Registrer dine regninger i QuickBooks 2019 på kreditormetoden

Kreditorers (A/P) måde at betale regninger på involverer to trin. Det første er en bagatel på den svære side, og det andet trin er lige så nemt som en plet. Først registrerer du dine regninger. Du er måske allerede bekendt med at bruge fanen Udgifter og fanen Varer til at registrere regninger. Du skal også udfylde disse faner for A/P-metoden, hvis du vil distribuere en regning til konti, kunder, job, klasser og varer.

Når du har registreret dine regninger, kan du gå videre til det andet trin: fortælle QuickBooks 2019, hvilke regninger der skal betales. Så skriver QuickBooks checkene. Du udskriver dem. Du mailer dem.

For at få A/P-metoden til at fungere, skal du registrere dine regninger, efterhånden som de kommer ind. Det betyder ikke, at du skal betale dem med det samme. Ved at registrere dine regninger kan du holde styr på, hvor mange penge du skylder, og hvor mange penge din virksomhed egentlig har. QuickBooks minder dig om, hvornår dine regninger forfalder, så du ikke behøver at bekymre dig om at glemme at betale en regning.

Når du registrerer regninger på kreditormåden, bruger du periodiseringsregnskab.

Sådan registreres regninger i QuickBooks 2019

Når en regning kommer ind, er den første ting at gøre at registrere den. Du kan registrere regninger gennem vinduet Indtast regninger eller Kreditorregisteret. Hvis du planlægger at spore regninger efter udgift og vare, skal du bruge vinduet Indtast regninger.

Følg disse trin for at optage en regning gennem vinduet Indtast regninger:

Vælg Leverandører → Indtast regninger.

Alternativt kan du klikke på ikonet Indtast regninger i området Leverandører på startsiden. Følgende figur viser vinduet Indtast regninger. Du bemærker uden tvivl, at den øverste halvdel af dette vindue ligner meget en check, og det er fordi meget af de oplysninger, du lægger her, ender på den check, du skriver for at betale din regning. (Hvis du ser ordet Kredit øverst i formularen i stedet for Bill, skal du vælge Bill-indstillingsknappen i øverste venstre hjørne. Du kan også bruge denne skærm til at indtaste kreditnotaer fra leverandører.)

Vinduet Indtast regninger.

2. Vælg navnet på den leverandør, du betaler.

Hvis du vil betale denne regning til en leverandør, der allerede er på leverandørlisten, skal du klikke på pil ned i slutningen af ​​leverandørlinjen og vælge leverandøren. (Så udfylder QuickBooks automatisk vinduet Indtast regninger med så mange oplysninger, som det kan huske.) Hvis denne leverandør er ny, beder QuickBooks dig om at tilføje eller konfigurere nogle oplysninger om leverandøren hurtigt: adresse, kreditgrænse, betalingsbetingelser og snart. Du angiver disse oplysninger i vinduet Ny leverandør.

Hvis du har en eller flere uudfyldte indkøbsordrer hos den leverandør, du vælger, spørger QuickBooks dig, om du vil modtage mod en indkøbsordre. Klik på Ja, hvis du gør det eller Nej, hvis du ikke gør det. Hvis du vælger at modtage mod en indkøbsordre, viser QuickBooks dialogboksen Åbne indkøbsordrer, som vist. Den viser de åbne indkøbsordrer, du har registreret. Når du vælger en eller flere indkøbsordrer at modtage mod, udfylder QuickBooks varerne og beløbene fra disse ordrer for dig, som du kan ændre efter behov. Når du er færdig med dialogboksen Åbn indkøbsordrer, skal du klikke på OK for at vende tilbage til vinduet Indtast regninger.

Betale en regning mod en indkøbsordre.

For at oprette en indkøbsordre, som er en registrering af varer, du bestiller fra leverandører, skal du vælge Leverandører → Opret indkøbsordrer. Når QuickBooks viser vinduet Opret indkøbsordrer, skal du beskrive din ordre. Du udskriver og redigerer i øvrigt indkøbsordrer på samme måde, som du udskriver fakturaer og kreditnotaer.

