QuickBooks 2019 filhåndteringstips

Okay, du behøver ikke bekymre dig om datafilerne, hvor QuickBooks 2019 gemmer dine økonomiske oplysninger. QuickBooks klarer stort set alt det beskidte arbejde. Når det er sagt, har du et par husholdningsopgaver at tage sig af.

Sikkerhedskopiering af QuickBooks er (ikke så) svært at gøre

Den vejledende regel er, at du sikkerhedskopierer, hver gang du arbejder på noget, som du ikke ønsker at lave om. Nogle mennesker tror, ​​at en uges arbejde er ubetydeligt; andre mener, at en måneds arbejde er ubetydeligt.

Her er, hvad denne forfatter gør for at sikkerhedskopiere sine filer. Hun sikkerhedskopierer hver uge, efter hun har indtastet sine data for ugen. Så sætter hun disken (du kan bruge en hvilken som helst flytbar disk, såsom et USB-flashdrev eller en skrivbar CD) i sin mappe, så hvis der sker noget frygteligt (som en meteor, der rammer kontorbygningen), mister hun ikke begge dele. computer og backup-disken med dataene.

Det lyder som et ret godt system, ikke? Faktisk har denne strategi sine problemer:

• Fordi hun sikkerhedskopierer ugentligt, bliver hun muligvis nødt til at indtaste så meget som en uges data igen, hvis computeren går ned mod slutningen af ​​ugen. Hvis du er en person med store transaktionsvolumener - hvis du f.eks. udarbejder hundredvis af fakturaer eller skriver hundredvis af checks hver uge - vil du sandsynligvis tage backup oftere, måske hver dag.
• Et andet problem med min strategi er kun fjernt muligt, men stadig værd at nævne: Hvis der sker noget slemt med QuickBooks-filerne, der er gemt på computerens harddisk, samt filerne, der er gemt på backup-flashdrevet, CD-R, CD-RW eller en anden flytbar datalagringsenhed, ville hun være op ad den velsprogede å uden en pagaj. (En flytbar disk er langt mere tilbøjelig til at fejle end en harddisk og er nemmere at miste.) Hvis dette worst-case-scenarie faktisk indtræffer, bliver hun nødt til at starte forfra fra begyndelsen af ​​året.

Nogle mennesker, som er religiøst forsigtige, cirkulerer tre sæt backup-diske for at mindske chancen for, at dette uheld vil ske. De flytter også regelmæssigt et eksemplar offsite, såsom til en pengeskab. I dette scenarie, når du sikkerhedskopierer dine data, overskriver du det ældste sæt backup-diske.

Lad os sige, at du sikkerhedskopierer dine data hver uge, og at din harddisk ikke kun går ned, men også bryder ud i en kugle af flammer, der stiger højt ud i natten. For at gendanne dine filer skal du bruge det seneste sæt sikkerhedskopier - en uge gamle, max. Hvis der er noget galt med disse filer, bruger du det næstnyeste sæt - to uger gammelt. Hvis der er noget galt med disse filer, bruger du det sidste sæt - tre uger gammelt. På denne måde har du tre chancer for at få et sæt, der virker - en god smule sikkerhed for prisen på et par ekstra diske eller lagerenheder.

To sidste kommentarer relateret til backupstrategier og -taktikker:

• QuickBooks leverer et online sikkerhedskopieringsværktøj, som du også kan bruge til at reducere risikoen for at miste dine data, hvis du mister din sikkerhedskopi. Hvis du virkelig er bekymret for datasikkerhed, og du har en ekstra $100 til $200 om året, vil du måske regelmæssigt (dagligt?) bruge QuickBooks online backup-tjeneste.
• Du kan muligvis kombinere din backup af dine QuickBooks-data med din anden backupmetode. Denne metode kan være en anden manuel mulighed, hvor du kopierer filer til en flytbar lagerenhed som den hun bruger. Eller du kan muligvis bruge et andet online backup-system såsom Carbonite , som bruger et automatisk system til at sikre alle dine data.

