Registrering af dine regninger med QuickBooks 2003

Når en regning kommer ind, er den første ting at gøre at registrere den. Du kan registrere regninger gennem vinduet Indtast regninger eller Kreditorregisteret. Hvis du planlægger at spore regninger efter udgift og vare, skal du bruge vinduet Indtast regninger.

Følg disse trin for at optage en regning via dialogboksen Indtast regninger:

1. Vælg Leverandører –> Indtast regninger.

Eller, alternativt, vælg Leverandører på listen Navigatorer og klik derefter på ikonet Indtast regninger. Du bemærker uden tvivl, at den øverste halvdel af dette vindue ligner meget en check - det er fordi meget af de oplysninger, du lægger her, ender på den check, du skriver for at betale din regning. (Hvis du ser ordet Kredit øverst i formularen i stedet for Bill, skal du klikke på Bill-indstillingsknappen i øverste venstre hjørne. Du kan også bruge denne skærm til at indtaste kredit fra leverandører).

2. Vælg navnet på den leverandør, du betaler.

Hvis du vil betale denne regning til en leverandør, der allerede er på leverandørlisten, skal du blot klikke på pil ned i slutningen af ​​leverandørlinjen og vælge leverandøren. (QuickBooks udfylder derefter automatisk Indtast regninger-vinduet med så mange oplysninger, som det kan huske.) Men hvis denne leverandør er ny, beder QuickBooks dig om at tilføje eller konfigurere nogle oplysninger om leverandøren – adresse, kreditgrænse, betalingsbetingelser, og så videre. Du angiver disse oplysninger i vinduet Ny leverandør.

Hvis du har en eller flere uudfyldte indkøbsordrer hos den leverandør, du vælger, spørger QuickBooks dig, om du vil modtage mod en indkøbsordre. Klik på Ja, hvis du gør det eller Nej, hvis du ikke gør det. Hvis du vælger at modtage mod en indkøbsordre, viser QuickBooks dialogboksen Åbn indkøbsordrer. Det viser blot de åbne indkøbsordrer, du har registreret. Når du vælger en eller flere indkøbsordrer at modtage mod, udfylder QuickBooks varerne og beløbene fra disse ordrer for dig, som du kan ændre efter behov.

For at oprette en indkøbsordre, som kun er en registrering af varer, du bestiller fra leverandører, skal du vælge Leverandører –> Opret indkøbsordrer. Når QuickBooks viser vinduet Opret indkøbsordrer, skal du beskrive din ordre. Du udskriver og redigerer indkøbsordrer på samme måde, som du udskriver fakturaer og kreditnotaer.

3. Vælg de betalingsbetingelser, der beskriver, hvornår regningen forfalder.

I Vilkår-linjen skal du åbne rullelisten og vælge betalingsbetingelserne (hvis oplysningerne ikke allerede er der, da du oprettede leverandøren).

4. (Valgfrit) Indtast et notat for at beskrive regningen.

Du kan indtaste en note i Memo-boksen. Den note, du indtaster, vises på A/P-registret.

5. Flyt markøren ned til kolonnen Konto på fanen Udgifter, og indtast et udgiftskontonavn.

Chancerne er, at du vil indtaste navnet på en udgiftskonto, der allerede er på kontoplanen. Hvis det er tilfældet, skal du klikke på pil ned for at se en liste over alle dine konti. Du skal sandsynligvis rulle ned på listen for at komme til udgiftskontiene (en hurtig måde at flytte ned på listen er at begynde at skrive kontonavnet - du går lige ned på listen). Klik på den konto, som denne regning repræsenterer (sandsynligvis er det Supplies eller noget i den stil).

Hvis du skal oprette en ny udgiftskontokategori til denne regning, skal du vælge fra toppen af ​​listen. Du ser dialogboksen Ny konto. Udfyld oplysningerne og klik på OK.

Hvad hvis de penge, du udbetaler på grund af denne regning, kan deles mellem to, tre eller fire udgiftskonti? Du skal blot klikke under den konto, du lige har indtastet. Pil ned vises. Klik på den for at indtaste en anden udgiftskonto, og en anden og en anden, hvis du vil.

6. Tab over til kolonnen Beløb, hvis det er nødvendigt, og skift tallene.

Hvis du deler denne regning på flere konti, skal du sørge for, at tallene i kolonnen Beløb summerer til regningens samlede beløb.

7. (Valgfrit) Indtast forklarings- eller visdomsord i kolonnen Memo.

8. (Valgfrit) Tildel udgiften til en Customer:Job.

Hvis du planlægger at få refunderet disse udgifter, eller hvis du blot ønsker at spore dine udgifter efter job, skal du indtaste den kunde, der skal refundere dig. Indtast et beløb for hver konto, hvis det er nødvendigt. Du kan bruge pil ned til at finde kunder og derefter klikke på dem.

9. (Valgfrit) Tildel udgiften til en klasse.

Du kan også spore udgifter efter klasse ved at indtaste i kolonnen Klasse. Læg mærke til den sædvanlige pil ned, og klik på den for at se en liste over klasser. (Du kan ikke se en klassekolonne, medmindre du har fortalt QuickBooks, at du vil bruge klasser.)

Hvis du vil have QuickBooks til at spore udgifter efter klasse, kan du indstille det til at gøre det. For at konfigurere QuickBooks til at spore udgifter skal du vælge Rediger -> Præferencer. Når QuickBooks viser dialogboksen Præferencer, skal du klikke på ikonet Regnskab, klikke på fanen Firmapræferencer og derefter markere afkrydsningsfeltet Brug klassesporing.

Hvis du vil, skal du klikke på Genberegn-knappen for at samle udgifterne.

10. Brug fanen Varer til at registrere de forskellige varer, som regningen repræsenterer.

Klik på fanen Elementer. Indtast de varer, du har købt, og de priser, du har betalt for dem.

Hvis du indser efter delvist at have udfyldt regningen, at regningen faktisk betaler en indkøbsordre, skal du klikke på knappen Vælg PO, som vises på fanen Varer i vinduet Indtast regning.

På rullelisten Leverandør skal du klikke på navnet på den leverandør, der har sendt dig regningen. På listen over åbne indkøbsordrer skal du klikke i kolonnen til venstre for at sætte et flueben ud for den indkøbsordre (eller ordrer), som du betaler for. Let nok? Klik på OK, når du er færdig, og QuickBooks udfylder automatisk fanen Elementer for dig.

11. Flyt til kolonnen Vare, og indtast et navn til elementet.

Læg mærke til pil ned i denne kolonne. Klik på den for at se varelisten. Står den vare, du betaler for, på denne liste? Hvis ja, skal du klikke på det element. Hvis ikke, vælg fra toppen af ​​listen og udfyld vinduet Nyt element.

12. Udfyld resten af ​​rækkerne af elementer på fanen Elementer.

Du kan indtaste alle de varer, du køber her. Sørg for, at fanen Varer nøjagtigt viser de varer, du køber, deres omkostninger og deres mængder. Hvis du vil, skal du klikke på knappen Genberegn for at summere varerne.

13. Gem regningen.

Klik på Gem og ny for at gemme din registrering af regningen, og indtast derefter en anden regning. Eller klik på Gem og luk for at registrere din regning, men ikke betale en anden regning.