QuickBooks 2019 Online Banking

I denne artikel starter vi med at diskutere QuickBooks onlinebank- og regningsbetalingsfunktioner og dækker derefter Intuit PaymentNetwork-tjenesterne, som er ret seje værktøjer for nogle virksomheder. Vi gennemgår også kort nogle af de andre onlinetjenester, som Intuit leverer til QuickBooks-brugere.

Den elektroniske bankting

Før vi diskuterer brugen af ​​QuickBooks onlinebank- og betalingstjenester, skal du overveje, om disse funktioner overhovedet giver mening for dig og din virksomhed. Netbank giver mening for nogle mennesker - måske endda dig. Så igen, kan det være mere som finnerne på en '62 Cadillac: cool, men ikke så cool.

Så hvad handler tumulten om?

For QuickBooks omfatter netbank to dele: selve netbank og online regningsbetaling. Grundlæggende giver netbank dig mulighed for at overføre kontooverførselsinstruktioner til din bank og downloade (hente) kontooplysninger elektronisk ved at bruge din computer og internettet. Online regningsbetaling giver dig mulighed for at sende betalingsinstruktioner elektronisk. (Du beder i det væsentlige din bank om at skrive, stemple og sende en check, så du ikke behøver det.)

Og det, min ven, er omtrent alt, hvad der er til netbank.

En håndfuld grunde til at være forsigtig med bankforretninger online

Jeg ved egentlig ikke, om du skal banke online, men jeg vil dele nogle tanker med dig. Og ingen sjov, jeg har haft mine forbehold i årenes løb over for denne funktion. Er det sikkert? Er det nemt? Er det bare en anden måde for et softwarefirma og min bank at tjene flere penge på mig?

Her er min seneste tankegang om sagen: Du burde bruge netbank. Det er sikkert, hvis du ikke deler dit personlige identifikationsnummer (PIN), og det sparer dig masser af tid. Faktisk burde netbank give mange virksomhedsejere mulighed for selv at lave deres bøger for blot et par minutters arbejde i slutningen af ​​ugen.

Når det så er sagt, så skal jeg hurtigt pege på de få fluer i salven, så at sige:

• Din bank skal bruge Intuit-tjenesten. For at bruge den komplette netbanktjeneste skal du bruge en bank, der har tilmeldt sig denne Intuit-tjeneste. Mange, mange store banker har tilmeldt sig. Flere banker tilmelder sig selvfølgelig hele tiden, men nogle har endnu ikke. Så hvis din bank ikke er hoppet med på vognen – altså Intuit-vognen – kan du heller ikke hoppe med på vognen, i hvert fald ikke som et fuldgyldigt medlem af bandet.

For at finde ud af, om din bank tilbyder netbank, skal du vælge Banking→ Bankfeeds →Deltagende finansielle institutioner. Når du har oprettet forbindelse til internettet, viser QuickBooks en liste over de banker, der understøtter Intuit-smag af netbank.

• Det er ikke helt papirløst. Selvom et fuldstændig elektronisk system lyder virkelig effektivt og meget smart, skal du indse, at online regningsbetaling (en nøglekomponent i netbank) ofte ikke er så effektivt eller smart, fordi systemet, for at være helt ærlig, ikke er fuldstændig elektronisk. .
  "Hvad …?" du spørger. "Jeg troede, det var meningen." På godt og ondt er de fleste virksomheder stadig indstillet til - og forventer stadig at - modtage papirchecks med remitteringsråd. Det, der ofte sker, når du sender betalingsinstrukser, er, at banken eller online betalingstjenesten blot udskriver en check til dig. Tænk over det et øjeblik. Hvis banken udskriver din check, har du stadig alle ulemperne ved en udskrevet check, herunder følgende:
  • Du skal stadig afsætte ekstra tid til forsendelse.
  • Du har stadig mulighed for, at checken forsvinder.
  • Du har stadig mulighed for, at checken bliver anvendt forkert. Med andre ord kan checken til at betale din strømregning blive anvendt på din nabos konto i stedet.
• Der er større chance for fejl. Hvad mere er, har du den ekstra komplikation at have din bank, i stedet for dig, til at rydde op i alt det her.
• Det er (normalt) ikke gratis. Det værste af alt er, at banken højst sandsynligt opkræver betaling for denne service. Og det gør Intuit også. (Husk, at banker og softwarevirksomheder tror, ​​at netbank er en måde for dem at tjene penge på.)
• Du kan løbe ind i mulig leverandørforvirring. Modtagelse af betalinger fra din bank, i modsætning til direkte fra dig, kan forvirre dine leverandører. Forvirringen opstår, fordi de checks, de modtager, er samlet i disse søde små konvolutter, der skal rives langs perforeringen på stort set alle sider. Og fordi du ikke kan sende en pengeseddel med en online betaling, kan leverandører nemt kreditere din konto forkert, hvilket kan føre til problemer. (Mit elselskab truer jævnligt med at slukke for gassen til mit kontor, fordi selvom mine el- og gasafgifter er inkluderet i den samme regning, kan elselskabet ikke lide, at jeg sender en check via QuickBooks online regningsbetalingssystem. har brug for to checks: en til elregningen og en til gasregningen.)

