Regnskabsmetoden Fiddle-Faddle

Arbejdet med at udarbejde regnskaber - kaldet regnskab eller bogføring - kræver enten en hel bunke fifl med tal eller at lære at bruge dobbelt bogholderi. For at producere disse erklæringer med et regnskabsprogram som QuickBooks 2012, skal du bruge dobbelt bogholderi.

Du kan konstruere regnskaber ved hjælp af fiddle-faddle-metoden. Men fiddle-faddle-metoden lider af nogle virkelig invaliderende svagheder. Disse svagheder indikerer, at du har brug for et bedre værktøj. Helt konkret har du brug for dobbelt bogholderi.

De fleste små virksomheder - eller i det mindste de små virksomheder, hvor ejerne ikke allerede er uddannet i regnskab - har brugt fiddle-faddle-metoden. Tag for eksempel et kig på regnskabet vist i følgende tabeller. Den første tabel viser resultatopgørelsen for den ene dag om året, som den imaginære pølsevognsvirksomhed driver.

En simpel indkomstopgørelse for pølsevognen

Denne næste tabel viser balancen ved starten af ​​den første driftsdag.

En simpel balance til pølsevognen

Med fiddle-faddle-metoden beregner du individuelt hvert tal vist i regnskabet. For eksempel svarer salgsindtægtstallet til $13.000. Fiddle-faddle-metoden til regnskab kræver, at du på en eller anden måde kommer med dette salgsindtægtsnummer manuelt.

Du kan muligvis komme op med dette nummer ved at huske hvert af de salg, du har foretaget i løbet af dagen. Eller hvis du udarbejder fakturaer eller salgskvitteringer, kan du muligvis komme frem til dette nummer ved at tilføje alle de individuelle salg. Hvis du har et kasseapparat, kan du muligvis også komme frem til dette nummer ved at se på kassebåndet.

Andre indtægts- og udgiftstal bliver beregnet på samme rå måde. For eksempel bliver lejeudgiften på $1.000 beregnet ved enten at huske, hvilket beløb du har betalt for leje eller ved at kigge i dit checkhæfteregister og finde den check, du skrev til leje.

Balanceværdierne bliver produceret på nogenlunde samme måde. Du kan udlede kassebeholdningen på $1.000, for eksempel ved at se på checkhæftet eller, i værste fald, kontoudtoget. Du kan udlede lagersaldoen på $3.000 ved at tilføje de individuelle lagervareværdier. Du kan beregne hæftelses- og egenkapitalbeløb på lignende måde.

Nogle af de værdier, der vises i en resultatopgørelse eller på en balance, bliver tilsluttet - hvilket betyder, at de beregnes ved hjælp af andre tal fra regnskabet. For eksempel slår du ikke fortjenestebeløbet op et bestemt sted; i stedet beregner du profit ved at trække udgifter fra omsætningen. Du kan naturligvis også beregne balanceværdier, såsom samlede aktiver, egenkapital og den samlede hæftelse for egenkapitalen.

Fiddle-faddle-metoden til regnskab fungerer rimeligt godt for en meget lille virksomhed, så længe du har et godt checkhæfte. Så for en meget lille virksomhed kan du muligvis slippe afsted med denne grove, stykkevise tilgang til regnskab.

Men desværre lider fiddle-faddle-metoden af ​​tre forfærdelige svagheder for en virksomhed, der ikke har supersimpel økonomi:

• Det er ikke systematisk nok til at blive automatiseret. Du er måske ligeglad med, at fiddle-faddle-tilgangen ikke er systematisk nok til automatisering. En systematisk tilgang som dobbelt bogholderi kan automatiseres, som QuickBooks gør. Denne automatisering betyder, at opgaven med at udarbejde regnskaber kræver måske fem museklik.

  Fordi fiddle-faddle-tilgangen ikke kan automatiseres, går du eller en stakkels kollega, hver gang du ønsker at udarbejde regnskaber, et enormt arbejde med at indsamle de tal og alle de rådata, der er nødvendige for at producere information.

• Det er meget nemt at miste detaljer. Du kan se, at pølsevognsvirksomheden kun har tre driftsudgifter: husleje, løn og forsyninger. Hvis du kender de driftsudgiftskategorier, som virksomheden pådrager sig, er det ret nemt at kigge checkregisteret igennem og finde den eller de checks, der f.eks. betaler husleje.

  Du kan bruge en lignende tilgang med løn- og forsyningsudgifter. Men hvad nu hvis du også har en reklameudgiftskategori eller en forretningslicensudgift eller en anden kategori, der er let at glemme? Hvis du glemmer en kategori, går du glip af udgifter.

• Det tillader ikke streng fejlkontrol. Fejltjek er vigtigt med regnskabs- og bogføringssystemer. Med alle de tal og transaktioner, der flyder rundt, kommer fejl nemt ind i systemet.