Sådan arbejder du i en QuickBooks Online-kundes virksomhed

Du arbejder i en kundes QuickBooks Online (QBO) virksomhed på stort set samme måde som din kunde gør. I denne artikel fokuserer vi på måder, hvorpå du nemt kan navigere i en kundes virksomhed, søge efter og gennemgå transaktioner og kommunikere med kunder.

Nem navigation i kundens virksomhed

For det meste er det oplagt at navigere med en mus med et klik her og et klik der. Men du kan bruge et par ikke-så-indlysende tricks til at navigere let, herunder nogle tastaturgenveje. Nogle almindelige navigationsteknikker er specifikke for Chrome.

Brug af tastaturgenveje

Gemt væk i QBO-virksomheder er tastaturgenveje, som du måske vil bruge. Vi viser dem her på figuren, og du kan også finde dem på dette snydeark .

For at se disse genveje i QBO, sammen med den aktuelle klient QBO-virksomheds-id, skal du trykke og holde Ctrl+Alt nede og derefter trykke på skråstreg (/)-tasten. Mac-brugere, brug Ctrl+Option her og i næste afsnit. Hvis du trykker på Ctrl+Alt+/ uden at åbne en klient QBO-virksomhed, er det virksomheds-id, du ser, dit eget.

Tastaturgenveje, du kan bruge, mens du arbejder i et QBO-kundefirma

For at bruge en af ​​disse genveje skal du trykke og holde Ctrl+Alt nede og derefter trykke på den relevante tast for at udføre dens tilknyttede handling. For at åbne fakturavinduet skal du f.eks. trykke på Ctrl+Alt+I.

Åbning af flere vinduer

Mange gange ønsker revisorer at arbejde med flere vinduer, og det kan du gøre i QBO. Inden for den samme QBO-virksomhed kan du duplikere en browserfane ved at bruge kommandoen Nyt vindue i menuen Accountant Tools på QuickBooks Online Accountant (QBOA) værktøjslinjen (se følgende figur).

Brug kommandoen Nyt vindue, mens du arbejder i en QBO-virksomhed til at duplikere det vindue, du ser.

Hvis du bruger Chrome, kan du også duplikere en browserfane ved at højreklikke på fanen og vælge Dupliker eller, hvis du er en tastaturperson, trykke på Alt+D efterfulgt af Alt+Enter (det ville være det samme som at holde ned Alt-tasten og tryk på D efterfulgt af at trykke på Enter). I Firefox kan du duplikere en browserfane ved at klikke i adresselinjen og trykke på Alt+Enter.

Når du klikker på kommandoen Nyt vindue, åbner QBO en ny browserfane og viser de samme oplysninger, som vises på den oprindelige browserfane. Men fra det tidspunkt kan du vise forskellige oplysninger for det samme firma i hver browserfane. Og hvis du arbejder i Chrome på flere skærme, kan du opdele fanerne på forskellige skærme. Træk den fane, du vil placere på en anden skærm, i en nedadgående retning, og den deler sig væk fra browseren. Du kan straks trække den til en anden skærm, eller du kan slippe museknappen, i hvilket tilfælde en anden forekomst af Chrome vises. Du kan derefter trække begge forekomster til en anden skærm.

Den samme teknik virker i Firefox; træk en Firefox-fane nedad, og slip museknappen. Fanen deles væk og vises i en anden forekomst af Firefox. Du kan derefter trække begge forekomster til en anden skærm.

Hvis du er fan af "delt skærm", kan du bruge en Windows-genvej til at vise to faner side om side. Følg disse trin i enten Chrome eller Firefox:

Der er ingen kort, nem måde at vise to vinduer lodret oven på hinanden. Du bliver nødt til manuelt at ændre størrelsen på vinduerne og placere dem, hvor du vil have dem.

Dupliker en browserfane ved hjælp af enhver teknik, der allerede er beskrevet.

Træk den aktuelle fane ned. Browseren viser den fane, du trak i sit eget browservindue.

Tryk og hold Windows-tasten nede (den der vises mellem venstre Ctrl- og venstre Alt-tast på tastaturet) og tryk på en piletast:

• Tryk på venstre piletast for at fastgøre det aktive vindue til venstre side af skærmen.
• Tryk på højre piletast for at fastgøre det aktive vindue til højre side af skærmen.

