Registrering af en salgskvittering med QuickBooks Simple Start

Du registrerer en salgskvittering, når en kunde betaler dig fuldt ud for varerne eller ydelserne på salgsstedet. Salgskvitteringer fungerer på samme måde som almindelige fakturerede salg (som du først fakturerer en kunde for og så senere modtager betaling på fakturaen). Faktisk er den store forskel mellem de to typer salg, at salgskvitteringer registreres på en måde, der ændrer din kassebeholdning i stedet for din debitorsaldo.

De følgende trin viser dig, hvordan du registrerer salgskvitteringer for produkter, som er den mest komplicerede form for kontantsalg. Registrering af salgskvitteringer for tjenester fungerer dog stort set på samme måde. Du skal blot udfylde færre felter.

1. Klik på hyperlinket Salgskvitteringer Nyt.

Alternativt kan du klikke på ikonet Salgskvitteringer og vælge Ny.

Vinduet Indtast salgskvitteringer vises.

Dit vindue med Indtast salgskvitteringer ser muligvis ikke helt ud som mit af et par årsager. QuickBooks Simple Start tilpasser sine formularer lidt, så de passer til din særlige type virksomhed.

Tilpasning af salgskvitteringsformularer fungerer på samme måde som at tilpasse fakturaer og kreditnotaer. For eksempel kan du tilføje et logo eller foretage andre beskedne ændringer.

2. Identificer kunden.

Klik på pil ned til højre for rullelisten Kunde. Rul gennem kundelisten, indtil du ser det kundenavn, du ønsker, og klik derefter på det. Bemærk, at i modsætning til fakturaer er feltet Kunde ikke påkrævet ved kontantsalg.

3. Dater salgskvitteringen.

Tryk på Tab for at flytte markøren til tekstboksen Dato. Indtast derefter den korrekte dato i formatet MM/DD/ÅÅ. Du kan ændre datoen ved at bruge en hvilken som helst af datoredigeringskoderne.

4. (Valgfrit) Indtast et salgsnummer.

QuickBooks Simple Start foreslår et kontantsalgsnummer ved at tilføje 1 til det sidste kontantsalgsnummer, du brugte. Brug dette nummer, eller fanen til tekstboksen Salg nr. og skift nummeret til det, du ønsker.

5. Reparer solgt til-adressen, hvis det er nødvendigt.

QuickBooks Simple Start henter faktureringsadressen fra kundelisten og bruger faktureringsadressen som solgt til adresse. Du kan dog ændre adressen for kontantsalget ved at erstatte den relevante del af den sædvanlige faktureringsadresse.

6. Notér checknummeret.

Indtast kundens checknummer i tekstboksen Check No.. Hvis kunden betaler dig med kolde hårde kontanter, kan du lade tekstboksen Check No. stå tom.

7. Angiv betalingsmetoden.

For at angive betalingsmetoden skal du klikke på rullelisten Betalingsmetode og vælge noget fra den: kontanter, check, VISA, MasterCard eller hvad som helst. Hvis du ikke kan se den betalingsmetode, du vil bruge, kan du tilføje metoden til listen over betalingsmetoder. Vælg Tilføj ny for at få vist dialogboksen Ny betalingsmetode. Indtast en beskrivelse af betalingsmetoden i tekstfeltet, og klik på OK.

8. Beskriv hver vare, du sælger.

Flyt markøren til den første række i listeboksen Vare/Beskrivelse/Antal/Sats/Beløb/afgift. Når du gør det, forvandler QuickBooks Simple Start feltet Vare til en rulleliste. Klik på rullelisten Element i den første tomme række i listeboksen, og vælg derefter elementet. Når du gør det, udfylder QuickBooks Simple Start tekstfelterne Beskrivelse og Pris med den salgsbeskrivelse og salgspris, du har indtastet i varelisten. (Du kan redigere disse oplysninger, hvis du vil, men det er sandsynligvis ikke nødvendigt.) Indtast antallet af solgte varer i tekstfeltet Antal. (QuickBooks Simple Start beregner derefter beløbet ved at gange mængden med prisen.) Beskriv hver af de andre varer, du sælger, ved at udfylde de næste tomme rækker i listeboksen.