Et andet problem bør nævnes. Når du bruger netbank, opretter du et komplekst system uden klare ansvar for problemløsning og teknisk support. Og det betyder, at når man har problemer, kan man ikke altid ringe til nogen for at få hjælp. (No kidding. Bare den anden dag, en fattig fyr sendte mig en e-mail, fordi hans netbank-ting ikke fungerede. Intuit gav banken skylden, banken skyldte hans pc-hardware, pc-firmaet skylden Intuit. Denne fyr har et problem, som ingen kan løse eller vil løse.) Dette er vigtigt at forstå, så lad mig kort skitsere de trin, som en onlinebetaling kan tage:

Du indtaster transaktionen i QuickBooks.

Du laver (eller QuickBooks laver) en internetforbindelse.

QuickBooks bruger internetforbindelsen til at sende transaktionen til banken.

Banken modtager transaktionsoplysningerne og opretter typisk en check, som den sender til den person, du betaler.

Den person, du betaler, får checken (håber du) og krediterer din konto.

Fem enkle trin, ikke? Forkert. Ethvert af disse fem trin kan gå galt. Og hvis en gør det, foretager du faktisk ikke betalingen eller overførslen, og du ved ikke hvorfor:

• Der sker fejl. Hvis QuickBooks eller din computer har en fejl, kan det sige, at du har indtastet og transmitteret en transaktion, mens du faktisk ikke gjorde det. Dette er sket for mig.
• Du skal komme online. Hvis din internetforbindelse ikke virker eller ikke fungerer pålideligt, kan du ikke sende onlinetransaktionen. Jeg har haft problemer med netbank derhjemme over en kabelmodem internetforbindelse (stormudfald) og på arbejdet, når jeg bruger et netværk og en fiberoptisk forbindelse (enten et forkert konfigureret netværk eller dårlig hardware).
• Banker er fejlbarlige. Hvis banken skruer op for at udskrive eller sende checken, kommer din check selvfølgelig ikke derhen. QuickBooks lader dig indtaste en adresse på fem linjer på en check, men checken udskrevet af banken eller online betalingstjeneste kan kun have fire linjer. Så QuickBooks fjerner bare den femte linje i adresseblokken.

Når nogen af ​​disse problemer opstår, vil du ikke vide, hvad der er gået galt - kun at noget er gået galt. Og du vil være ansvarlig for at løse problemet, selvom det kan være din banks, Intuits, din internetudbyders, telefonselskabets eller en andens skyld.

Giver mening med netbank

Så hvad skal du gøre? Lad mig komme med et forslag: Hvis du bruger en bank, der tilbyder netbank, så prøv tjenesten. Absolut! Det er ikke særlig dyrt - muligvis gratis eller (i værste fald) kun et par dollars om måneden. Hvis du senere beslutter dig for, at du ikke kan lide tjenesten, kan du altid gå tilbage til bankforretning på den gammeldags måde.

Hvis du bruger en bank, der ikke leverer netbanktjenester, og du er virkelig ked af det, kan du prøve online-betalingskomponenten for netbank ved at bruge Intuits online-regningsbetalingstjeneste. Online regningsbetaling er den del, hvor du sender instruktioner til din bank (hvis den leverer tjenesten) eller til Intuit for at skrive og sende checks for dig. Du kan bruge online regningsbetalingstjenesten med enhver konto. I bund og grund giver du Intuit tilladelse til automatisk at trække penge fra din konto for at foretage betalinger for dig.

Tilmelding til tjenesten

Alt du skal gøre for at tilmelde dig netbanktjenesten er at vælge Banking→ Bankfeeds→ Opret konto til onlinetjenester. QuickBooks starter en online ansøgningsguide, der leder dig gennem trinene for at ansøge om netbanktjenesterne. Bare følg instruktionerne på skærmen, og voilà! Det er det. En anden fordel ved at være læsekyndig.

For rent faktisk at begynde at overføre onlinebetalinger eller foretage kontoforespørgsler skal du udfylde ansøgningen og få den pågældende ansøgning behandlet. Bemærk også, at du normalt kan udfylde ansøgningen ved at udfylde papirer fra din bank og aflevere det. Du skal muligvis ikke bruge online ansøgningsprocessen.