Klik på det andet tilgængelige vindue for at gøre det til det aktive vindue, og gentag trin 3.

I den følgende figur viste vi balancen (til venstre) og oprettede derefter et andet browservindue, hvor vi gik ned for at vise transaktionerne på checkkontoen. Derefter fastgjorde vi de to vinduer side om side på skærmen.

To vinduer fastgjort side om side

Du kan klikke på menuknappen i et af eller begge vinduer for at skjule navigationslinjen (der giver mere skærmejendom til dataene, som vi gjorde i figuren).

Når du er færdig med at arbejde i to vinduer, skal du blot lukke det ene og maksimere det andet.

Arbejder i to virksomheder samtidigt

Antag, at du er færdig med at arbejde med én klient og vil åbne en anden klient. Du kan klikke på knappen Gå til QuickBooks på QBOA-værktøjslinjen og vælge en ny klient. Eller du kan klikke på Accountant-knappen i øverste venstre hjørne af QBOA-grænsefladen for at få vist siden Kunder igen og derefter klikke på QuickBooks-ikonet til venstre for det virksomhedsnavn, du nu vil åbne. Uanset hvad, viser QBOA oplysningerne for den nyligt valgte klient.

Det rejser spørgsmålet: "Hvordan arbejder jeg i to forskellige virksomheder samtidigt?" Nå, du kan åbne en anden browser, logge ind på QBOA og åbne en anden QBO-klient-virksomhed. Hvis du for eksempel arbejder i Chrome, kan du åbne Windows Edge, Firefox, Safari eller en anden browser ved hjælp af de samme QBOA-loginoplysninger. Du kan derefter åbne to forskellige virksomheder, som vi gjorde med Chrome og Microsoft Edge i denne figur.

For at arbejde i to virksomheder på samme tid kan du bruge to browsere.

Hvis du arbejder i Chrome, kan du også drage fordel af Chrome-brugere og åbne Chrome som en anden bruger. Du ville faktisk have to forekomster af Chrome kørende samtidigt.

Tilgængelige transaktionstyper

Du kan se de tilgængelige transaktioner ved at åbne et QBO-kundefirma og derefter klikke på menuen Ny. Denne figur viser menuen Ny åben.

De transaktioner, du kan oprette, mens du arbejder i en QBO-virksomhed

Tilgængelige transaktioner er organiseret i menuen efter den type personer, de vedrører. Og menuen Opret indeholder en "Andet" kategori for transaktioner, der ikke vedrører bestemte typer mennesker - som bankindskud.

Hvis du kun vil se nogle få almindeligt anvendte transaktioner, skal du klikke på linket Vis mindre nederst i menuen Ny. Linket ændres til linket Vis mere, så du kan vise alle typer transaktioner igen.

Sådan søger du efter transaktioner

Oftere end ikke, vil du søge efter transaktioner i en klient QBO-virksomhed i stedet for at oprette dem. Du kan søge efter transaktioner ved at bruge søgefeltet på QBOA-værktøjslinjen øverst i klientens QBO-virksomhedsvindue (se følgende figur). Når du klikker i søgefeltet, viser QBO en liste over seneste transaktioner og muligvis en Jump To-liste over opgaver, kontakter, rapporter og konti.

Søgefeltet giver dig mulighed for at søge i QBO fra top til bund, hvilket betyder, at en søgeterm kan give dig mulighed for at oprette transaktioner, få adgang til kontaktoplysninger, se rapporter og få adgang til konti.

Indtast en hvilken som helst sætning, du vil bruge som søgefilter, eller klik på Avanceret søgning nederst på søgelisten.

Hvis du ser det, du vil have, skal du klikke for at åbne det relevante vindue. Hvis du ikke kan se, hvad du ønsker, skal du klikke på Avanceret søgning i nederste højre hjørne af menuen, og QBO viser søgesiden.

Angiv kriterier for en mere specifikt defineret søgning.

Du kan begrænse søgningen til en bestemt transaktionstype, vælge at søge efter en af ​​flere typer data og angive, om søgningen skal indeholde, ikke indeholde, være lig med eller ikke være lig med søgekriterierne.