Du kan sætte så mange varer på en kvittering, som du vil. Hvis du ikke har plads nok på en enkelt side, tilføjer QuickBooks Simple Start så mange sider, som du har brug for, til kvitteringen. Den samlede salgskvittering går selvfølgelig på sidste side.

9. Beskriv eventuelle særlige varer, som salgskvitteringen skal indeholde.

QuickBooks Simple Start mener, at alt, hvad du sætter på en kvittering (eller en faktura, for den sags skyld) er noget, du sælger. Hvis du sælger blå, gule og røde thingamajigs, skal du naturligvis tilføje hver af disse varer til varelisten. Men hvis du tilføjer en subtotal til din kvittering, mener QuickBooks Simple Start, at subtotalen blot er endnu en tingamajig og kræver, at du indtaster et andet element på listen. Det samme gælder for en mængderabat, som du ønsker at klæbe på kvitteringen. Og hvis du tilføjer moms til din kvittering, tja, gæt hvad? QuickBooks Simple Start mener, at momsen blot er endnu en vare, der skal med på varelisten.

For at inkludere en af ​​disse særlige rabat- eller subtotalelementer skal du flytte markøren til den næste tomme række i feltet Vare, klikke på pilen i højre side af rullemenuen og derefter vælge den særlige vare. Når QuickBooks Simple Start har udfyldt tekstboksene Beskrivelse og Vurder, skal du muligvis redigere disse oplysninger. Indtast hver særlig vare - subtotaler eller rabatter - som du angiver på kvitteringen ved at udfylde de næste tomme rækker i listeboksen.

Hvis du har markeret afkrydsningsfeltet Afgiftspligtig, da du tilføjede varen til varelisten, vises ordet Moms i kolonnen Moms for at angive, at varen vil blive beskattet.

Hvis du ønsker at medtage en rabatvare (så alle de anførte varer er nedsatte), skal du klistre en subtotalvare på kvitteringen efter inventarvarerne eller andre varer, du ønsker at afsætte. Så klistrer rabatvaren direkte efter subtotalvaren. På denne måde beregner QuickBooks Simple Start rabatten som en procentdel af subtotalen.

10. Angiv momsen.

Hvis du angav skatteoplysninger, da du oprettede din virksomhedsfil under EasyStep-interviewet, kan du huske, hvordan QuickBooks Simple Start spurgte, om du opkræver moms? QuickBooks Simple Start udfylder standard skatteoplysninger ved at lægge de afgiftspligtige poster sammen (som er angivet med ordet Skat i kolonnen Skat) og gange med den procentdel, du angav, da du oprettede din virksomhedsfil. Hvis oplysningerne er i orden, skal du gå videre til trin 13. Hvis ikke, skal du flytte markøren til feltet Skat, der er til højre for feltet Kundemeddelelse, aktivere rullemenuen og vælge den korrekte moms.

11. (Virkelig valgfrit og sandsynligvis unødvendigt ved kontantsalg) Tilføj et notat i Memo-tekstboksen.

Du kan inkludere en memobeskrivelse med oplysningerne om kontantsalg. Dette notat er ikke til din kunde. Det udskrives ikke engang på kontantkvitteringen, hvis du skulle beslutte dig for at udskrive en. Notatet er kun for dine øjne. Memobeskrivelser giver dig en måde at gemme oplysninger, der er relateret til et salg, med oplysninger om salgskvittering.

12. Beslut om du vil udskrive kvitteringen.

Hvis du ikke vil udskrive kvitteringen, skal du sørge for, at afkrydsningsfeltet Udskriv senere er tomt - hvis ikke, skal du fravælge det.

13. Klik på Gem og luk for at gemme salgskvitteringen.

QuickBooks Simple Start gemmer salgskvitteringen, der er på skærmen.