QuickBooks 2012 Pro og Premier i et flerbrugermiljø

QuickBooks Pro og Premier 2012 giver dig mulighed for at opsætte flere adgangskoder til QuickBooks datafil. Det, der virkelig er pænt ved dette, er, at du kan bede QuickBooks om at begrænse bestemte brugere og adgangskoder til kun at gøre visse ting.

Virksomhedsejeren kan for eksempel have en adgangskode, der giver hende mulighed for at gøre hvad som helst. Men en ny regnskabsmedarbejder kan for eksempel have en adgangskode, der kun giver ham mulighed for at registrere regninger i systemet.

Følg disse trin for at konfigurere yderligere brugere og adgangskoder i QuickBooks Pro og QuickBooks Premier 2012-udgaver:

Vælg kommandoen Firma→ Konfigurer brugere og adgangskoder→ Konfigurer brugere.

QuickBooks viser dialogboksen Brugerliste, som identificerer alle brugere, for hvem QuickBooks-adgang er blevet konfigureret, og som i øjeblikket er logget på systemet.

Fortæl QuickBooks, at du vil tilføje en bruger ved at klikke på knappen Tilføj bruger.

QuickBooks viser den første dialogboks Opsæt brugeradgangskode og adgang.

Identificer brugeren og angiv en adgangskode.

Giv hver bruger, som du opretter en adgangskode for, et brugernavn ved at indtaste et kort navn - måske brugerens fornavn - i boksen Brugernavn. Når du har identificeret brugeren, indtaster du brugerens adgangskode i både tekstboksen Adgangskode og tekstboksen Bekræft adgangskode.

Klik på Næste for at fortsætte, og angiv derefter, om du vil begrænse adgangen for den nye bruger.

Når QuickBooks viser den anden dialogboks Opsæt brugeradgangskode og adgang, skal du angive, om du vil begrænse adgang og rettigheder for brugeren. Hvis du ønsker at begrænse adgang og rettigheder ( rettigheder er simpelthen de ting, som brugeren kan gøre), skal du vælge alternativknappen Selected Areas of QuickBooks.

Hvis du ønsker, at brugeren skal kunne gøre hvad som helst, skal du vælge alternativknappen Alle områder af QuickBooks. Hvis du angiver, at den nye bruger skal have adgang til alle områder af QuickBooks, er du færdig med at opsætte brugeradgangskoden. Du kan springe de resterende trin over.

Klik på Næste for at fortsætte og beskriv derefter adgangen til salgs- og debitoroplysninger og -opgaver.

Når du har fuldført trin 4, viser QuickBooks den tredje dialogboks Konfigurer brugeradgangskode og adgang. Dette er den første af ti dialogbokse, der leder dig gennem et interview med detaljerede spørgsmål om, hvilken slags adgang hver bruger skal have til et bestemt område.

Klik på Næste, og beskriv derefter købs- og kreditorrettighederne.

Når du har gennemført trin 5 ved at klikke på Næste, viser QuickBooks den fjerde dialogboks Opsæt brugeradgangskode og adgang, som giver dig mulighed for at angive, hvilken adgang denne nye bruger har i købs- og kreditorområderne. Du kan vælge alternativknappen Ingen adgang, Fuld adgang eller Selektiv adgang og en af ​​underknapperne til Selektiv adgang.

Klik på Næste, og beskriv derefter de resterende brugerrettigheder og adgang.

Når du klikker på knappen Næste, der vises i bunden af ​​hver version af dialogboksen Konfigurer brugeradgangskode og adgang, viser QuickBooks adskillige andre versioner af dialogboksen, som QuickBooks bruger til at spørge dig om brugerrettigheder og adgang.

Du begrænser rettigheder i hvert af disse andre områder på samme måde, som du gør for områderne salg og debitorer og indkøb og kreditorer. Bare vær betænksom, mens du går igennem og begræns brugerens muligheder. Du ønsker, at brugerne skal have de nødvendige rettigheder til at udføre deres arbejde, men du ønsker ikke at give dem flere rettigheder, end de har brug for.

Angiv, om brugeren kan ændre eller slette transaktioner.

Efter at du har gennemgået omkring et halvt dusin versioner af dialogboksene Konfigurer brugeradgangskode og -adgang, der spørger om specifikke områder af regnskabet, viser QuickBooks versionen Ændring eller sletning af transaktioner af dialogboksen Konfigurer brugeradgangskode og -adgang. Generelt vil du begrænse en brugers muligheder for at ændre eller slette transaktioner.

Klik på Næste, og gennemgå derefter dine rettighedsbeslutninger.

Når du har klikket på Næste, viser QuickBooks den endelige version af dialogboksen Konfigurer brugeradgangskode og adgang. Den identificerer de brugerrettigheder, som du har tildelt eller tilladt. Du kan bruge denne dialogboks til at gennemgå de rettigheder, som nogen har. Hvis du indser, at du har tildelt rettigheder forkert, skal du klikke på knappen Tilbage for at gå tilbage gennem dialogboksene til det sted, hvor du lavede en fejl.

Når du er færdig med gennemgangen af ​​brugerrettigheder og adgang, skal du klikke på Udfør.

Fra dette tidspunkt vil den nye bruger være i stand til at bruge QuickBooks; dog er hans eller hendes rettigheder begrænset til det, du har angivet.