QuickBooks 2013 Pro og Premier i et flerbrugermiljø

QuickBooks Pro og Premier 2013 giver dig mulighed for at opsætte flere adgangskoder til QuickBooks datafil. Hvad der virkelig er pænt ved dette er, at du kan fortælle QuickBooks at tillade visse brugere og adgangskoder kun at gøre bestemte ting.

Virksomhedsejeren kan for eksempel have en adgangskode, der giver hende mulighed for at gøre hvad som helst. Men en ny regnskabsmedarbejder kan for eksempel have en adgangskode, der tillader ham kun at registrere regninger i systemet.

Følg disse trin for at konfigurere yderligere brugere og adgangskoder i QuickBooks Pro og QuickBooks Premier 2013-udgaver:

Vælg kommandoen Firma→ Konfigurer brugere og adgangskoder→ Konfigurer brugere.

QuickBooks viser dialogboksen Brugerliste. Dialogboksen Brugere og roller identificerer alle brugere, for hvem QuickBooks-adgang er blevet konfigureret, og de roller, QuickBooks kan udfylde, når de bruger QuickBooks. Brugerlisten på fanen Brugerliste i dialogboksen identificerer også, hvem der i øjeblikket er logget på systemet.

Fortæl QuickBooks, at du vil tilføje en bruger ved at klikke på knappen Tilføj bruger.

QuickBooks viser den første dialogboks Opsæt brugeradgangskode og adgang.

Identificer brugeren og angiv en adgangskode.

Giv hver bruger, som du opretter en adgangskode for, et brugernavn. Det gør du ved at indtaste et kort navn - måske brugerens fornavn - i boksen Brugernavn. Når du har identificeret brugeren, skal du indtaste brugerens adgangskode i både tekstboksen Adgangskode og tekstboksen Bekræft adgangskode.

Identificer brugerens rolle(r).

Brug listeboksen Tilgængelige roller til at vælge de roller (eller pligter), som brugeren udfylder. Tilføj derefter den valgte rolle til brugerens liste over tildelte roller ved at klikke på knappen Tilføj. For at flytte en rolle fra en bruger skal du vælge rollen fra listeboksen Tildelte roller og derefter klikke på Fjern.

Beskrivelsesboksen nederst i dialogboksen Ny bruger beskriver rollen mere detaljeret, herunder typen af ​​QuickBooks-bruger, som typisk kan blive tildelt den valgte rolle.

(Valgfrit) Rediger roller efter behov.

Du kan finjustere de roller, som du med QuickBooks' hjælp tildeler. For at gøre det skal du vælge fanen Roller i dialogboksen Brugere og roller, klikke på den rolle, du vil ændre, og klikke på knappen Rediger. Når QuickBooks viser dialogboksen Rediger rolle, skal du vælge en regnskabsaktivitet eller et område fra listen Område og aktiviteter og derefter bruge knapperne Områdeadgangsniveau til at angive, hvad en bruger med den valgte rolle kan gøre.

Du kan angive, at brugeren ikke skal have adgang ved at vælge radioknappen Ingen. Du kan angive, at brugeren skal have fuld adgang ved at vælge knappen Fuld. Hvis brugeren skulle have delvis adgang, skal du vælge knappen Delvis og derefter markere eller fjerne markeringen i boksene Opret, Rediger, Slet, Udskriv og Vis saldo. Klik på OK for at gemme eventuelle ændringer og vende tilbage til dialogboksen Brugere og roller.

Du kan se, hvilken adgang en rolle i første omgang har, ved at vælge en af ​​posterne på listen Område og aktiviteter. QuickBooks bruger knapperne og felterne for områdeadgangsniveau til at vise de aktuelle indstillinger for rollen.

(Valgfrit) Gennemgå dine brugertilladelser.

Når du har oprettet en bruger, bør du (bare for at være forsigtig) gennemgå de tilladelser, du har givet brugeren. For at gøre dette skal du klikke på fanen Brugerliste i dialogboksen Brugere og roller, vælge brugeren og derefter klikke på knappen Vis tilladelser.

Når QuickBooks viser dialogboksen Vis tilladelser (ikke vist), skal du vælge brugeren og derefter klikke på knappen Vis for at se vinduet Vis tilladelser, som viser en meget detaljeret liste over, hvad brugeren kan og ikke kan.

(Valgfrit) Gennemgå dine rolleændringer.

Hvis du foretager ændringer i en rolles tilladelser, vil du sandsynligvis også gennemgå disse ændringer. For at gøre det skal du klikke på fanen Rolleliste i dialogboksen Brugere og roller, vælge rollen og klikke på knappen Vis tilladelser. QuickBooks viser en anden version af dialogboksen Vis tilladelser, der viser de roller, du og QuickBooks har sat op.

Vælg den rolle, du vil gennemgå, og klik derefter på knappen Vis tilladelser. QuickBooks viser en anden version af vinduet Vis tilladelser med en detaljeret liste over, hvad en person med rollen kan og ikke kan.

Når du er færdig med gennemgangen af ​​bruger- og rolletilladelser, skal du klikke på Luk for at lukke åbne vinduer og derefter klikke på knappen Annuller eller Luk for at lukke alle åbne dialogbokse.

Fra dette tidspunkt fremad kan den nye bruger bruge QuickBooks; dog er hans eller hendes rettigheder begrænset til det, du har angivet.

Revisorer ønsker ofte at se de rettigheder, som bestemte brugere har. Dette gælder især, hvis du bliver revideret af din CPA som en del af årlige afslutninger. (Du kan blive revideret, hvis banken f.eks. ønsker reviderede regnskaber.) QuickBooks' View Permissions-vindue er en smart måde at se disse data online på, og hvis du vil udskrive en kopi af tilladelsesoplysningerne, er alt hvad du behøver at gøre klik på vinduets Udskriv-knap.