QuickBooks 2015: 10 økonomiske tips til virksomhedsejere

Virksomhedsejere bør spille en aktiv rolle i den økonomiske side af virksomheden for at forhindre ethvert forsøg på underslæb eller dokumentfalsk. Gennemgå dine QuickBooks-regnskaber, hold godt øje med, hvor pengene går hen, og ved, hvem der håndterer økonomien. Hold din virksomhed sikker og i god orden ved at følge disse ti økonomiske råd.

Underskriv alle dine egne checks

Dette er ikke et slag mod bogholdere. I en lille virksomhed har folk (især bogholdere med fuld opladning) dog mulighed for nemt at forvirre dig. Ved selv at underskrive alle checks, holder du fingrene på pulsen for din udbetaling af penge. Ja, denne praksis kan være et besvær - du skal vade gennem papirarbejdet, hver gang du underskriver en stak checks - men husk alternativet.

Forresten, hvis du er i et partnerskab, bør du have mindst et par af partnerne med til at underskrive checkene - eller i det mindste de store checks.

Underskriv ikke en check på den forkerte måde

Hvis du underskriver mange checks, kan du blive fristet til at bruge en hurtig og rasende (uundgåeligt ulæselig) signatur. Selvom det giver god mening at scrawle dit navn ulæseligt, når du autograferer baseballs, skal du ikke gøre det, når du underskriver checks. En klar signatur, især en med sans for personlig stil, er karakteristisk. En bølget linje med et kryds og et par prikker er let at smede.

Gennemgå annullerede checks, før din bogholder gør det

Sørg for at gennemgå dine annullerede checks (checkbilledet, der vises på dit kontoudtog), før andre ser det månedlige kontoudtog.

Denne information handler bestemt ikke om bogholdere. Alligevel kan en virksomhedsejer afgøre, om nogen forfalsker underskrifter på checks, kun ved at være den første til at åbne kontoudtoget og ved at gennemgå hver af underskrifterne på de annullerede checks.

Hvis du ikke undersøger checkene, kan skruppelløse medarbejdere - især bogholdere, der kan opdatere bankkontoregistrene - ustraffet forfalske din underskrift. Og de bliver ikke fanget, hvis de aldrig overtrækker kontoen.

Dobbelttjek bankafstemningen

Et hurtigt relateret punkt: Hvis du ikke er den person, der laver bankafstemningen, skal du sørge for at gennemgå afstemningsarbejdet udført af den, der udfører arbejdet. (Sandsynligvis din bogholder?) Denne anmeldelse betyder ikke kun, at et andet sæt øjne ser arbejdet og fanger fejl. Denne anmeldelse giver endnu en mulighed for at sikre, at der ikke opstår sjove forretninger.

Og åh, et andet akavet pointe: Føler du dig ikke tilbøjelig til at følge de foregående to eller tre procedurer? Så kan du - ikke banken - spise eventuelle tab fra ting som forfalskning.

Vælg en bogholder, der kender computere

Bare rolig, du behøver ikke anmode om et FBI-baggrundstjek, når du ansætter en bogholder. Faktisk, hvis du bruger QuickBooks, behøver du ikke ansætte folk, der er fortrolige med små virksomheders regnskabssystemer. Men find folk, der ved, hvordan man fører et checkhæfte og arbejder med en computer. De burde ikke have problemer med at forstå QuickBooks.

Selvfølgelig vil du ikke have nogen, der lige er faldet af robelastbilen. Men selv hvis du hyrer en, der kørte ind til byen på en, vil du ikke have meget problemer med at få den person op i fart med QuickBooks.

Hvis du kan, så find en bogholder, der kender dobbelt bogholderi og løn

Mens det handler om at finde nogen til at hjælpe med QuickBooks-arbejdet, er her et par kommentarer om den ideelle kandidats tekniske færdigheder. … En bogholder, der kender dobbelt bogholderi, er super-nyttig - selvom for at være retfærdig er sådan viden sandsynligvis ikke nødvendig.

Hvis du kan, skal du også finde nogen, der ved, hvordan man laver løn - og ikke kun den føderale lønskat, men også statens lønskatte-abe-virksomhed. (Hvis du ikke kan finde denne slags person, skal du vide, at du nemt kan outsource løn til en stor lønningstjeneste.)

