QuickBooks-klasser og aktivitetsbaserede omkostninger

Hvis du allerede har brugt QuickBooks, er alt hvad du gør for at implementere et simpelt aktivitetsbaseret omkostningssystem (ABC) i QuickBooks 2021 , hvad du gør lige nu. Med andre ord, bare fortsæt med at spore dine driftsudgifter ved at bruge en god, anstændig kontoplan. Det er 90 procent af kampen.

Du skal også tage dig af en eller to mindre ekstra genstande:

• Du slår funktionen QuickBooks klassesporing til. Klassesporing giver dig mulighed for at kategorisere indtægts- og udgiftstransaktioner, som ikke kun falder ind under indtægts- og udgiftskonti, men også i bestemte klasser.
• Når du registrerer en udgift, identificerer du også den klasse, som udgiften falder ind under. Ved at bruge klasser, der svarer til dine aktiviteter - ja, du kan se, at det er alt, hvad der skal til, ikke?

Når du har aktiveret klassesporing, er det ligetil at bruge klasser. Du opretter klasser for de produktlinjer eller servicelinjer, som du ønsker at måle rentabiliteten for. Du klassificerer transaktioner som at passe ind i en bestemt klasse, enten efterhånden som de registreres (hvis du kan) eller efter kendsgerningen (hvis du har brug for at rode med matematikken for aktivitet og omkostninger).

Opsætning af dine klasser til ABC

Du opretter en klasse for hvert produkt eller hver tjeneste, som du ønsker at måle rentabiliteten for. I den imaginære pølsevognsvirksomhed opretter man for eksempel to klasser: en for almindelige hotdogs og en for chili-hunde.

For at oprette en klasse kan du blot indtaste klassenavnet i klasseboksen, der vises i vinduet, som du bruger til at registrere fakturaer, skrive checks og lave journalposteringer. Alternativt kan du vælge Lister→ Klasseliste. Når QuickBooks viser vinduet Klasseliste, skal du klikke på knappen Klasse, der vises nederst i vinduet, og vælge Ny fra menuen, som QuickBooks viser. Brug dialogboksen Ny klasse, der vises, som vist, til at beskrive den nye klasse.

Dialogboksen Ny klasse

Klassificering af indtægtsbeløb

For at klassificere omsætning, som passer til en bestemt klasse, skal du bruge boksen Klasse, der vises i vinduet Opret fakturaer og i vinduet Indtast salgskvittering. (Dette er de to vinduer, du bruger til at registrere salg.) Hvis en faktura registrerer salg af en hotdog, for eksempel, kan du registrere klassen som Almindelig hund. Hvis en salgskvittering registrerer salg af en chilihund, kan du registrere klassen som Chilihund. Denne figur viser vinduet Opret fakturaer udfyldt for at registrere dagens salg af chilihunde.

Vinduet Opret fakturaer

Klasse-rullelisten er nær toppen af ​​vinduet ved siden af ​​Customer:Job-rullelisten. Det er også i den første kolonne længst til venstre i beskrivelsen af ​​vare(r), der faktureres.

Klassificering af udgiftsbeløb

For at registrere en check, der betaler nogle udgifter, der passer ind i en bestemt aktivitet, bruger du også kolonnen Klasse (som vises på fanen Udgifter, som vist) til at identificere den produktlinje eller tjeneste, som udgiften passer ind i. Denne figur viser, hvordan vinduet Skriv checks kan se ud for at registrere 1.000 USD i lejeudgifter, der er allokeret til chili-hundeproduktlinjen.

Vinduet Skriv kontrol

Klassekolonnen er placeret langs højre kant af fanen Udgifter.

Efterfølgende klassifikationer

I nogle tilfælde vil du ikke være i stand til at klassificere et udgifts- eller indtægtsbeløb, når den første transaktion er registreret. I eksemplet med pølsevognen vil du sandsynligvis først kunne finde ud af, hvordan du deler lønudgifterne mellem almindelige pølser og chili-hunde, når du har betalt medarbejderne. Det samme gør sig gældende for forsyningsomkostningerne. I begge tilfælde skal du vide, hvor mange almindelige hotdogs og hvor mange chili-hunde du har solgt, før du kan tildele eller spore forsyninger og løn.

I denne slags tilfælde bruger du vinduet Lav generelle kladdeposter til at klassificere tidligere uklassificerede udgifter. Figuren viser dig, hvordan du tager $4.000 af tidligere uklassificerede lønudgifter og allokerer beløbet til de almindelige og chili hunde produktlinjer.

Vinduet Lav generelle journalposter

Klassekolonnen er placeret langs højre kant af vinduet Lav generelle journalposter.

Udarbejdelse af ABC-rapporter

Når du har allokeret så meget overhead, som du kan, til produkt- eller servicelinjerne, kan du udarbejde en resultatopgørelse efter klasse, der viser rentabilitet-for-produkt-linje data.

For at lave en resultatopgørelse efter klasse skal du vælge Rapporter→ Virksomhed og finans→ Resultat og tab efter klasse.