3. Vælg de betalingsbetingelser, der beskriver, hvornår regningen forfalder.

På vilkårslinjen skal du åbne rullemenuen og vælge betalingsbetingelserne (hvis oplysningerne ikke allerede er der, da du konfigurerede leverandøren).

4. (Valgfrit) Indtast leverandørens referencenummer.

Hvis du indtaster leverandørens referencenummer for regningen - sandsynligvis kun fakturanummeret eller dit kontonummer - udskrives referencenummeret på den voucher, der er en del af den udskrevne check.

5. (Valgfrit) Indtast et notat for at beskrive regningen.

Du kan indtaste en note i tekstfeltet Memo. Den note, du indtaster, vises på A/P-registret.

6. Flyt markøren ned til kolonnen Konto på fanen Udgifter, og indtast et udgiftskontonavn.

Chancerne er gode for, at du vil indtaste navnet på en udgiftskonto, der allerede er på kontoplanen. Hvis det er tilfældet, skal du klikke på pil ned for at se en liste over alle dine konti. Du skal formentlig scrolle ned på listen for at komme til udgiftsregnskabet. (En hurtig måde at flytte ned på listen er at begynde at skrive kontonavnet; du går lige ned på listen.) Klik på den konto, som denne regning repræsenterer. (Det er højst sandsynligt Supplies eller noget i den retning.)

Hvis du skal oprette en ny udgiftskontokategori til denne regning, skal du vælge Tilføj ny fra toppen af ​​listen. Du ser dialogboksen Ny konto (ikke vist). Udfyld oplysningerne, og klik på OK.

Hvad hvis de penge, du udbetaler på grund af denne regning, kan deles mellem to, tre eller fire udgiftskonti? Du skal blot klikke under den konto, du lige har indtastet. Pil ned vises. Klik på den for at indtaste en anden udgiftskonto, og en anden, og en anden, hvis du har brug for det.

7. Tab over til kolonnen Beløb, hvis det er nødvendigt, og skift tallene.

Hvis du deler denne regning på flere konti, skal du sørge for, at tallene i kolonnen Beløb lægges sammen med regningens sum.

8. (Valgfrit) Indtast forklarings- eller visdomsord i kolonnen Memo.

9. (Valgfrit) Tildel udgiften til en kunde:job.

Hvis du planlægger at få refunderet disse udgifter, eller hvis du bare vil spore dine udgifter efter job, skal du indtaste den kunde, der skal refundere dig. Indtast et beløb for hver konto, hvis det er nødvendigt. Du kan bruge pil ned til at finde kunder og derefter klikke på dem. Hvis du tildeler et Customer:Job, har du også mulighed for at fakturere disse udgifter eller varer, der købes, til kunden. For at gøre det skal du klikke på kolonnen Fakturerbar, og du skulle nu se et flueben. Næste gang du fakturerer dette job, bør du se muligheden for automatisk at tilføje disse varer til fakturaen.

10. (Valgfrit) Tildel udgiften til en klasse.

Du kan også spore udgifter efter klasse ved at indtaste i kolonnen Klasse. Læg mærke til den sædvanlige pil ned, og klik på den for at se en liste over klasser. (Du kan ikke se en klassekolonne, medmindre du har fortalt QuickBooks, at du vil bruge klasser.)

Hvis du vil have QuickBooks til at spore udgifter efter klasse, kan du indstille det til at gøre det. For at konfigurere QuickBooks til at spore udgifter skal du vælge Rediger → Indstillinger. Når QuickBooks viser dialogboksen Præferencer, skal du klikke på ikonet Regnskab, klikke på fanen Firmapræferencer og derefter markere afkrydsningsfeltet Brug klassesporing.

Hvis du vil, skal du klikke på Genberegn-knappen for at samle udgifterne.

11. Brug fanen Varer til at registrere de forskellige varer, som regningen repræsenterer.

Klik på fanen Elementer. Indtast de varer, du har købt, og de priser, du har betalt for dem.

