Sådan administrerer du din praksis i QuickBooks Online Accountant

Før du dykker ned i at bruge QuickBooks Online Accountant (QBOA) værktøjer, der er tilgængelige, mens du arbejder i en kundes QBO-virksomhed, skal du tage et kig på siden Arbejde i navigationsruden, der fungerer som et praksisstyringsværktøj. At have et sådant værktøj i QBOA gør dig i stand til at centralisere praksisstyring, fordi alle teammedlemmer i din virksomhed har adgang til Work-siden i QBOA.

Det er vigtigt at forstå, at dine kunder ikke kan se Work-siden – den er kun tilgængelig i QBOA, så det er kun dig og dine teammedlemmer, der ser Work-siden. Yderligere er de oplysninger, som hvert teammedlem ser på siden Arbejde, kun specifikke for hans klienter – dem, som dit teammedlem har adgang til.

Arbejdssiden giver dig mulighed for at spore, hvad der skal ske for både dine kunder og din egen virksomhed. Og selvom den terminologi, der bruges på arbejdssiden, refererer til projekter, skal du huske på, at disse projekter er helt forskellige fra de projekter, dine kunder kan oprette i QBO.

Gittervisningen i QBOA

Når du klikker på Arbejde i navigationslinjen, viser QBOA sidens standardgittervisning. Gittervisningen viser opgavekort organiseret i datointervaller (afleveres i dag, denne uge, næste uge og i de næste 30 dage).

Gittervisningen på arbejdssiden i QBOA.

Hvert opgavekort for et givet projekt identificerer den klient, som arbejdet skal udføres for (eller dit eget firma, hvis projektet ikke er for en klient) samt projektets navn. Entydigt på hvert opgavekort finder du opgavenavnet.

Du kan styre noget af det, du ser i gittervisningen på siden Arbejde. For eksempel kan du filtrere siden for at vise oplysninger for alle kunder, dit firma, bestemte kunder eller specifikke teammedlemmer. Work-funktionen bruger også data i klient-QBO-virksomheder til automatisk at vise deadlines, du skal overholde, og ting, du skal gøre, såsom lønningsfrister og afstemning af forbundne banktransaktioner. Hvis du ikke ønsker at se denne automatisk oprettede information, kan du klikke på skyderen Fra QuickBooks.

På nuværende tidspunkt foreslår Work-funktionen automatisk handlinger, der kun skal udføres i forbindelse med QBO; Work-funktionen forbinder ikke til andre produkter som ProConnect Tax Online.

Fordi gittervisningen organiserer opgaver efter forfaldsdato, vil du ikke se nogen form for visuel forbindelse mellem opgaver. det vil sige, at der ikke vises nogen linjer, der forbinder opgaver med hinanden, fordi gittervisningen ikke er et rutediagram.

Gittervisning er ikke den eneste tilgængelige visning på arbejdssiden; du kan læse om Listevisning og Kalendervisning senere i dette kapitel, efter jeg har diskuteret oprettelse af projekter og opgaver.

Sådan opretter du projekter og opgaver

Du kan bruge siden Arbejde til at oprette klientanmodninger. Med hensyn til praksisledelse bruger du siden Arbejde til at lave projekter, som repræsenterer ting, der skal gøres. Du opdeler hvert projekt i opgaver, som er delmængder af projektet, der giver flere detaljer om, hvad der skal gøres for at fuldføre projektet. Du opretter opgaver som en del af et projekt, men du kan tildele forskellige teammedlemmer til forskellige opgaver på det samme projekt. Projekter er typisk generelle ting, du skal nå inden for en bestemt deadline, og opgaver beskriver de specifikke ting, du skal gøre for at fuldføre projektet.

Når du opretter et projekt, tildeler du en deadlinedato til projektet, og du tildeler forfaldsdatoer til hver opgave i projektet. Du identificerer den bygherre, som projektet er tilknyttet, og det teammedlem, der har ansvaret for projektet. Eller du kan angive, at projektet er et internt projekt, der påvirker din virksomhed, men ikke nogen af ​​dine kunder.

QBOA indeholder projektskabeloner, der hjælper dig med hurtigt at skabe almindeligt nødvendige projekter, såsom månedlig bogføring eller klient onboarding. Når du bruger en af ​​disse skabeloner, opretter QBOA ikke kun projektet, men alle de opgaver, der er knyttet til projektet. Du kan derefter redigere projektet efter behov.

