QuickBooks 2012 Enterprise Solutions i et flerbrugermiljø

QuickBooks 2012 giver dig mulighed for at opsætte flere adgangskoder til QuickBooks 2012-datafilen. Hvad der virkelig er pænt ved dette er, at du kan fortælle QuickBooks 2012 at begrænse visse brugere og adgangskoder til kun at gøre visse ting.

Virksomhedsejeren kan for eksempel have en adgangskode, der giver hende mulighed for at gøre hvad som helst. Men en ny regnskabsmedarbejder kan for eksempel have en adgangskode, der kun giver ham mulighed for at registrere regninger i systemet.

Hvis mere end én person vil bruge QuickBooks 2012, vil du konfigurere yderligere adgangskoder. For at gøre dette i QuickBooks 2012 Enterprise Solutions skal du følge disse trin:

Vælg kommandoen Firma→Brugere→Konfigurer brugere og roller.

QuickBooks 2012 viser dialogboksen Brugerliste, som vist i illustrationen nedenfor. Dialogboksen Brugere og roller identificerer alle brugere, for hvem QuickBooks-adgang er blevet konfigureret, og de roller, QuickBooks kan udfylde, når de bruger QuickBooks. Brugerlisten, som vises på fanen Brugerliste i dialogboksen, identificerer også, hvem der i øjeblikket er logget på systemet.

Fortæl QuickBooks 2012, at du vil tilføje en bruger ved at klikke på knappen Ny.

Når du klikker på denne knap, viser QuickBooks dialogboksen Ny bruger, som vist.

Identificer brugeren og angiv en adgangskode.

Du skal give hver bruger, som du opretter en adgangskode til, et brugernavn. Det gør du ved at indtaste et kort navn - måske brugerens fornavn - i boksen Brugernavn. Når du har identificeret brugeren, indtaster du brugerens adgangskode i både tekstboksen Adgangskode og tekstboksen Bekræft adgangskode.

Identificer brugerens rolle(r).

Brug listeboksen Tilgængelige roller til at vælge de roller (eller pligter), som brugeren udfylder. Tilføj derefter den valgte rolle til brugerens liste over tildelte roller ved at klikke på knappen Tilføj. Følgende figur viser bruger Susan med revisor anført som en tildelt rolle. For at fjerne en rolle fra en bruger skal du vælge rollen fra listeboksen Tildelte roller og derefter klikke på Fjern.

(Valgfrit) Rediger roller efter behov.

Du kan finjustere de roller, som du med QuickBooks' hjælp tildeler. For at gøre det skal du vælge fanen Roller i dialogboksen Brugere og roller og derefter klikke på den rolle, du vil ændre, og på knappen Rediger.

Når QuickBooks viser dialogboksen Rediger rolle (se illustrationen nedenfor), skal du vælge en regnskabsaktivitet eller et område fra listen Område og aktiviteter og derefter bruge knapperne Områdeadgangsniveau til at angive, hvad en bruger med den valgte rolle kan gøre.

Du kan angive, at brugeren ikke skal have adgang ved at vælge Ingen, Fuld eller Delvis adgang via den relevante alternativknap. Hvis brugeren skulle have delvis adgang, skal du vælge knappen Delvis og derefter markere eller fjerne markeringen i boksene Opret, Rediger, Slet, Udskriv og Vis saldo. Klik på OK for at gemme eventuelle ændringer af rollerne og vende tilbage til dialogboksen Brugere og roller.

Som en generel regel, når det kommer til regnskabskontrol, ønsker du at give den minimale mængde af adgang. Hvis nogen ikke har brug for adgang til QuickBooks datafil til daglige opgaver, skal du vælge knappen Ingen.

Jo mere mulighed du giver til at nudle rundt i dit regnskabssystem, jo ​​større er risikoen for, at nogen kan indføre fejl i systemet, og jo lettere gør du det for nogen at stjæle fra dig.

(Valgfrit) Gennemgå dine brugertilladelser.

Når du har oprettet en bruger, bør du (bare for at være forsigtig) gennemgå de tilladelser, du har givet brugeren. For at gøre dette skal du klikke på fanen Brugerliste i dialogboksen Brugere og roller, vælge brugeren og derefter klikke på knappen Vis tilladelser.

Når QuickBooks viser dialogboksen Vis tilladelser, skal du vælge brugeren og derefter klikke på knappen Vis. Den følgende illustration viser vinduet Vis tilladelser, som viser en meget detaljeret liste over, hvad brugeren kan og ikke kan.