Hvis du indser efter delvist at have udfyldt regningen, at regningen faktisk betaler en indkøbsordre, skal du klikke på knappen Vælg PO, som vises på hovedbåndet i vinduet Indtast regninger.

I rullemenuen Leverandør skal du vælge navnet på den leverandør, der sendte dig regningen. På listen over åbne indkøbsordrer skal du klikke i kolonnen til venstre for at sætte et flueben ud for den indkøbsordre (eller ordrer), som du betaler for. Let nok? Klik på OK, når du er færdig; QuickBooks udfylder automatisk fanen Elementer for dig.

12. Flyt til kolonnen Element, og indtast et navn til elementet.

Læg mærke til pil ned i denne kolonne. Klik på den for at se varelisten. Står den vare, du betaler for, på denne liste? Hvis ja, skal du klikke på det element. Hvis ikke, skal du vælge Tilføj nyt fra toppen af ​​listen og udfylde vinduet Nyt element.

13. Udfyld resten af ​​rækkerne af elementer på fanen Elementer.

Du kan indtaste alle de varer, du køber her. Sørg for, at fanen Varer nøjagtigt viser de varer, du køber, deres omkostninger og deres mængder. Hvis du vil, skal du klikke på knappen Genberegn for at summere varerne.

14. Gem regningen.

Klik på Gem og ny for at gemme din registrering af regningen, og indtast derefter en anden regning. Eller klik på Gem og luk for at registrere din regning, men ikke indtaste en anden regning.

Ligesom i tilfældet med kunderelaterede vinduer (som vinduet Opret fakturaer), viser QuickBooks historiske oplysninger om en leverandør i højre sidebjælke. Du kan skifte mellem leverandør og transaktioner, køre hurtige rapporter og hurtigt linke til tidligere eller udestående regninger, fakturaer og andre noter på en kunde, du handler med.

Sådan indtaster du dine regninger i QuickBooks 2019 på den hurtige måde

Du kan også indtaste regninger direkte i Kreditorregisteret. Denne metode er hurtigere, men den gør det sværere at spore udgifter og varer.

Hvis du ønsker at indtaste regninger direkte i Kreditorregisteret, skal du følge disse trin:

1.   Vælg Lister→ Kontoplan, eller klik på ikonet Kontoplan på startsiden.

Kontoplanen åbnes.

2. Åbn Kreditorkonto.

Når QuickBooks viser din kontoplan, skal du dobbeltklikke på Kreditorkonto på listen. Du ser vinduet Kreditorregister, som vist. Markøren er i slutningen af ​​registret, klar og venter på, at du indtaster den næste regning.

Vinduet Kreditorregister.

3. Udfyld oplysningerne til din regning.

Indtast de samme oplysninger, som du ville, hvis du udfyldte vinduet Indtast regninger. I tekstboksen Leverandør skal du klikke på pil ned og vælge et navn fra rullemenuen Leverandør.

Hvis du indtaster et leverandørnavn, som QuickBooks ikke genkender, ser du meddelelsesboksen Leverandør ikke fundet, og QuickBooks beder dig om at give oplysninger om denne nye, mystiske leverandør. Klik på Hurtig tilføjelse for at få programmet til at indsamle oplysningerne fra registret, mens du udfylder dem, eller klik på Konfigurer for at se dialogboksen Ny leverandør.

Du skal vælge et kontonavn. Du kan sikkert finde den rigtige i rullemenuen Konto; hvis du ikke kan, indtast en af ​​dine egne. Du ser meddelelsesboksen Konto ikke fundet, og QuickBooks beder dig om at udfylde oplysninger om denne nye konto.

Hvis du beslutter, mens du udfylder registret, at du ønsker at blive refunderet for denne check, eller at du vil spore udgifter og varer, skal du klikke på knappen Rediger transaktion for at se vinduet Indtast regninger. Når du er færdig med at udfylde vinduet, skal du klikke på Gem og ny. Du er tilbage, hvor du startede: i vinduet Kreditorer.

