Sådan afstemmer du bankkonti i QuickBooks

Du kan afstemme en bankkonto med overraskende hastighed i QuickBooks. Hvis du vil, kan du udskrive en lille rapport, der opsummerer din afstemning, efter du har klikket på knappen Afstem nu. (QuickBooks giver dig denne mulighed i en dialogboks, som den viser.)

Du kan også klikke på knappen Tidligere rapporter for at få vist en dialogboks, der lader dig udskrive andre gamle afstemningsrapporter. Du kan klikke på knappen Uoverensstemmelsesrapport for at lave en rapport, der viser transaktioner, der er blevet redigeret, siden du sidst afstemte kontoen.

Du kan klikke på kolonneoverskrifterne i vinduet Afstemning for at sortere og omsortere bankkontooplysningerne.

Følg disse trin for at begynde at afstemme din konto:

1Vælg kommandoen Bank → Afstem.

QuickBooks viser dialogboksen Start afstemning. Vælg den konto, du vil afstemme, fra rullelisten Konto.

2Brug feltet Udtogsdato til at identificere slutdatoen for det kontoudtog, du bruger i din afstemning.

Som det altid er tilfældet med datofelter i QuickBooks, indtaster du datoen i mm/dd/åååå datoformat, eller klikker på kalenderknappen og bruger den til at vælge den korrekte dato.

Indtast slutsaldoen vist på dit kontoudtog i feltet Slutsaldo.

3Brug boksene Servicegebyr og Renter optjent til at identificere størrelsen af ​​servicegebyrer eller renter, datoen for en sådan transaktion og den konto, du bruger til at spore disse gebyrer.

For eksempel, hvis dit kontoudtog viser et servicegebyr, skal du indtaste servicegebyrbeløbet i det første Servicegebyr-felt. Indtast datoen for servicegebyrtransaktionen i feltet Servicegebyrdato. Til sidst skal du vælge en passende udgiftskonto til sporing af servicegebyrer fra rullelisten Servicegebyrkonto. (Bankgebyrer er for eksempel en god konto til at spore servicegebyrer.)

På lignende måde skal du bruge boksene Rente optjent til at beskrive enhver rente, der er optjent på en virksomhedskonto.

4 Gennemgå erklæringsoplysningerne.

Når du har indtastet oplysninger om bankkontoen, kontoudtoget, slutsaldoen og eventuelle oplysninger om servicegebyr eller renter, skal du bruge et øjeblik på at gennemgå oplysningerne og bekræfte, at de er korrekte. Du vil have en uhyggelig tid til at afstemme en konto, hvis det beløb, du forsøger at afstemme, er forkert.

5Når du har sikret dig, at alt er hunky-dory, skal du klikke på knappen Fortsæt.

QuickBooks viser vinduet Afstem.

6For at identificere checks og betalingstransaktioner, der har slettet din bankkonto, skal du klikke på de transaktioner, der er blevet udlignet.

Vinduet Afstem viser to lister over transaktioner: en liste over checks og betalinger, som vises til venstre, og en liste over indlån og andre kreditter, som vises til højre. Når du klikker på en transaktion, markerer QuickBooks transaktionen med et flueben, der angiver, at en transaktion er slettet.

Du kan markere alle transaktioner på en liste som ryddet ved at klikke på knappen Marker alle. For at markere alle transaktioner på en liste som ikke-ryddet, skal du klikke på knappen Fjern markering af alle.

Brug listen Indlån og andre kreditter til at identificere de indbetalingstransaktioner, der har slettet bankkontoen. Du identificerer en clearet indbetalingstransaktion på samme måde, som du identificerer en clearet check eller betalingstransaktion. Du kan klikke på en transaktion, hvilket får QuickBooks til at markere transaktionen som ryddet.

Du kan også bruge knapperne Mark All og Fjern markering af alle til at markere eller fjerne markeringen af ​​alle indbetalinger og andre kredittransaktioner på én gang.

Hvis du indser, at du som en del af afstemningen har indtastet servicegebyr, optjente renter, slutsaldo eller andre oplysninger forkert, skal du klikke på knappen Rediger. QuickBooks viser dialogboksen Begynd afstemning igen. Foretag de nødvendige ændringer, og klik på Fortsæt for at vende tilbage til vinduet Afstem.

7Bekræft, at den udlignede saldo er lig med slutsaldoen.

Hvis du har angivet korrekte oplysninger i dialogboksen Begynd afstemning, og du har identificeret alle de transaktioner, der har ryddet din konto, korrekt, bør slutsaldoen svare til den udlignede saldo.

8Når slutsaldoen er lig med den udlignede saldo, skal du klikke på knappen Afstem nu.

QuickBooks registrerer permanent dine clearede transaktioner som slettede og viser vinduet Register igen. Hvis du ikke kan afstemme en konto, kan du klikke på knappen Forlad. QuickBooks gemmer din halvfærdige afstemning, så du kan komme tilbage senere og afslutte den.