Fra ethvert transaktionsvindue kan du se seneste transaktioner af den type ved at klikke på knappen, der vises i transaktionens titellinje, umiddelbart til venstre for navnet på transaktionstypen. Knapbilledet ligner lidt et ur.

Lav klientnoter

Du og dine teammedlemmer kan bruge Notes-funktionen i QBOA til at dokumentere enhver form for information om enhver af dine kunder. For hver note tildeler QBOA automatisk tidspunktet, hvor noten blev oprettet, og det teammedlem, der oprettede noten. Teammedlemmer, der har adgang til klienten, kan se og redigere denne klients noter. Og du kan "fastgøre" noter for at gøre dem nemme at finde. Du kan tænke på QBOAs Notes-funktion som en måde at skabe elektroniske sticky notes.

For at oprette en note skal du vise din QBOA-hjemmeside (du kan klikke på QB Accountant-symbolet i øverste venstre hjørne af QBOA-grænsefladen) og derefter klikke på Klienter i navigationslinjen. På din klientliste skal du klikke på navnet på den klient, som du vil oprette en note for (ikke QB-symbolet, men klientens navn). QBOA viser siden vist her.

Siden, hvor du opretter en klientnote.

Skriv din note, og klik på Gem. Når du har gemt en note, kan du fastgøre den; flyt musemarkøren over noten (markøren vises som en hånd), og indstillinger for noten vises i nederste højre hjørne:

• Klik på knappenålen for at fastgøre noten.
• Klik på blyantknappen for at redigere noten.
• Klik på skraldespanden for at slette noten.

Kommunikere med en klient

Kommunikation er afgørende i alle samfundslag, også mellem en klient og en revisor. Du kan bruge værktøjer i QBO og QBOA til at kommunikere med dine kunder, der har QBO-abonnementer.

Hvis du foretrækker det, kan du springe over at bruge QBO og QBOA til at kommunikere og bare bruge e-mail.

For eksempel kan du bruge Client Requests til for eksempel at anmode om, at din kunde sender dig en kontoudtog. Sådanne meddelelser, som du sender fra QBOA, vises på siden Min revisor i kundens QBO-virksomhed. Følg disse trin:

Fra QBOA skal du klikke på Arbejde i navigationsruden.

Klik på Opret klientanmodning. QBOA viser panelet Client Request på højre side af skærmen.

Indtast et navn til anmodningen. Tænk på dette som emnelinjen for en e-mail.

Vælg en klient. Kun kunder med QBO-abonnementer vises på listen.

Angiv forfaldsdatoen for anmodningen.

Du kan eventuelt udfylde resten af ​​felterne på anmodningsformularen, herunder tilføje eventuelle dokumenter, du vil sende til din klient.

Du kan valgfrit markere afkrydsningsfeltet Underret klient for at sende en QBOA-genereret e-mail til klienten og underrette ham om anmodningen.

Klik på Udgiv til kundens QuickBooks.

Brug dette panel til at kommunikere med en QBO-klient på en generel måde.

Hvis du valgte Underret klient i trin 7, viser QBOA en forhåndsvisning af den besked, du vil sende til din klient. Når du har gennemgået det, skal du klikke på Udgiv og send e-mail.

En forhåndsvisning af en klientanmodningsmeddelelse

Når din klient åbner sit QBO-firma, kan han klikke på Min revisor i navigationsruden for at se beskeden og svare på den.

En kundeanmodning i en kundes QBO-virksomhed

For at svare på meddelelsen ved hjælp af QBO, klikker klienten på meddelelsen på siden Min revisor for at vise et panel som det viste, hvor klienten kan skrive en meddelelse og vedhæfte eventuelle nødvendige dokumenter.

Panelet, din klient bruger til at svare på en klientanmodning, du har genereret

Dokumenter må ikke være større end 30 MB.

Når du modtager et dokument fra en klient, kan du hente det i QBOA. Klik på Klienter i navigationsruden, og klik på klientens navn på klientlisten. QBOA åbner kundens detaljeside, hvor du klikker på fanen Delte dokumenter.

Siden Delte dokumenter i en klient-QBO-virksomhed, efter at en revisor har modtaget en kundes dokumenter

Derfra kan du downloade dokumentet eller klikke på linket i kolonnen Anmodning for at se/opdatere den oprindelige anmodning. Alle ændringer, du foretager, vises på fanen Arbejde.