Ser du knappen Splits? Denne Split-knap fungerer på samme måde som Split-knappen i bankkontoregistreringsvinduet. Når du klikker på Opdelinger, giver QuickBooks yderligere rækker til indtastning af udgifter og klasseoplysninger.

4. Når du har udfyldt alle oplysningerne, skal du klikke på Optag.

Gendan-knappen, placeret lige til højre for Record, er der, hvis du udfylder registret, men beslutter dig for, at du vil starte forfra, før du har registreret transaktionen. Klik på Gendan for at rydde oplysningerne på skærmen, og du har en ren tavle.

Sådan sletter du en regning i QuickBooks 2019

Antag, at du ved et uheld indtaster den samme regning to gange eller indtaster en regning, der egentlig var beregnet til forretningen ved siden af. (Bare fordi du sporer regninger via computer, betyder det ikke, at du ikke længere behøver at se tingene grundigt igennem.) Sådan sletter du en regning, som du har indtastet i Kreditorregisteret:

1. Find regningen i Kreditorregisteret ved at bruge en af ​​følgende metoder:

• Hvis du ved nogenlunde hvilken dag du har indtastet regningen, kan du rulle gennem listen for at finde den. Indtastningerne er opført i datorækkefølge. (Vælg afkrydsningsfeltet 1-linje for at få vist hver regning på én linje i stedet for på to linjer for at få rulningen til at gå hurtigere.)
• Hvis du ikke kan huske datoen, skal du vælge Rediger →Find.

Og nu tilbage til vinduet Kreditorregister, som du har i gang ...

2. Vælg den regning, du vil slette, ved at klikke et vilkårligt sted på regningen.

3. Vælg Rediger → Slet regning.

QuickBooks bekræfter, at du virkelig, virkelig ønsker at slette transaktionen. Hvis du klikker OK, sletter det pligtskyldigt regningen fra A/P registeret.

Mind mig om at betale den regning, vil du?

Du kan binde en snor om din finger, men den bedste måde at sikre dig, at du betaler dine regninger til tiden, er at få QuickBooks til at minde dig om det. Faktisk kan du gøre meddelelsesboksen Påmindelser til den første ting, du ser, når du starter QuickBooks.

For at justere QuickBooks-påmindelsesindstillingerne skal du være logget på som administrator i enkeltbrugertilstand. Vælg derefter Rediger→ Indstillinger. Når QuickBooks viser dialogboksen Præferencer, skal du klikke på ikonet Påmindelser på listen til venstre og derefter klikke på fanen Firmaindstillinger for at få adgang til dialogboksen, der vises her.

Sektionen Påmindelser i dialogboksen Indstillinger.

Sørg for, at enten indstillingsknappen Vis oversigt eller Vis liste er valgt (du kan ikke vælge Påmind mig ikke og forvente at få en påmindelse), og giv derefter dig selv flere dages varsel, før du skal betale regninger ved at indtaste et tal (10 er standarden og fungerer normalt godt) i tekstboksen Dage før forfaldsdato, som er placeret i kolonnen Påmind mig.

Hvis du vælger indstillingen Vis oversigt (den første knap til højre for indstillingen), får du en oversigt over de regninger, du skylder, hver gang du starter QuickBooks. Hvis du vælger Vis liste (den anden knap til højre for muligheden), får du detaljerne om hver regning.

Du vil måske gennemgå vinduet Påmindelser, når du starter QuickBooks eller åbner en ny virksomhedsfil. Vinduet viser rykkere (såsom formularer, du skal udskrive og betalinger, du skal sende) og fortæller dig, hvilke ubetalte regninger, du skal betale. Du kan se denne liste ved at vælge Firma→Påmindelser. Bemærk, at du også kan bede QuickBooks om at vise eventuelle påmindelser, når du åbner virksomhedsfilen. For at gøre dette skal du vælge kommandoen Rediger → Indstillinger, klikke på Påmindelser, klikke på Mine præferencer og derefter markere afkrydsningsfeltet Vis påmindelsesliste, når du åbner en virksomhedsfil.