Sådan arbejder du med journalposter i QuickBooks 2011

QuickBooks 2011 gør det nemt for dig at registrere journalposter. Hvis du har brugt tid på at arbejde med QuickBooks, ved du måske, at de fleste journalposter, der bliver registreret i QuickBooks-datafilen, registreres automatisk. Hvis nogen f.eks. skriver en check eller en faktura, registrerer QuickBooks journalposteringen.

I nogle tilfælde skal nogen - sandsynligvis dig - dog registrere en journalpost for at få en transaktion ind i QuickBooks-datafilen. For eksempel bruger du journalposteringer til at registrere afskrivninger, til at påløbe forpligtelser og til at registrere afhændelse af aktiver.

Registrering af en journalpost

For at registrere en journalpost skal du vælge Firma→Foretag journalposteringer. QuickBooks viser vinduet Lav generelle journalposter.

Du kan sikkert selv finde ud af, hvordan du bruger vinduet Lav generelle journalposter. Når du har angivet disse grundlæggende oplysninger, bruger du kolonnerne i vinduet Generel journalpost til at registrere journalposteringen.

Tilbageførsel af en journalpost

For at tilbageføre en kladdepostering skal du først vise vinduet Generelle kladdeposter ved at vælge Firma→Foretag kladdeposter. Brug knapperne Forrige og Næste til at bladre gennem generelle journalposter, som du allerede har indtastet. Fundet det? Godt. Hvordan du vender denne post om, afhænger af hvilken version af QuickBooks du bruger.

• Hvis du bruger QuickBooks Pro: Udskriv den generelle journalpost ved at klikke på knappen Udskriv. Anvend derefter den udskrevne journalpost som referencekilde, og indtast en ny journal, undtagen med debet og kreditter tilbageført.

• Hvis du bruger QuickBooks Premier eller QuickBooks Enterprise Solutions: Når du finder den journalpost, du vil tilbageføre, skal du klikke på knappen Tilbagefør i den øverste kant af vinduet General Journal Entry. QuickBooks tilbagefører den generelle journalindførsel ved at indtaste en transaktion i den næste regnskabsmåned med debet og kreditering flip-flop.

Afkrydsningsfeltet Justering af bogføring angiver, at bilagsposteringen er en specialpostering, som bogholderen har foretaget i efterhånden. Du kan udskrive en rapport over netop de specielle "justeringsposter".

Redigering af journalposter

Typisk har du ikke lyst til at fjolle og senere ændre journalposterne. Men hvis du føler behov for at foretage ændringer, giver QuickBooks en redigeringsmenu med kommandoer, som du kan bruge til netop dette formål. QuickBooks leverer f.eks. kommandoen Slet almindelig journal, som du kan bruge til at slette journalposten vist i vinduet Lav generelle journalposter. QuickBooks leverer også en Void General Journal-kommando, som du kan bruge til at annullere den generelle journalpost, der vises i vinduet. Typisk ønsker du ikke at slette generelle journalposter. I stedet vil du annullere dem.