Sikkerhedskopiering på den hurtige og beskidte måde

Du er optaget. Du har ikke tid til at fjolle. Du vil bare gøre et acceptabelt stykke arbejde med at sikkerhedskopiere, og du har besluttet, hvor ofte du planlægger at gøre det. Lyder det som din situation? Følg derefter disse trin:

1. Indsæt en tom disk i det relevante drev, eller tilslut en USB-lagerenhed.

Du kan sikkerhedskopiere til enhver flytbar disk, inklusive flashhukommelsesenheder, bærbare harddiske og skrivbare cd'er. Bemærk dog, at Intuit (producenten af ​​QuickBooks) anbefaler, at du ikke bruger QuickBooks backup-kommandoen til at flytte en backup-fil til en cd. I stedet anbefaler det, at du sikkerhedskopierer filen til din harddisk og derefter bruger Windows fil-kopi-kommandoen til at brænde filen på disken. Denne work-around tilgang har en tendens til at løse nogle af de cd-skriveproblemer, som folk oplever, når de sikkerhedskopierer direkte til en cd fra QuickBooks.

For pokker, hun burde indrømme, at du kan sikkerhedskopiere til enhver fast disk, såsom din harddisk eller en netværksdisk, men fordelen ved en flytbar disk er, at du kan gemme den et andet sted. Som et kompromis kan du bruge en netværksdisk. Du vil typisk ikke bruge din harddisk (selvom det er bedre end ingenting), fordi en af ​​de katastrofer, der kan ramme dine QuickBooks-data, er en harddiskfejl.

Du kan også sikkerhedskopiere dine QuickBooks-filer til et online lagerområde.

2. Hvis du gemmer data for mere end én virksomhed, skal du sikre dig, at den virksomhed, hvis data du vil sikkerhedskopiere, er den aktive virksomhed.

Du vil sikkerhedskopiere det rigtige firma. For at finde ud af, om det rigtige firma er aktivt, skal du se på QuickBooks-applikationsvinduets titellinje, som navngiver det aktive firma. (Hvis du ikke kan huske at have konfigureret flere filer, skal du ikke bekymre dig. Du har sandsynligvis kun én fil - det sædvanlige tilfælde).

Hvis du bruger QuickBooks i flerbrugertilstand, skal du skifte til enkeltbrugertilstand, før du sikkerhedskopierer din fil. For at gøre dette skal du vælge Fil → Skift til enkeltbrugertilstand.

3. Vælg Filer → Sikkerhedskopieringsfirma→ Opret lokal sikkerhedskopi for at starte sikkerhedskopieringen.

QuickBooks viser dialogboksen Opret sikkerhedskopi.

Dialogboksen Opret sikkerhedskopi.

4. Fortæl QuickBooks, hvor du vil sikkerhedskopiere QuickBooks-datafilen.

Når QuickBooks viser dialogboksen Opret sikkerhedskopiering - den viste - angiv placeringen for sikkerhedskopieringen ved at vælge alternativknappen Online sikkerhedskopiering eller Lokal sikkerhedskopiering.

For at sikkerhedskopiere din QuickBooks-fil lokalt, vælg indstillingen Lokal sikkerhedskopiering.

5. Beskriv, hvordan QuickBooks skal sikkerhedskopiere din datafil .

Dialogboksen Sikkerhedskopieringsindstillinger.