Gennemgå regelmæssigt dit regnskab

Producer og se over resultatopgørelsen, som QuickBooks ubesværet genererer. Bliv vant til at se over din balance med dens lister over aktiver og passiver. Udforsk og find endnu en rapport eller to, der giver dig nyttig indsigt i din virksomheds rytmer og rim. (Enhver fejl, du laver, vil sandsynligvis dukke op som fjollede tal på din balance, forresten.)

Sandsynligvis kan du holde et ret fast greb om operationen ved at se på to eller tre letforståelige rapporter. Og ved regelmæssigt at kigge på disse regnskaber - for eksempel en eller to gange om ugen - gør du dit regnskabssystem til et værktøj, der er nyttigt både til at spotte fristende muligheder og til at undgå farlige fælder.

Her er en måde at drive dine virksomheder på ved at se på tre QuickBooks-rapporter:

• En resultatopgørelse, der sammenligner indeværende års og foregående års år-til-dato tal (så du kan se, hvordan du klarer dig i indeværende år sammenlignet med det foregående år)

• Debitoroversigten ældes (så du kan se, hvilke kunder og kunder der er forfaldne)

• Balancen (så du kan overvåge dine kontanter og arbejdskapital og se alle sjove ting)

Vælg et passende regnskabssystem

Når du bruger QuickBooks, bruger du enten likviditetsregnskab eller periodiseringsregnskab. Kontantbaseret regnskab er fint, når en virksomheds pengestrøm afspejler dens salg, og dens kontantstrøm afspejler dens udgifter. Denne situation er dog ikke tilfældet i mange virksomheder. En kontraktbygger af enfamiliehuse kan for eksempel have kontanter på vej ind (ved at låne fra banker), men tjener måske ikke nogen penge. Alternativt kan en pantelånerindehaver, der låner penge ud til 22 procents rente, måske tjene et par penge, selvom kontanter strømmer ud af virksomheden dagligt.

Som en generel regel, når du køber og sælger lager, fungerer periodiseringsregnskab bedre end kontantregnskab. Kontantbaseret regnskab udskyder dog typisk indkomstskatter.

Hvis QuickBooks ikke virker for din virksomhed

QuickBooks er et fantastisk regnskabsprogram for små virksomheder. Men hvis QuickBooks ikke ser ud til at passe til dine behov - hvis du for eksempel har brug for et program, der fungerer bedre for en producent, eller som indeholder nogle særlige branchespecifikke funktioner - vil du måske have et af de mere komplicerede (men også mere kraftfulde) ) regnskabspakker til små virksomheder.

Før du hopper fra QuickBooks Pro eller QuickBooks Premier, skal du sørge for at tjekke Enterprise Solutions-versionen af ​​QuickBooks, som koster mere, men også fungerer for større virksomheder. Enterprise-versionen af ​​QuickBooks ser ud og fungerer næsten identisk med de "almindelige" versioner. Hvis du kender QuickBooks Pro eller QuickBooks Premier, kender du allerede (eller kender for det meste) QuickBooks Enterprise.

Hvis Enterprise-versionen af ​​QuickBooks ikke virker, kan du eventuelt tale med din revisor om branchespecifikke pakker. (Hvis du f.eks. er en kommerciel trykkeri, kan en eller anden leverandør have udviklet en særlig regnskabspakke kun til kommercielle trykkerier.)

Hold tingene enkle

Når du styrer små virksomheders økonomiske anliggender, skal du holde tingene så enkle som muligt. Faktisk skal du holde dine forretningsanliggender enkle nok til, at du nemt kan se, om du tjener penge, og om virksomheden er sund.

Dette råd om enkelhed kan lyde mærkeligt, men nogle gange kan meget dygtige mennesker bygge uhyrligt komplekse finansielle strukturer for deres virksomheder, herunder komplicerede leasingordninger, labyrintiske partnerskaber og virksomhedsstrukturer og sofistikerede overskuds- og omkostningsdelingsordninger med andre virksomheder. Disse supersofistikerede finansielle ordninger giver ikke overskud, når man tænker på alle omkostningerne. Hvad mere er, bliver sådanne komplekse arrangementer næsten altid til ledelses- og registreringshovedpine.