QuickBooks 2012-kondenseringsfilfunktionen

QuickBooks 2015 Condense-funktionen gør et par ting. Først opretter den en arkivkopi af datafilen, og den behandler den datafil for at tillade den at være mindre. For flere detaljer se forklaringen nedenfor:

• QuickBooks Condense-kommandoen opretter en permanent kopi af QuickBooks-datafilen. (Dette kaldes en arkivkopi af filen.) En arkivkopi af firmafilen svarer til et øjebliksbillede af firmafilen, som den eksisterer på et bestemt tidspunkt.

  Hvis nogen senere har et spørgsmål - måske din revisor eller en føderal eller statsrevisor - kan du bruge arkivkopien af ​​datafilen til at vise, hvordan virksomhedens fil så ud på et bestemt tidspunkt.

• Filkondenseringsprocessen gør datafilen mindre ved at opsummere mange gamle lukkede, detaljerede transaktioner ved hjælp af store monsterjournalposter.

Fordi denne kondensering og arkivering kan være en smule forvirrende, er her en hurtig oversigt over præcis, hvad der sker, når du kondenserer QuickBooks virksomhedsfil. Her er, hvad QuickBooks typisk gør under processen:

• Gemmer en arkivkopi af dine virksomhedsfiler : Når du kondenserer QuickBooks virksomhedsfil, gemmer QuickBooks en arkivkopi af denne fil.

• Fjerner gamle lukkede transaktioner : Som en del af Condense-processen giver QuickBooks dig mulighed for at fjerne gamle, lukkede transaktioner fra den aktuelle, fungerende version af QuickBooks virksomhedsfil.

  Husk, at arkivering opretter en arkivkopi af QuickBooks virksomhedsfil. Du har dog stadig den fungerende version af QuickBooks virksomhedsfil. Det er denne nuværende, fungerende version af QuickBooks virksomhedsfil, der bliver ryddet op eller komprimeret ved fjernelse af gamle, lukkede transaktioner.

  Lukkede transaktioner er transaktioner, som QuickBooks ikke længere behøver at spore i detaljer. For eksempel er en gammel kundefaktura - efter at den er blevet betalt - en afsluttet transaktion. En gammel check skrevet til en leverandør - efter at den er ryddet i banken - er en afsluttet transaktion.

• Opsummerer gamle, lukkede transaktioner : Fordi de gamle, lukkede transaktioner fjernes fra QuickBooks datafil, opretter kondensering typisk månedlige journalposter for de gamle, lukkede transaktioner og placerer disse oversigtstransaktioner i den aktuelle, fungerende version af QuickBooks datafil.

  Disse månedlige oversigtsposter giver dig mulighed for at fortsætte med at udarbejde månedlige regnskaber. For eksempel, selvom arkivering fjerner alle de gamle, lukkede transaktioner fra for eksempel januar 2010, kan du stadig producere månedlige regnskaber for januar 2010 i 2013. For at producere månedlige regnskaber for januar 2010 bruger QuickBooks oversigten månedlige journalposter.

• Rydder revisionssporet: En næsten skjult effekt af oprydningen af ​​QuickBooks datafiler vedrører revisionssporet. Hvis du rydder op i en virksomhedsfil og angiver, at virksomhedsfilen skal være kondenseret, rydder QuickBooks revisionssporet før datoen for "fjernede lukkede transaktioner på eller før".

  Med andre ord, i den periode, hvor QuickBooks fjerner gamle, lukkede transaktioner, fjerner det også revisionssporet for disse transaktioner.

Den kondenseres fil proces betyder typisk at skabe en kopi af QuickBooks datafil, at du gemmer og lagt væk someplace og skabe en nedskaleret version af den arbejdende virksomhed fil. Kommandoen, som du bruger til at kondensere QuickBooks-virksomhedsfilen, giver dig dog også mulighed for at oprette næsten tomme virksomhedsfiler.

De fleste mennesker ville aldrig behøve at bruge denne mulighed. der er kun én kategori af QuickBooks-brugere, som måske vil oprette næsten tomme firmafiler. CPA'er og konsulenter (som ønsker at genbruge en virksomhedsfil til en anden forretningsenhed eller klient) vil måske bruge denne kommando til at oprette virksomhedsdatafiler, der allerede har mange af listerne sat op.