QuickBooks 2021 Express-opsætning

QuickBooks 2021 giver en meget hurtig opsætningsproces sammenlignet med andre regnskabssoftwareprogrammer og endda med nogle ældre versioner af QuickBooks-softwaren. Dybest set udfylder du nogle felter og klikker på nogle knapper, og voilà - du har stort set opsat QuickBooks .

1. Klik på knappen Express Start i den første QuickBooks-opsætningsdialogboks.

QuickBooks viser dialogboksen Glad You're Here.

Dialogboksen Glad du er her

2. Angiv virksomhedsnavnet.

Det navn, du angiver, går på QuickBooks-rapporter og vises på fakturaer, du sender til kunder. Derfor vil du bruge dit "rigtige" firmanavn. Hvis din virksomhed er stiftet eller dannet som et aktieselskab (LLC), vil du bruge det rigtige suffiks eller akronym i dit navn. Brug ikke Acme Supplies, for eksempel; brug Acme Supplies, Inc. eller Acme Supplies LLC.

Bemærk: QuickBooks bruger også firmanavnet til QuickBooks datafil.

3. Identificer din branche.

Hvis du for eksempel er i byggebranchen, skal du skrive "byggeri". Når du skriver noget i feltet Industri, forvandler QuickBooks boksen til en rullemenu, der viser de brancher, den genkender. Du kan vælge en branche fra denne menu (eller vælge den branche, der er tættest på din virksomhed).

Vær betænksom og forsigtig med den branche, du angiver. QuickBooks opretter en startkontoplan for dig baseret på branchen. En kontoplan viser aktiv-, passiv-, indtægts- og udgiftskonti (eller kategorier), som QuickBooks vil bruge til at kategorisere din virksomheds økonomi.

4. Identificer den selvangivelse, du indgiver.

Brug feltet Virksomhedstype til at angive den selvangivelse, som din virksomhed indsender. Du kan klikke på det felt og derefter foretage et valg fra menuen, som QuickBooks tilbyder.

QuickBooks-menuen med selvangivelsesmuligheder inkluderer kun to muligheder for LLC'er: LLC'er med et enkelt medlem, der indgiver deres skat til LLC-ejerens 1040-selvangivelse, og LLC'er med flere medlemmer, der indgiver deres skat som et partnerskab ved at bruge en 1065-selvangivelse. En LLC kan dog også indgive sin skat som et S-selskab eller almindeligt C-selskab (en del af grunden til, at revisorer elsker LLC'er). Hvis du driver en LLC, der indgiver sin skat som et S-selskab, skal du vælge muligheden for S-selskabsskatteangivelse. Og hvis du driver en LLC, der registrerer som et almindeligt C-selskab, skal du vælge denne selvangivelsesmulighed.

5. Angiv dit arbejdsgiveridentifikationsnummer.

Brug feltet Employer Identification Number (EIN) til at angive din virksomheds skatteyder-id. Hvis du er en enkeltmandsvirksomhed uden ansatte, kan dit skatte-id-nummer være dit CPR-nummer. I alle andre tilfælde er dit skatteyders identifikationsnummer dit EIN.

6. Angiv din virksomheds adresseoplysninger.

Brug virksomhedsadressefelterne til at angive din virksomheds adresse og kontaktoplysninger. Jeg håber ikke, du føler dig snydt, fordi jeg ikke giver dig instruktioner som "Indtast din adresse i adressefeltet" og "Husk venligst, at dit telefonnummer står i telefonboksen."

Hvis du nogensinde beslutter dig for, at du vil ændre nogle oplysninger, som du har indtastet på en tidligere side i QuickBooks-opsætningsdialogboksen, kan du klikke på knappen Tilbage for at sikkerhedskopiere.

Hvis du er en opmærksom person, har du muligvis bemærket knappen Vis dine indstillinger, der vises i dialogboksen Glad for at du er her. Du kan roligt ignorere denne knap, men hvis du er en virkelig nysgerrig kat, så gå videre og klik på den. QuickBooks viser dialogboksen vist i den følgende figur, som identificerer de standard QuickBooks-funktioner, som QuickBooks-opsætningsprocessen aktiverer, såvel som aktiv-, passiv-, indtægts- og udgiftskonti, der i første omgang vises i din kontoplan.

Åh, en anden ting: Dialogboksen Forhåndsvisning af dine virksomhedsindstillinger giver også en fane for firmafilplacering, der identificerer, hvor din QuickBooks-datafil vil være placeret. Klik på Skift placering, og vælg den mappe, hvor du vil have din QuickBooks-datafil til at blive gemt. Klik på OK, når du er færdig i dialogboksen Vis dine virksomhedsindstillinger for at vende tilbage til skærmbilledet Opret virksomhed.

Dialogboksen Vis dine firmaindstillinger

7. Opret QuickBooks datafil.

Når du har angivet de forretningskontaktoplysninger, som QuickBooks anmoder om, skal du klikke på knappen Opret virksomhed. QuickBooks viser muligvis den viste dialogboks QuickSetup, som lader dig navngive og angive placeringen af ​​virksomhedsfilen. Du kan bruge dialogboksen QuickSetup til at foretage disse ændringer eller – min anbefaling – blot lade QuickBooks være QuickBooks og træffe disse beslutninger for dig. Når du har klikket på Gem, opretter QuickBooks den datafil, den vil bruge til at gemme dine økonomiske oplysninger. (I nogle versioner af QuickBooks tager det et par minutter at oprette filen.)

Dialogboksen QuickSetup

Når QuickBooks er færdig med at oprette din fil, viser den dialogboksen Hent alle detaljer til QuickBooks Desktop, vist.

