QuickBooks Pro og Premier i et flerbrugermiljø

Du er ikke begrænset til kun at bruge én adgangskode til at kontrollere adgangen til din QuickBooks-datafil. Følg disse trin for at konfigurere yderligere brugere i QuickBooks Pro og QuickBooks Premier:

1Vælg kommandoen Firma→ Konfigurer brugere og adgangskoder→ Konfigurer brugere.

QuickBooks viser dialogboksen Brugerliste, som identificerer alle brugere, for hvem QuickBooks-adgang er blevet konfigureret, og som i øjeblikket er logget på systemet.

2Fortæl QuickBooks, at du vil tilføje en bruger ved at klikke på knappen Tilføj bruger.

QuickBooks viser den første dialogboks Opsæt brugeradgangskode og adgang.

3Identificer brugeren og angiv en adgangskode.

Giv hver bruger, som du opretter en adgangskode for, et brugernavn ved at indtaste et kort navn - måske brugerens fornavn - i boksen Brugernavn. Når du har identificeret brugeren, indtaster du brugerens adgangskode i både tekstboksen Adgangskode og tekstboksen Bekræft adgangskode.

4Klik på Næste for at fortsætte, og angiv derefter, om du vil begrænse adgangen for den nye bruger.

Når QuickBooks viser den anden dialogboks Opsæt brugeradgangskode og adgang, skal du angive, om du vil begrænse adgang og rettigheder for brugeren. Hvis du ønsker at begrænse adgang og rettigheder (rettigheder er simpelthen de ting, som brugeren kan gøre), skal du vælge alternativknappen Selected Areas of QuickBooks.

Hvis du ønsker, at brugeren skal kunne gøre hvad som helst, skal du vælge alternativknappen Alle områder af QuickBooks. Hvis du angiver, at den nye bruger skal have adgang til alle områder af QuickBooks, er du færdig med at opsætte brugeradgangskoden. Du kan springe de resterende trin over.

5Klik på Næste for at fortsætte og beskriv derefter adgangen til salgs- og debitoroplysninger og -opgaver.

Når du har fuldført trin 4, viser QuickBooks den tredje dialogboks Konfigurer brugeradgangskode og adgang. Dette er den første af en række dialogbokse, der leder dig gennem et interview og stiller detaljerede spørgsmål om, hvilken slags adgang hver bruger skal have til et bestemt område.

For eksempel, med hensyn til salgsaktivitet, spørger QuickBooks om adgang til transaktioner (såsom fakturaer, kreditnotaer og debitoroplysninger). Du kan angive, at brugeren ikke skal have adgang ved at vælge radioknappen Ingen adgang.

Du kan angive, at brugeren skal have fuld adgang ved at vælge alternativknappen Fuld adgang. Hvis brugeren skal have delvis adgang, skal du vælge alternativknappen Selektiv adgang og derefter vælge en af ​​underordnet selektiv adgangsknapper: Opret kun transaktioner, Opret og udskriv transaktioner eller Opret transaktioner og opret rapporter.

6Klik på Næste, og beskriv derefter købs- og kreditorrettighederne.

Når du har gennemført trin 5 ved at klikke på Næste, viser QuickBooks den fjerde dialogboks Opsæt brugeradgangskode og adgang, som giver dig mulighed for at angive, hvilken adgang denne nye bruger har i købs- og kreditorområderne. Du kan vælge radioknappen Ingen adgang. Du kan vælge alternativknappen Fuld adgang.

Eller du kan vælge en mellemting ved at vælge alternativknappen Selektiv adgang og en af ​​underordnet selektiv adgangsknapper. For salgs- og debitorområdet gælder samme regler for indstillingsrettigheder og adgang, som gælder for indkøbs- og kreditorområdet.

7Klik på Næste, og beskriv derefter de resterende brugerrettigheder og adgang.

Når du klikker på knappen Næste, der vises nederst i hver version af dialogboksen Konfigurer brugeradgangskode og adgang, viser QuickBooks adskillige andre versioner af dialogboksen, som den bruger til at spørge dig om brugerrettigheder og adgang.

For eksempel, efter at du har beskrevet, hvilke rettigheder der er passende for brugeren i købs- og kreditorområdet, spørger QuickBooks om kontrol- og kreditkortområdet. Så spørger den om opgørelsesområdet. Dernæst spørger den om løn. Derefter spørges der om generelle, følsomme regnskabsaktiviteter. Til sidst spørger QuickBooks om adgang til finansielle rapporteringsfunktioner.

8Angiv, om brugeren kan ændre eller slette transaktioner.

Efter at du har gennemgået omkring et halvt dusin versioner af dialogboksene Konfigurer brugeradgangskode og -adgang, der spørger om specifikke områder af regnskabet, viser QuickBooks siden Ændring eller sletning af transaktioner i dialogboksen Konfigurer brugeradgangskode og -adgang.

Siden Ændring eller sletning af transaktioner lader dig angive, at en bruger kan eller ikke kan ændre transaktioner, der er registreret før slutdatoen. Generelt vil du begrænse en brugers muligheder for at ændre eller slette transaktioner.

9Klik på Næste, og gennemgå derefter dine rettighedsbeslutninger.

Når du klikker på Næste, viser QuickBooks den endelige version af dialogboksen Konfigurer brugeradgangskode og adgang, som identificerer de brugerrettigheder, du har tildelt eller tilladt. Du kan bruge denne dialogboks til at gennemgå de rettigheder, som nogen har.

Hvis du indser, at du forkert har tildelt rettigheder, skal du klikke på knappen Tilbage for at gå tilbage gennem dialogboksene til den, hvor du lavede en fejl. Skift tildelingen af ​​rettigheder, og klik på knappen Næste for at vende tilbage til det sidste vindue i dialogboksen Konfigurer brugeradgangskode og adgang.

10Når du er færdig med gennemgangen af ​​brugerrettigheder og adgang, skal du klikke på Udfør.

Fra dette tidspunkt vil den nye bruger være i stand til at bruge QuickBooks; dog er hans eller hendes rettigheder begrænset til det, du har angivet.