Mens den første Opret sikkerhedskopi-dialogboks stadig vises, skal du klikke på knappen Indstillinger. QuickBooks viser dialogboksen Backup Options, hvor du angiver, hvordan og hvornår QuickBooks sikkerhedskopierer din datafil:

• Vælg en standardplacering. Angiv, hvor backupfilen skal placeres. Du kan gøre dette enten ved at indtaste stien til sikkerhedskopieringsmappen i boksen Fortæl os, hvor du skal gemme dine sikkerhedskopier (den hårde måde) eller ved at klikke på knappen Gennemse og derefter bruge dialogboksen Søg efter mappe, som Windows viser til at vælge en standard backup placering.
• Finjuster sikkerhedskopieringen. Dialogboksen Sikkerhedskopieringsindstillinger indeholder et par afkrydsningsfelter, som du kan bruge til at finjustere den gamle QuickBooks sikkerhedskopiering. Afkrydsningsfeltet med titlen Tilføj dato og klokkeslæt for sikkerhedskopiering til filnavnet, hvis det er valgt, gør præcis, hvad det siger. Afkrydsningsfeltet med titlen Begræns antallet af sikkerhedskopier i denne mappe til [X] fortæller QuickBooks at begrænse antallet af sikkerhedskopier af din QuickBooks-fil, den gemmer i sikkerhedskopi-mappen. Standardantallet af sikkerhedskopier, der opbevares ved hånden, er tre, hvilket burde være fint.
• Angiv reglen om backup-påmindelse. Du kan markere afkrydsningsfeltet med titlen Påmind mig om at sikkerhedskopiere, når jeg lukker min virksomhedsfil hver [X] gang for at bede QuickBooks om at minde dig om at tage backup af og til. Som standard minder QuickBooks dig hver fjerde gang, du lukker en datafil, men du kan erstatte værdien i tekstboksen for at angive en anden frekvens for backup-påmindelse.
• Vælg en mulighed for databekræftelse. QuickBooks giver tre databekræftelsesmuligheder: Fuldstændig verifikation (sikker, men langsom), Hurtigere verifikation (hurtig, men ikke så grundig) og Ingen verifikation (sparer dig lidt tid nu med risiko for store problemer senere). Muligheden for komplet verifikation er, hvad QuickBooks og jeg begge anbefaler.

Når du er færdig med dialogboksen Sikkerhedskopieringsindstillinger, skal du klikke på OK og derefter klikke på Næste. QuickBooks viser den anden Opret sikkerhedskopi-dialogboks.

Den anden dialogboks Opret sikkerhedskopi.

6. Bestem, hvornår QuickBooks skal sikkerhedskopiere din datafil.

Den anden dialogboks med guiden Backup indeholder valgknapper, som du bruger til at planlægge, hvornår du vil sikkerhedskopiere. For at angive, at du vil sikkerhedskopiere på stedet, skal du vælge alternativknappen Gem det nu.

Bemærk: Selve, og jeg mener den allerførste gang, du sikkerhedskopierer din QuickBooks-fil ved at bruge kommandoen Create Backup, spørger QuickBooks dig ikke, hvornår den skal sikkerhedskopiere din datafil. Den sikkerhedskopierer bare datafilen og springer dette trin over.

7. Bekræft backupfilens placering og navn.

Klik på Næste, mens den anden dialogboks med guiden Backup vises. QuickBooks viser dialogboksen Gem sikkerhedskopi. Hvis du har fuldført trin 5, har du allerede angivet den korrekte mappeplacering for sikkerhedskopieringsfilen. For at være på den sikre side skal du bekræfte, at filnavnet og mappeplaceringen vist i dialogboksen Gem sikkerhedskopi er korrekte. Hvis mappeplaceringen ikke er korrekt, skal du vælge en ny mappeplacering i rullemenuen Gem i. Hvis filnavnet ikke er korrekt, skal du redigere navnet vist i tekstboksen Filnavn.

Dialogboksen Gem sikkerhedskopi.

8. Klik på Gem.

QuickBooks sikkerhedskopierer din datafil og viser en beskedboks, der fortæller dig, at den har sikkerhedskopieret din fil. Meddelelsen giver også backupfilnavn og mappeplacering.

