QuickBooks: 4 måder at holde økonomiske optegnelser på

Pålideligheden og anvendeligheden af ​​dine QuickBooks 2014-data afhænger i høj grad af, hvor pænt og ryddeligt du fører dine økonomiske optegnelser. For at hjælpe dig eller dine medarbejdere med at gøre et bedre stykke arbejde med dette, kan du overveje at bruge følgende fire teknikker.

Teknik #1: Afstem dine QuickBooks-bankkonti regelmæssigt

Når du tager dig tid til at afstemme en bankkonto, forbedrer du ikke kun nøjagtigheden af ​​dine bankkontoregistreringer (inklusive dine kontosaldi); men du kontrollerer også indirekte en masse andre transaktioner, inklusive alle de indtægter, der flyder ind på en bestemt bankkonto. Og du tjekker de udgifter, der er betalt fra en bestemt konto.

Så, bundlinje: Afstem dine bankkonti regelmæssigt.

Teknik #2: Opdater saldi på lånekontoen

Hvis du har lånt penge i banken, bør du dobbelttjekke saldoen på din konto. Og du bør opdatere kontosaldoen, hvis den ikke stemmer overens med långiverens årsafslutning.

Lånekontosaldi går typisk "forkert" over tid, fordi opdelingen af ​​betalinger i deres hovedstol og rentekomponenter er en smule forskudt. Denne fejl begynder at stige over tid.

Du kan ofte rette saldi på lånekonto ved at tilføje en journalpost, der "retter" den fejlagtige kontosaldo og derefter kaster den nødvendige debet- eller kreditmodregning til lånerenteudgiftskategorien.

Teknik #3: Tjek for forældreløse betalinger

Folk finder det overraskende nemt at indtaste kundebetalinger, men derefter anvender de aldrig betalingerne på en faktura. Når denne udeladelsesfejl opstår, udelader virksomheden indtægter fra resultatopgørelsen og undervurderer sine indtægter og sine overskud. Så dette er en dårlig fejl.

Du kan finde enhver af disse forældreløse betalinger i din QuickBooks-fil ved at lave en balance på kontantbasis. Hvis en kontantbasissaldo viser en negativ værdi for tilgodehavender, angiver det, at du har indtastet betalinger i QuickBooks, men aldrig anvendt betalingen på en faktura.

For at rette denne fejl (eller rette denne fejl flere gange, hvis du har lavet flere fejl), skal du bladre gennem dine kundebetalinger eller lave en rapport over transaktioner til en kunde for at finde dem, du ikke har anvendt.

Teknik #4: Gennemgå din balance

Ved du, hvor regnskabsfejl ofte viser sig mest slående? På din balance.

Af denne grund, få en vane med regelmæssigt at producere en balance. Se efter mærkelige tal, for eksempel uindskudte midler på i alt 40.000 $ (hvilket betyder, at QuickBooks tror, ​​du har 40.000 kontanter liggende på kontoret et sted) eller en kontantsaldo, der er 11.000 $ (hvilket betyder, at du har overtrukket din checkkonto med 11.000 kr.).

Du kan undersøge sjove balancenumre ved at dobbeltklikke på den ulige værdi i rapportvinduet og derefter se gennem transaktionsdataene, der giver en åbenbart forkert værdi.

Et sidste punkt om denne fejlkontrolteknik: Ofte er fejlen, der giver en skør balanceværdi, ikke en transaktion, der er indtastet forkert, men en transaktion, der er blevet udeladt.