Foretage en online betaling

Planlæg at oprette og sende onlinebetalinger en god uge før de forfalder. Behandling af din anmodning og derefter udskrivning og afsendelse af en check tager tid for online regningsbetalingstjenesten, og en check, som din bank sender, går ikke hurtigere med posten end en check, du selv sender. Så forvent ikke, at onlinebetaling af regninger sparer dig nogen tid sammenlignet med at sende checks, som du selv udskriver eller skriver i hånden.

Når du har tilmeldt dig netbank, er det nemt at foretage betalinger. Bare følg disse trin:

1. Vælg Bank → Skriv checks.

Du kan også klikke på ikonet Skriv kontrol på startskærmen. Hvis du har skrevet checks med QuickBooks før, genkender du sandsynligvis din gamle ven i vinduet Skriv checks, som vist.

Vinduet Skriv kontrol.

2. Klik på rullemenuen Bankkonto øverst i vinduet, og vælg derefter den konto, du vil skrive denne check fra.

At vælge en konto er et rigtig vigtigt skridt. Sørg for, at du har adgang til den korrekte konto, før du skriver en check.

3. Marker afkrydsningsfeltet Betal online på båndet.

At markere dette afkrydsningsfelt er et andet vigtigt skridt. Hvis du ikke markerer dette afkrydsningsfelt, foretager du ikke en onlinebetaling. du skriver bare en almindelig check, som du skal udskrive eller håndskrive.

4. Udfyld checken.

Hvis betalingsmodtageren vises på en af ​​dine navnelister, udfylder AutoFyld-funktionen navnet på betalingsmodtageren i linjen Betal til rækkefølgen, efter du har indtastet et par bogstaver. For online regningsbetaling skal du have den korrekte adresse. Hvis adressen er ufuldstændig, advarer QuickBooks dig og beder dig rette den. Hvis du ikke har indtastet en transaktion for denne person eller part før eller føjet den pågældende person eller part til en liste, beder QuickBooks dig om at tilføje hurtigt eller konfigurere betalingsmodtagerens navn. Gøre det.

Forresten, gør QuickBooks dig til at indsamle flere oplysninger om alle, du vil betale med en online betaling.

Indtast checkens beløb ved siden af ​​dollartegnet, og tryk derefter på Tab. QuickBooks udskriver beløbet for dig på dollarlinjen.

5. Udfyld om nødvendigt fanerne Udgifter og Poster.

6. Klik på knappen Gem og ny eller knappen Gem og luk for at afslutte med at skrive checken.

Klik på Gem og ny for at skrive endnu en check, eller klik på Gem og luk, hvis du er færdig med at skrive checks i øjeblikket. Der har du det. Din check er skrevet, indtastet i Checking-registret og klar til at blive sendt, så din bank eller Intuit kan udskrive og sende den.

Og du troede, at det her ville blive hårdt, gjorde du ikke?

Folk, der har vænnet sig til Quicken, et fætter-produkt fra QuickBooks, vil måske bruge registreringsvinduet til at foretage onlinebetalinger. Du kan også bruge vinduet Register i QuickBooks, selvom det ikke er helt så smart at gøre det. Du indtaster betalingen på sædvanlig måde, bortset fra at du skriver ordet SEND i tekstboksen Checknummer.

Overførsel af penge elektronisk

Du kan også overføre penge elektronisk mellem bankkonti, så længe konti er i samme bank. (Begge konti skal selvfølgelig også indstilles til netbank.) Her er hvad du skal gøre:

1. Vælg Bank → Overfør midler.

Du ser vinduet Overfør midler mellem konti.

2. Vælg den bankkonto, du vil overføre pengene fra, i rullemenuen Overfør midler fra.

3. Fra rullemenuen Overfør midler til skal du vælge den bankkonto, som du vil overføre pengene til.

4. Vælg den konto, hvor du vil modtage pengene.

5. Marker afkrydsningsfeltet Online pengeoverførsel.

Hvis du gør det, fortæller QuickBooks, at du vil foretage denne overførsel elektronisk. (Denne boks vises ikke, hvis du ikke er konfigureret til netbank.)

6. Indtast det beløb, du ønsker at overføre, i feltet Overførselsbeløb, og udfyld derefter tekstfeltet Memo.

En dag går du måske ind i registret for den konto, du overfører penge fra, og spekulerer på, hvor du har overført disse penge og hvorfor. At udfylde Memo-linjen løser dette lille mysterium på forhånd.

7. Klik på Gem og luk.

Overførslen registreres. Når du har transmitteret overførselsinstruktionerne, bogføres overførselstransaktionen på din konto - måske ikke med det samme, men lige så hurtigt som en telefonoverførsel eller en pengeautomatoverførsel.

