver eller en klient - behøver du ikke udskrive afstemningsrapporten. Det eneste, udskrivningen gør, er at bevise, at du har afstemt kontoen. (Grundlæggende er dette bevis grunden til, at du bør udskrive rapporten, hvis du er bogholder eller revisor. Den person, som du afstemmer kontoen for, vil vide, at du har udført dit arbejde, og vil have et stykke papir at henvise til til senere med eventuelle spørgsmål.) Du kan også altid vende tilbage og udskrive rapporten senere, hvis det er nødvendigt. For at få adgang til de afstemningsrapporter, som QuickBooks gemte, skal du vælge Rapporter→ Bankvirksomhed→ Tidligere afstemning.

Nu er hver indbetaling, udbetaling og check, som du har clearet, markeret med et flueben i dit register. Hvis du ikke tror mig, så åbn registret og find ud af det.

Hvis forskellen ikke er lig nul

Hvis forskellen ikke er lig nul, har du et problem. Hvis du klikker på knappen Afstem nu, viser QuickBooks dig dialogboksen Afstem justering, vist nedenfor. Denne dialogboks fortæller dig, hvor ubalanceret din konto er, og spørger, om du vil justere din fejltilpassede konto.

Dialogboksen Afstem justering

Klik på knappen Vend tilbage til afstem, hvis du vil gå tilbage til vinduet Afstem og starte søgningen efter den manglende eller forkert indtastede transaktion.

Hvis du vil tvinge de to beløb til at blive enige, skal du klikke på OK. At tvinge de to beløb til at blive enige er ikke en særlig god idé. For at gøre det tilføjer QuickBooks en clearet transaktion svarende til forskellen.

At udskyde en afstemning (ved at klikke på knappen Forlad afstemning) og ikke vælge at justere bankkontoens saldo er normalt den bedste fremgangsmåde, fordi du kan lokalisere og rette problemet senere, når du har friske øjne. Derefter kan du genstarte afstemningen og afslutte dit arbejde. (Du genstarter en afstemning på samme måde, som du oprettede en).