Sikkerhedskopiering af QuickBook-filer online

Du kan sikkerhedskopiere dine data online hurtigt og nemt. Hvis du gør det, behøver du ikke længere at huske at lave sikkerhedskopier og tage dem off-site. For at finde ud af mere om online sikkerhedskopiering skal du vælge Fil → Opret sikkerhedskopi og derefter klikke på linket Lær mere om QuickBooks online sikkerhedskopiering.

Online Backup-tjenesten er en rigtig god idé, hvis du har en hurtig internetforbindelse, men tjenesten koster en lille smule penge. Afhængigt af serviceniveauet betaler du mindst $100 til $200 om året, men du kan konfigurere tjenesten, så QuickBooks automatisk sikkerhedskopierer dine data og endda andre vigtige filer med jævne mellemrum.

To sidste punkter om brug af QuickBooks online backup mulighed:

• Bare for ordens skyld skal du bekymre dig om sikkerheden. (Du kan læse mere om sikkerhedsforanstaltningerne på QuickBooks hjemmeside, men dine data er lige så sikre online, som de er på dit kontor.)
• De fleste mennesker bør bruge tjenestenOnline offsite backup til de priser, som Intuit tilbyder, virker som en virkelig fremragende aftale for enhver virksomhed, hvor QuickBooks datafiler er vigtige.

Sådan får du tilbage de QuickBooks-data, du har sikkerhedskopieret

Hvad sker der, hvis du mister alle dine QuickBooks-data? Først og fremmest vil jeg opfordre dig til at føle dig selvglad. Få en kop kaffe. Læn dig tilbage i din stol. Glæd dig i et par minutter. Du, min ven, har ingen problemer. Du fulgte instruktionerne.

Okay, du kan have et eller to problemer, men du kan sikkert give pc-gremlins skylden for dem. Hvis katastrofen, der fik dig til at miste dine data, også kasserede andre dele af din computer, skal du muligvis geninstallere QuickBooks. Du skal muligvis også geninstallere al din anden software.

Når du har glædet dig tilstrækkeligt (og stykker din computer sammen igen, hvis det var årsagen til katastrofen), skal du omhyggeligt gøre følgende for at genindsætte dine QuickBooks-data:

1. Hent dine backup-filer.

Find den sikkerhedskopi, du har oprettet, og indlæs den i det relevante drev (til en disk) eller USB-port (til et tommelfingerdrev eller ekstern kilde). Hvis du arbejder med en ekstern disk, skal du gøre noget særligt, du skal gøre for at få adgang til den enhed, såsom at tænde for den eksterne disks strøm.

2. Start QuickBooks, og vælg Filer→ Åbn eller gendan virksomhed.

QuickBooks viser dialogboksen Åbn eller gendan virksomhed.

Dialogboksen Åbn eller gendan virksomhed.

3. Angiv, at du ønsker at gendanne en sikkerhedskopi af din QuickBooks-datafil; klik derefter på Næste.

Hvordan du gør det er indlysende, ikke? Vælg alternativknappen Gendan en sikkerhedskopi.

4. Fortæl QuickBooks, om du har sikkerhedskopieret lokalt eller online; klik derefter på Næste.

QuickBooks viser dialogboksen Åbn eller gendan virksomhed (ikke vist).

5. Vælg indstillingsknappen Lokal sikkerhedskopiering for at angive, at du har lavet en lokal sikkerhedskopi, og klik derefter på Næste.

6. Identificer den sikkerhedskopifil, du vil bruge; klik derefter på Åbn.

QuickBooks viser dialogboksen Åbn sikkerhedskopi. Hvis du kender virksomhedens filnavn og placering, kan du indtaste disse oplysninger i de angivne felter. Hvis du ikke kender disse oplysninger, skal du bruge rullemenuen Søg i til at identificere det drev, der indeholder den fil, du vil sikkerhedskopiere; vælg derefter den sikkerhedskopifil, du vil gendanne, og klik på Åbn. QuickBooks viser dialogboksen Åbn eller gendan firma (ikke vist), og fortæller dig, at det næste trin (hvor du angiver gendannelsesplaceringen) er ret så vigtigt.