Ændring af instruktioner

QuickBooks sender eller overfører faktisk ikke dine betalings- og overførselsinstruktioner, før du fortæller det. Denne lille kendsgerning betyder, at du kan ændre eller redigere dine betalingsinstruktioner (det du indtaster med vinduet Skriv checks) og dine overførselsinstruktioner (det du indtaster med vinduet Overfør midler mellem konti), indtil du rent faktisk overfører dem. Du redigerer onlinebetalinger og kontooverførsler på samme måde, som du redigerer almindelige betalinger og kontooverførsler.

Sender instruktioner

Når du har beskrevet de onlinebetalinger og kontooverførsler, som du ønsker, at QuickBooks skal foretage, sender du disse oplysninger til banken. For at gøre det skal du følge disse trin:

1. Vælg Bank → Bank Feeds → Bank Feeds Center.

Du ser vinduet Bankfeeds, som identificerer den bankkonto, du vil arbejde med.

2. Vælg den bank, som du sender betalings- og overførselsinstruktioner til, fra rullemenuen Finansiel institution i vinduesruden i venstre side af skærmen.

3. Gennemgå betalings- og overførselsinstruktionerne en sidste gang.

Tag et sidste kig på listen over varer, der skal sendes for at sikre dig, at alle betalings- og overførselsinstruktioner, du sender, er korrekte. Hvis du har spørgsmål om en bestemt instruktion, skal du klikke på den og derefter klikke på knappen Rediger. Hvis du ved, at en bestemt betalingsinstruktion er forkert, skal du klikke på den og derefter klikke på knappen Slet.

4. Klik på knappen Send/modtag for at overføre betalings- og overførselsinstruktionerne.

QuickBooks beder dig om at angive en PIN-kode i en sød lille dialogboks. Hvis du sender betalings- og overførselsinstruktioner for første gang, vil QuickBooks sandsynligvis bede dig om at ændre din PIN-kode. Hvis du ikke har nogen transaktioner at sende, omdøber QuickBooks knappen Modtag transaktioner.

5. Gennemgå alle transaktioner, som banken fortæller dig om.

Efter QuickBooks har oprettet forbindelsen og sender og modtager transaktioner, opdaterer QuickBooks de oplysninger, der vises i vinduet Online Banking Center. Du kan få flere oplysninger om mange af de nævnte elementer ved at klikke på dem. Du kan tilføje transaktioner, som QuickBooks downloader fra banken, men som endnu ikke er i dine bankkontoregistre, ved at klikke på knappen Tilføj transaktioner til QuickBooks, som vises nederst i vinduet.

6. Klik på Luk.

Hey, når du er færdig, er du færdig.

Flaskepost

At klare alle dine bankforretninger elektronisk kan være lidt foruroligende, når du starter. Hvad hvis du for eksempel har et spørgsmål? Det eneste, du skal gøre, er at sende en e-mail til banken, hvor du spørger folkene der, uanset hvilket spørgsmål, du normalt stiller i et telefonopkald eller ved gennemkørselsvinduet. For at gøre det skal du følge disse trin:

1. Vælg Bank → Bankfeeds → Opret netbankmeddelelse.

QuickBooks viser vinduet Bankfeeds-meddelelse og udfylder bankens navn (så længe du bruger netbanktjenester med kun én bank). Hvis du bruger netbanktjenester med mere end én bank, skal du vælge navnet på den bank, du vil sende en besked til fra rullemenuen Besked til

2. Klik på tekstboksen Emne, og skriv derefter en kort beskrivelse af din beskeds emne.

Jeg fortæller dig måske noget, du allerede ved, men de fleste e-mail-programmer viser blot en liste over meddelelser, der inkluderer afsenderen, meddelelsens emne og dato. Derfor er beskedemnet, som du bruger, en af ​​de første bidder af beskedinformation, som bankfolkene ser.

3. Vælg den onlinekonto, du vil diskutere i meddelelsen.

4. Klik på tekstboksen Besked, og skriv derefter din meddelelse.

Du er alene her.

5. (Valgfrit) Klik på knappen Udskriv for at udskrive en kopi af din besked.

6. Klik på OK.

Når du klikker på OK, tilføjer du beskeden til listen over ting, der er klar til at sende, næste gang du går online med din bank.

Andre online muligheder

Intuit leverer adskillige andre onlinetjenester af typen små virksomheder til QuickBooks-brugere. Virksomheden har også arrangeret en købmands kreditkortservice, for eksempel; du kan ansøge om denne service online og derefter bruge den online til at modtage betalinger og endda få opkrævningsgodkendelser. QuickBooks forbinder dig automatisk til sin online søgemarketingtjeneste. Nogle af QuickBooks' lønningstjenester er meget online-agtige.

Hvis du har spørgsmål om den aktuelle tilstand af nogen af ​​disse produkter eller tjenester, kan du besøge QuickBooks hjemmeside og søge efter navnet på tjenesten.