Sådan arbejder du med QuickBooks 2018-journalposter

QuickBooks gør det nemt for dig - en revisor - at registrere journalposter. Hvis du har brugt tid på at arbejde med QuickBooks, ved du måske, at de fleste journalposter, der bliver registreret i QuickBooks-datafilen, registreres automatisk. Hvis nogen for eksempel skriver en check, registrerer QuickBooks journalposten for det. Når nogen opretter en faktura igen, registrerer QuickBooks journalposten for det.

I nogle tilfælde skal nogen - sandsynligvis dig - dog registrere en journalpost for at få en transaktion ind i QuickBooks-datafilen. Du bruger journalposter til f.eks. at registrere afskrivninger, påløbe forpligtelser og til at registrere afhændelse af aktiver.

Registrering af en journalpost

For at registrere en journalpost skal du vælge Firma →Foretag generelle journalposter. QuickBooks viser vinduet Lav generelle journalposter, som vist.

Vinduet Lav generelle journalposter.

Du kan sikkert selv finde ud af, hvordan du bruger vinduet Lav generelle journalposter. Du indtaster den generelle journalindførselsdato i feltet Dato. Du bruger feltet Postnr. til at nummerere journalposter eller tildele dem en meningsfuld kode. Når du har angivet disse grundlæggende oplysninger, bruger du kolonnerne i vinduet Lav generelle journalposter til at registrere journalposteringen. Du behøver ikke, at jeg fortæller dig, at hovedbogskontonummeret eller -navnet står i kolonnen Konto, debetbeløbet i kolonnen Debet og kreditbeløbet i kolonnen Kredit. Du kan dog finde det nyttigt at blive mindet om, at du kan bruge kolonnen Memo til at indtaste en beskrivelse af debet eller kredit; du kan bruge kolonnen Navn til at identificere kunden, leverandøren, medarbejder eller andet navn, der er knyttet til kredit- eller debetbetalingen; du kan bruge kolonnen Fakturerbar til at angive, at debet eller kredit skal angives som et beløb, der skal faktureres til den navngivne kunde; og du kan bruge kolonnen Klasse (hvis du har slået klassesporing til) til at klassificere debet eller kredit.

Du bør aldrig skrive et navn i første række af journalindførslen. Hvis du gør det, vil det navn blive knyttet til hver linje i den pågældende journalpost, når du får vist rapporter i QuickBooks, selvom navnet kun vedrører den første linje.

Hvis du ønsker at knytte navne til linjer i en journalpost, er en måde at gøre dette rent på ved at lade den første linje af journalposten være tom, så ingen vildfarne poster utilsigtet bliver forbundet med rapporter.

Tilbageførsel af en journalpost

For at tilbageføre en journalpostering skal du først vise vinduet Lav generelle journalposter ved at vælge kommandoen Firma → Lav generelle journalposter. QuickBooks viser vinduet Lav generelle journalposter. Brug knapperne Forrige og Næste til at bladre gennem generelle journalposter, som du allerede har indtastet. Har du fundet posten? Godt.

En opdatering til dette års version betyder nu, at alle generelle journalposteringer kan tilbageføres på samme måde: Når du finder den journalpost, du vil tilbageføre, skal du klikke på knappen Tilbagefør. (Knappen Tilbage vises langs den øverste kant af hovedfanen i vinduet Foretag generelle journalposter.) QuickBooks tilbagefører den generelle journalpostering ved at indtaste en transaktion i den næste regnskabsmåned med debet- og krediteringer flip-flop.

Afkrydsningsfeltet Justering af bogføring, som er tilgængeligt i vinduet Foretag generelle journalposter i nogle versioner af QuickBooks, angiver, at journalposteringen er en speciel postering, som bogholderen har foretaget efter kendsgerningen. Du kan udskrive en rapport over netop de specielle "justeringsposter".

Redigering af journalposter

Typisk har du ikke lyst til at fjolle og senere ændre journalposterne. Hvis du dog føler behov for at foretage ændringer, giver QuickBooks en redigeringsmenu med kommandoer, som du kan bruge til netop dette formål. For det første leverer QuickBooks en Slet almindelig journal-kommando, som du kan bruge til at slette journalposten vist i vinduet Lav generelle journalposter. QuickBooks leverer også en Void General Journal-kommando, som du kan bruge til at annullere den generelle journalpost, der vises i vinduet. Typisk - og igen, du ved det allerede - ønsker du ikke at slette generelle journalposter. I stedet vil du annullere dem. Nok sagt.