Dialogboksen Åbn sikkerhedskopi.

7. Angiv, hvor den gendannede fil vil blive placeret; klik derefter på Næste igen.

QuickBooks viser dialogboksen Gem firmafil som. Brug tekstboksen Filnavn og Gem i rullemenuen her for at identificere den fil, du vil erstatte.

Dialogboksen Gem firmafil som.

Hvis du kender virksomhedens filnavn og placering, kan du indtaste disse oplysninger i de angivne tekstbokse. Hvis du ikke kender disse oplysninger, skal du bruge rullemenuen Gem i for at sikre dig, at du placerer den gendannede fil i den korrekte mappe på det korrekte drev.

8. Klik på Gem.

Hvis den fil, du forsøger at gendanne, allerede eksisterer, ser du en beskedboks, der fortæller dig det.

9. Klik på Ja for at overskrive og erstatte filen med den, der er gemt på backup-disken, eller klik på Nej for at beholde den originale kopi.

QuickBooks kan bede dig om din adgangskode for at bekræfte, at du har administrativ tilladelse til at gendanne filen. Så, hvis alt går okay, ser du en beskedboks, der siger det. Træk vejret et dybt lettet suk, og sig tak.

Når du gendanner en fil, erstatter du den aktuelle version af filen med den sikkerhedskopiversion, der er gemt på sikkerhedskopieringsmediet. Gendan ikke en fil for sjov. Gendan kun en fil, hvis den aktuelle version er smidt i papirkurven, og du vil starte forfra ved at bruge den version, der er gemt på backup-disken.

Du skal genindtaste alt, hvad du har indtastet, siden du lavede sikkerhedskopien. Du er lammet. Med held er det ikke så længe siden, du har taget backup.

Brug af bogholderens kopi

Mens jeg er på emnet for rengøringsting, som du kan lave med dine QuickBooks-filer, vil jeg nævne funktionen Accountant's Copy.

Lad mig starte med at sige, at jeg ikke rigtig kan lide denne funktion. Efter min erfaring - og mit firma betjener hundredvis af små virksomheder, der bruger QuickBooks - fungerer Accountant's Copy ikke så godt i praksis. Men du vil måske prøve det alligevel.

En revisorkopi giver din revisor mulighed for at foretage justeringer i en særlig kopi af din QuickBooks datafil, mens du fortsætter med at indtaste dine daglige transaktioner i masterfilen. Når din revisor returnerer den opdaterede fil, kan du flette ændringerne tilbage til masterfilen.

For at bruge bogholderens kopifunktion skal du vælge Filer→ Opret kopi. Vælg indstillingen Accountant's Copy, og følg derefter instruktionerne på skærmen. Du kan importere revisors ændringer senere. Hvis du har brug for hjælp til denne funktion, så tal med din revisor.

Du bør aldrig opgradere til en nyere version af QuickBooks, mens din revisor stadig arbejder med revisorens kopi. Det bør du i hvert fald ikke gøre, hvis du planlægger at bruge revisorens ændringer. Hvis en aktiv revisorkopi er i brug, vil din skærm angive dette faktum helt øverst ved siden af ​​firmanavnet.

Arbejde med bærbare filer

QuickBooks inkluderer en bærbar-fil-funktion. En bærbar fil er en mindre, komprimeret version af QuickBooks datafil. Den bærbare fil er faktisk lille nok til, at du sandsynligvis kan sende den til din revisor, din søster i Portland eller mig.

