QuickBooks Simpel start: Sikkerhedskopiering, den hurtige og beskidte måde

Du er optaget. Du har ikke tid til at fjolle. Du vil bare gøre et acceptabelt stykke arbejde med at sikkerhedskopiere, og du har besluttet, hvor ofte du planlægger at gøre det. Lyder det som din situation? Følg derefter disse trin:

1. Indsæt en tom disk i dit drev.

Du kan sikkerhedskopiere til enhver flytbar disk, inklusive disketter, Zip-diske, Memory Sticks og skrivbare CD'er.

Du kan sikkerhedskopiere til ethvert fast drev, såsom din harddisk eller et netværksdrev, men fordelen ved et flytbart drev er, at du kan gemme det et andet sted. Som et kompromis kan du også bruge et netværksdrev. Du vil typisk ikke bruge din harddisk (selvom dette er bedre end ingenting), fordi en af ​​de katastrofer, der kan ramme dine data, er harddiskfejl.

2. Hvis du gemmer data for mere end én virksomhed, skal du sikre dig, at den virksomhed, hvis data du vil sikkerhedskopiere, er den aktive virksomhed.

For at finde ud af, om det rigtige firma er aktivt, skal du blot se på QuickBooks-applikationsvinduets titellinje, som navngiver det aktive firma. (Hvis du ikke kan huske at have konfigureret flere filer, skal du ikke bekymre dig. Du har sandsynligvis kun én fil - det sædvanlige tilfælde.

3. Vælg Filer –> Vedligeholdelse –> Sikkerhedskopier for at starte sikkerhedskopieringen.

QuickBooks viser fanen Back Up Company File i QuickBooks Backup-dialogboksen.

4. For at identificere sikkerhedskopieringsdrevet skal du klikke på knappen Disk og derefter klikke på knappen Gennemse.

QuickBooks viser dialogboksen Back Up Company To.

5. Klik på rullelisten Gem i, og vælg bogstavet for det drev, som du stoppede disken i.

QuickBooks Simple Start inkluderer to specielle sikkerhedskopieringsmuligheder - Bekræft dataintegritet og formater hver diskette under sikkerhedskopiering - som vises som afkrydsningsfelter på fanen Back Up Company File i QuickBooks Backup-dialogboksen. Du kan markere disse afkrydsningsfelter for at få QuickBooks til at dobbelttjekke de data, den kopierer til backup-disketten, og om nødvendigt at få QuickBooks til først at formatere backup-disketten. Som fanen Back Up Company To angiver, sænker disse muligheder dog sikkerhedskopieringsprocessen.

6. Klik på Gem.

QuickBooks vender tilbage til fanen Back Up Company File i QuickBooks Backup-dialogboksen

7. Klik på OK.

QuickBooks sikkerhedskopierer din virksomhedsfil. Når den er færdig, viser den en meddelelse, der fortæller dig, at sikkerhedskopieringen virkede.

Du kan også hurtigt og nemt sikkerhedskopiere dine data online. Ved at gøre det behøver du ikke længere at huske at tage backup og tage dem off-site. For at finde ud af mere om online backup skal du klikke på Fortæl mig mere-knappen på fanen Sikkerhedskopier firmafil i QuickBooks Backup-dialogboksen. For at sikkerhedskopiere online skal du klikke på knappen Online og derefter klikke på OK.

Online Backup-tjenesten er en ret god idé, hvis du har en hurtig internetforbindelse, men tjenesten er ikke billig. Du betaler mindst 80 USD om året og så meget som 240 USD om året afhængigt af serviceniveauet. Men du kan konfigurere tjenesten, så QuickBooks Simple Start automatisk sikkerhedskopierer dine data på regelmæssig basis.