Oprettelse af et projekt

For at forsøge at holde disse oplysninger så lette at følge som muligt, opretter vi projekter adskilt fra oprettelse af opgaver – selvom du kan og sandsynligvis vil oprette opgaver, når du opretter projekter. Følg disse trin for at oprette et projekt:

1 . Klik på Arbejde i navigationsruden.

QBOA viser arbejdssiden for din virksomhed.

2 . Klik på Opret projekt i øverste højre hjørne af siden.

QBOA åbner et panel i højre side af siden, som du bruger til at oprette et projekt.

Oprettelse af et projekt ved hjælp af en skabelon.

3 . Hvis dit projekt falder ind under en af ​​de foruddefinerede skabelonkategorier Bi-ugentlig løn, Client Onboard, Månedlig bogføring eller Årlige skatter, skal du vælge skabelonen fra projektskabelon-listeboksen.

QBOA tilføjer de opgaver, der er knyttet til projektskabelonen, til projektet og tildeler hver opgave en forfaldsdato "i morgen".

4 . Udfyld et navn til projektet.

Hvis du valgte en projektskabelon, udfylder QBOA projektnavnet ved hjælp af projektets skabelonnavn.

5 . Fra listeboksen Firma eller kunde skal du vælge den QBO-klient, som projektet er knyttet til.

Hvis projektet kun gælder for din virksomhed og ingen kunde, skal du vælge Mit firma.

6 . Indstil en projektforfaldsdato.

Den forfaldsdato, du angiver for projektet, er en begrænsning; hvis du tilføjer opgaver til projektet, vil du ikke kunne angive forfaldsdatoer for de opgaver, der opstår efter projektets afslutning.

7 . Brug listeboksen Tildelt til, tildel projektet til et af dine teammedlemmer.

Du kan tilføje detaljer for projektet, hvis du vil.

Nogle projekter, som f.eks. at afstemme et kontoudtog, skal gentages regelmæssigt; for disse projekter skal du klikke på Gentag-skyderen for at indstille den tidsramme, QBOA skal bruge for at gentage projektet.

Arbejder med opgaver

Nu hvor du har oprettet et projekt, kan du arbejde med projektets opgaver. Du kan

• Tilføj og slet opgaver,
• Ændre de forfaldsdatoer, QBOA tildeler opgaverne, og
• Reorganiser rækkefølgen af ​​opgaverne i et projekt.

1 . Tilføj en opgave til et projekt ved at klikke på knappen Tilføj en opgave nederst på listen over opgaver.

QBOA viser en formular til opgaveinformation (se følgende figur).

Angiv et opgavenavn og forfaldsdato, og tildel det til et teammedlem i firmaet.

2 . Angiv et opgavenavn, forfaldsdato, det teammedlem, som du vil tildele opgaven til, og alle relevante detaljer om opgaven, såsom de QBO-kommandoer, der bruges til at udføre opgaven.

Der er ingen grænse for antallet af opgaver, du kan oprette.

3 . For at arbejde med en anden opgave skal du skjule den, du arbejder på i øjeblikket, ved at klikke på Skjul i nederste højre hjørne af opgavekortet.

Du gemmer ikke individuelle opgaver; i stedet gemmer du projektet, som gemmer opgaveoplysningerne.

4 . Klik på opgaven for at slette en opgave eller ændre dens oplysninger.

QBOA viser detaljerne i opgaven.

Klik på en opgave for at redigere eller slette den, eller træk den for at omarrangere den.

• For at ændre opgaven skal du blot angive de nye oplysninger.
• Klik på linket Fjern for at slette opgaven.

5 . For at ændre placeringen af ​​en opgave i projektet skal du skjule den og derefter trække det firkantede symbol i højre kant af en opgave op eller ned.

Du kan se det symbol, du trækker for at omarrangere en opgave.

6 . Klik på Gem for at gemme projektet og dets opgaver.

QBOA viser arbejdssiden igen, og dine nye projekter og opgaver vises på den.

Sådan opdaterer du opgavestatus i QBOA

Efterhånden som du gør fremskridt med en opgave, kan du opdatere dens status direkte fra gittervisningen på arbejdssiden. Klik på pil ned på et opgavekort for at ændre dets status.

Brug pil ned på et opgave- eller projektkort for at få vist listen over tilgængelige statusser.

Opgaver kan have status som At gøre, Igangværende, Blokeret eller Udført. Du bruger statussen Blokeret, når noget forhindrer dig i at fuldføre en opgave.

Sådan redigeres og slettes projektoplysninger

Du kan redigere ethvert projekt eller opgave undtagen dem, der er oprettet automatisk fra en QBO-virksomhed - du kan kun skjule eller vise de automatisk oprettede opgaver ved hjælp af skyderen Fra QuickBooks.