For at oprette en bærbar fil skal du vælge Fil → Opret kopi. Når QuickBooks viser den første Gem kopi eller sikkerhedskopi-dialogboks, skal du vælge indstillingsknappen Portable Company File, klikke på Næste og derefter følge instruktionerne på skærmen. Processen ligner i øvrigt backup-processen. Jeg synes, det er rigtig nemt at gemme filen på skrivebordet. Så kan du nemt vedhæfte det til din e-mail og sende det ud. Når den anden part har modtaget filen, kan du trække din kopi til papirkurven. Din rigtige fil forbliver intakt. (En bærbar fil skal typisk være 10 MB eller mindre til transmission gennem de fleste e-mail-tjenester.)

For at åbne en bærbar fil, skal en person (dette kan være din revisor, din søster i Portland eller mig) vælge Filer → Åbn eller Gendan virksomhed. Når QuickBooks viser dialogboksen Åbn eller gendan firma, angiver denne anden person bare den fil, hun vil åbne som en bærbar fil, og følger derefter instruktionerne på skærmen.

Brug af et revisionsspor

Af en eller anden mærkelig grund er folk i post-Bernie Madoff-verdenen meget mere interesserede i QuickBooks Audit Trail-funktionen. På grund af denne fornyede interesse, lad mig dele de tre ting, du har brug for at vide om brugen af ​​QuickBooks Audit Trail-funktionen:

• Et revisionsspor er blot en liste over ændringer. QuickBooks Audit Trail - som er en simpel rapport, der viser ændringerne i QuickBooks datafil - lader dig se, hvem der har ændret hvad.
• Du kan ikke slå funktionen Audit Trail fra i nyere versioner af QuickBooks. Derfor bliver hver ændring, du foretager (eller som en anden på dit kontor foretager) i QuickBooks registreret.
• Du kan udskrive Revisionsspor-rapporten ved at vælge Rapporter → Revisor & Skatter→ Revisionsspor.

Brug af en afsluttende adgangskode

QuickBooks kræver ikke, at du - eller endda lader dig - "lukke" måneder og år, som gamle manuelle regnskabssystemer gjorde. (Når du "lukkede" en gammel regnskabsperiode, nulstillede du faktisk indtægts- og udgiftskontiene og overførte derefter nettobeløbet til ejerens egenkapitalkonti.)

QuickBooks lader dig dog bruge en lukkedato og adgangskode. Slutdatoen forhindrer nogen i at indtaste transaktioner tidligere end den angivne dato. Hvis du f.eks. angiver en afsluttende adgangskode, skal nogen angive denne adgangskode, før de indtaster en transaktion eller ændrer en transaktion, der er dateret før lukkedatoen. Hvis du ikke angiver en afsluttende adgangskode, bliver nogen, der forsøger at indtaste eller ændre en transaktion, der er dateret før lukkedatoen, advaret, men denne person kan stadig oprette eller ændre posten.

For at indstille en lukkedato skal du vælge Rediger → Indstillinger, klikke på ikonet Regnskab, klikke på fanen Virksomhedsindstillinger og derefter klikke på knappen Indstil dato/adgangskode, så QuickBooks viser dialogboksen Indstil lukkedato og adgangskode. Du indtaster slutdatoen (sandsynligvis slutningen af ​​det senest afsluttede år) i tekstboksen Closing Date og indtaster derefter adgangskoden (to gange): i tekstboksen Closing Date Password og i tekstboksen Confirm Password. Bemærk: Marker afkrydsningsfeltet med titlen Udelad estimater, salgsordrer og indkøbsordrer fra lukkedatobegrænsninger, så du ikke mister adgangen til disse transaktioner som en del af lukningen.

Dialogboksen Indstil lukkedato og adgangskode.

Indstil ikke en slutdato og adgangskode på en QuickBooks-fil, du vil sende til din revisor, så han eller hun kan udarbejde din selvangivelse. Din skatterevisor skal sandsynligvis foretage ændringer i din QuickBooks-fil for at synkronisere ting mellem dine poster og din selvangivelse. Du vil først "låse" det foregående år, når din selvangivelse er færdig.