Dialogboksen Få alle detaljer til QuickBooks Desktop

8. Identificer dine kunder, leverandører og medarbejdere.

Med dialogboksen Få alle detaljer til QuickBooks Desktop vist, skal du klikke på den blå Tilføj knap i afsnittet Tilføj de personer, du driver forretning med. QuickBooks viser en anden dialogboks, der spørger "Er kontaktnavne og adresser muligvis gemt elektronisk et andet sted, såsom Microsoft Outlook eller Google Gmail?"

• • Hvis du har kontaktnavn og adresseoplysninger gemt et andet sted, som QuickBooks vil hente: Klik på den relevante knap, og følg derefter instruktionerne på skærmen.
  • Ellers: Klik på knappen Sæt ind fra Excel eller Indtast manuelt, og klik derefter på Fortsæt.

Når QuickBooks viser dialogboksen Tilføj de personer, du driver forretning med, vist i følgende figur, skal du bruge rækkerne i det viste regneark til at beskrive dine kunder, leverandører og medarbejdere. Sådan indtaster du en kontakt i den næste tomme række:

(a) Vælg indstillingsknappen Kunde, Leverandør eller Medarbejder (alt efter behov).

(b) Beskriv kontakten ved at bruge felterne: Navn, Virksomhedsnavn, Fornavn, Efternavn, E-mail, Telefon, og så videre. Hver kontakt går i sin egen række.

(c) Klik på knappen Fortsæt to gange, når du er færdig med at identificere dine kontakter for at vende tilbage til dialogboksen Hent alle detaljerne til QuickBooks Desktop.

Dialogboksen Tilføj de personer, du driver forretning med

Angiv et forkortet navn eller et kaldenavn til en kontakt i kolonnen Navn, som bruges til kunder og leverandører. Du skal bruge det, du angiver i kolonnen Navn i QuickBooks til at henvise til kontakten, så du vil bruge noget kort og godt. Hvis du arbejder med kunden John Smith hos IBM Corporation, kan du indtaste IBM i kolonnen Navn, IBM Corporation i kolonnen Firmanavn, John i kolonnen Fornavn og så videre.

Hvis du tilføjer kunder eller leverandører, efter at du har klikket på Fortsæt-knappen for at forlade dialogboksen Tilføj de personer, du handler med, spørger QuickBooks om åbne saldi, som kunder skylder dig, eller som du skylder leverandører. Du behøver ikke bekymre dig om disse åbne saldi på dette tidspunkt af opsætningsprocessen.

9. Identificer de varer (de ting), du sælger.

Med dialogboksen Få alle detaljer til QuickBooks Desktop vist, skal du klikke på knappen Tilføj flere i afsnittet Tilføj produkter og tjenester, du sælger. QuickBooks viser en anden dialogboks, der spørger, hvilken slags ting du vil beskrive: tjenester, ting, du sporer i inventar, ting, der er inventar, men som du ikke sporer, og så videre. (Hvilke elementer QuickBooks viser, afhænger af den branche, du angiver i trin 3.) Klik på den relevante knap.

Når QuickBooks viser dialogboksen Tilføj de produkter og tjenester, du sælger, vist i den følgende figur, skal du bruge rækkerne i det viste regneark til at beskrive et produkt eller en tjeneste. For enhver vare indtaster du altid navn, beskrivelse og pris. For nogle varer kan du dog angive meget større detaljer end blot denne skeletinformation. Klik på knappen Fortsæt, når du er færdig med at identificere dine produkter og tjenester. QuickBooks kan forsøge at sælge dig nogle ekstra ting (såsom Intuit-checks), men du er velkommen til at klikke på Nej tak for at vende tilbage til dialogboksen Få alle detaljer i QuickBooks Desktop.

Dialogboksen Tilføj de produkter og tjenester, du sælger

10. Beskriv dine bankkonti.

Med dialogboksen Få alle detaljer til QuickBooks Desktop vist, skal du klikke på knappen Tilføj i afsnittet Tilføj dine bankkonti. Når QuickBooks viser dialogboksen Tilføj dine bankkonti, vist i følgende figur, skal du bruge arbejdsarket til at beskrive hver bankkonto, du bruger til din virksomhed: dens navn, kontonummer, saldo på konverteringsdatoen og den faktiske konverteringsdato. Klik på Fortsæt-knappen, når du er færdig med at identificere dine bankkonti for at vende tilbage til dialogboksen Få alle detaljer til QuickBooks Desktop.

11. Begynd at arbejde med QuickBooks.

Med dialogboksen Få alle detaljer til QuickBooks Desktop vist, skal du klikke på knappen Start Working. QuickBooks viser QuickBooks programvindue. Du er færdig.

Dialogboksen Tilføj dine bankkonti

Hvis du ikke registrerede dig under installationsprocessen, ser du på et tidspunkt efter QuickBooks starter en beskedboks, der spørger, om du vil aktivere QuickBooks. Hvis du ikke aktiverer eller registrerer dig, kan du bruge produktet et par gange eller deromkring, og så — whammo! — programmet låser op, og du kan ikke længere få adgang til dine filer. Enten registrerer du det, eller også kan du ikke bruge det. Jeg kan ikke lide at blive tvunget til at gøre noget, men det er spild af tid at blive oprevet over at skulle registrere QuickBooks.

Den enkleste mulighed er at registrere, når du ser den besked. Sådan gør du: Når QuickBooks viser beskedboksen, der spørger, om du vil registrere dig, skal du klikke på knappen Online for at registrere dig online, eller klikke på knappen Telefon for at registrere dig over telefonen. Hvis du vælger Telefon, viser QuickBooks en anden dialogboks, der giver dig et telefonnummer, du kan ringe til, og som giver dig mulighed for at indtaste dit registreringsnummer.