Uanset hvilken visning du viser på arbejdssiden, skal du klikke på en opgave i projektet for at redigere ethvert projekt eller opgave, du har oprettet. QBOA åbner derefter panelet Rediger projekt i højre side af skærmen og viser oplysningerne om den opgave, du klikkede på.

Du kan ændre projektoplysningerne ved at redigere den øverste del af panelet Rediger projekt. Du kan slette ethvert projekt fra panelet Rediger projekt ved at klikke på skraldespanden i nederste venstre hjørne af panelet (se følgende figur).

Slet eller dupliker et projekt, eller opret en skabelon ud fra det.

Mange af de projekter, du opretter, ligner hinanden, så spar dig selv for noget arbejde, og dupliker et eksisterende projekt for at oprette et nyt. Du kan også bruge et eksisterende projekt til at oprette en skabelon til efterfølgende lignende projekter. Fra panelet Rediger projekt skal du duplikere projektet ved at klikke på knappen Dupliker. For at oprette en skabelon fra projektet skal du klikke på Opret skabelon.

Selvom du kan redigere projekt- og opgaveoplysninger, kan du ikke ændre et projekt til en opgave eller en opgave til et projekt.

For at lukke panelet Rediger projekt skal du klikke på X i øverste højre hjørne af panelet.

Sådan arbejder du i listevisningen

Gittervisningen på siden Arbejde er begrænset i, hvad den kan vise, fordi kortene optager en del af skærmens ejendom. Du kan se dine projekter og opgaver i listevisning, som vist her, ved at klikke på knappen Listevisning i øverste højre hjørne af arbejdssiden (lige under knappen Opret projekt).

Arbejdssiden i listevisning.

Fra denne visning har du yderligere filtre til rådighed for dig. Ud over at filtrere efter en klient, et teammedlem og en type arbejde (projekt, opgave eller klientanmodning), kan du også filtrere efter status og indstille et datointerval for dig. Og du kan stadig redigere ethvert projekt eller opgave; klik blot hvor som helst på projektets eller opgavens linje for at få vist panelet Rediger projekt vist tidligere.

Sådan arbejder du i kalendervisningen

Kalendervisningen viser de opgaver, der skal forfalde for enhver valgt dato. På kalenderen kan du se antallet af forfaldne opgaver på hver dato. Når du klikker på en dato, bruger QBOA højre side af kalendervisningen til at vise opgaverne, der forfalder på den dato.

Kalendervisning viser projektopgaver efter forfaldsdato.

Kommuniker med teammedlemmer om arbejdet

Med fare for at sige det åbenlyse er kommunikation altafgørende, når du arbejder i et teammiljø. QBOA giver dig mulighed for at give meddelelser via e-mail for en række handlinger forbundet med de projekter og opgaver, der vises på arbejdssiden. For at angive de notifikationer, du ønsker, at QBOA skal sende til dit team, skal du klikke på linket Notifikationer øverst på siden Arbejde for at få vist fanen Notifikationer i dialogboksen Virksomhedsindstillinger.

Konfigurer e-mail-notifikationer til teammedlemmer vedrørende arbejde.

Klik på blyanten i øverste højre hjørne af sektionen E-mail for at slå e-mailmeddelelser til og fra for forskellige handlinger, der finder sted på arbejdssiden. Klik på Gem, når du er færdig, efterfulgt af Udført for at vende tilbage til QBOA.

Hvert teammedlem kontrollerer de meddelelser, han modtager. Som standard får hvert teammedlem meddelelser om nye opgaver og forfaldsdatoer som standard, men for at konfigurere resten af ​​disse meddelelser skal hvert af dine teammedlemmer logge ind på sin personlige QBOA-konto og ændre disse indstillinger.

Hvis din organisation bruger Slack, et samarbejdsværktøj, der hjælper dit team med at forbinde, kan du integrere Slack med QBOA. Føj appen til QBOA ved at klikke på Opret forbindelse nu på arbejdssiden. Hvis du tidligere har skjult annoncen for Slack, skal du klikke på knappen Connect Work to Slack på fanen Meddelelser i dialogboksen Virksomhedsindstillinger.

Slack tilbyder en gratis version, der passer til små hold, der ønsker at prøve Slack; den gratis version har nogle begrænsninger. Slack tilbyder også to "betale" versioner: Standard og Plus; prisen på disse versioner afhænger af antallet af aktive Slack-brugere pr. måned.