QuickBooks 2008 For Lucky Templates snydeark

Dine forretningsaktiver kan omfatte din evne til at arbejde med QuickBooks regnskabssoftware. Dette praktiske snydeark hjælper dig med at opbygge din bogføringsviden - fra datafilhåndtering til lønforberedelse, samling af vareliste til indkøbsordresporing med QuickBooks 2008.

Sådan indstilles en slutdato og adgangskode i QuickBooks

QuickBooks kræver ikke, at du eller endda lader dig "lukke" måneder og år, som gamle manuelle regnskabssystemer gjorde. (Når du "lukkede" en gammel regnskabsperiode, nulstillede du faktisk indtægts- og udgiftskontiene og overførte nettobeløbet til ejerens egenkapitalkonti.)

QuickBooks lader dig dog bruge en lukkedato og adgangskode. Slutdatoen forhindrer nogen i at indtaste transaktioner tidligere end den angivne dato. Hvis du f.eks. angiver en afsluttende adgangskode, skal nogen angive denne adgangskode, før de indtaster en transaktion eller ændrer en transaktion, der er dateret før lukkedatoen. Hvis du ikke angiver en afsluttende adgangskode, bliver en person, der forsøger at indtaste eller ændre en transaktion, der er dateret før lukkedatoen, advaret, men han eller hun kan stadig oprette eller ændre posten.

For at indstille en lukkedato skal du vælge Rediger → Indstillinger, klikke på ikonet Regnskab, klikke på fanen Virksomhedspræferencer og derefter indtaste lukkedatoen (sandsynligvis slutningen af ​​det senest afsluttede år) i boksen Dato gennem hvilken bøger lukkes. For at bruge en lukkeadgangskode skal du klikke på knappen Indstil adgangskode og bruge dialogboksen, som QuickBooks viser, til at oprette lukkeadgangskoden.

Gør dig klar til at udføre løn med QuickBooks 2008

Hvis du vil bruge en af ​​QuickBooks Payroll-servicemulighederne, fordi du vil spare penge, du ikke er bange for lidt papirarbejde, eller måske vil du have den ekstra fleksibilitet, der følger med at gøre det selv, skal du tilmelde dig passende smag af service.

For at konfigurere en lønningsservicemulighed skal du gøre dig klar til at hoppe på internettet. Følg disse trin:

I QuickBooks skal du vælge Medarbejdere→ Løn→ Bestil lønservice.

QuickBooks opretter forbindelse til internettet og viser den første side af en webformular med flere sider, der giver dig mulighed for at tilmelde og konfigurere QuickBooks Payroll-tjenesten.

Følg instruktionerne på skærmen.

Bemærk: Opsætning af QuickBooks Payroll-tjenesten kræver, at du har nøjagtige år-til-dato lønoplysninger for alle dine medarbejdere samt oplysninger om tilbageholdelsessats. Du ønsker at indsamle alle disse oplysninger, før du begynder. Processen med at oprette løn – forudsat at du har oplysningerne ved hånden, og at du kun har en håndfuld ansatte – bør ikke tage meget mere end en halv time.

Planlæg din løn.

Når du har tilmeldt dig (og indirekte konfigureret) QuickBooks Payroll-tjenesten, skal du planlægge dine kommende lønningsaktiviteter. For at gøre dette skal du vælge kommandoen Medarbejdere → Tilføj eller rediger lønplaner.

Når QuickBooks viser vinduet Payroll Schedule List, skal du klikke på Payroll Schedule knappen og derefter New. Når du bliver bedt om det af QuickBooks, beskriv den lønliste, du planlægger. For eksempel, hvis du opretter en ugentlig lønliste, skal du navngive lønningslisten noget som fredagsløn. Beskriv desuden hyppigheden som ugentligt, hver anden uge, semi-månedlig, og så videre.

Beskriv dine medarbejdere.

Du skal beskrive hver enkelt af dine medarbejdere, og du skal identificere, hvilken lønplan de tilhører. Vælg Medarbejdere→ Medarbejdercenter. Klik på knappen Ny medarbejder. Brug derefter fanerne i vinduet, som QuickBooks viser, til at angive medarbejderens navn, adresse, CPR-nummer og så videre. Bemærk, at du bruger fanen Løn og kompensation til at angive medarbejderens løn og til at tildele medarbejderen en planlagt løn.

Inaktivering af listeelementer i QuickBooks 2008

En af de smarte funktioner i QuickBooks er, at det giver dig mulighed for at forenkle dine lister ved at skjule elementer, der ikke længere er aktive, inklusive dem, du forventer at være aktive igen senere. Hvis du har sæsonansatte, kan du skjule dem fra din medarbejderliste på de tidspunkter på året, hvor de ikke arbejder. Eller hvis du kun sælger erindringsnøgler hvert femte år, kan du forhindre dem i at rode på din vareliste i de dårlige år. Du kan også inaktivere kunder og leverandører fra deres respektive lister.

For at inaktivere noget fra en liste, skal du blot åbne listen og dobbeltklikke på elementet. Når QuickBooks åbner den vare, medarbejder, kunde eller leverandør, som du vil inaktivere, skal du markere afkrydsningsfeltet Varen er inaktiv. (Navnet på afkrydsningsfeltet ændres afhængigt af, hvad du prøver at inaktivere). Klik derefter på OK. QuickBooks skjuler dette medlem fra din liste. Næste gang du viser listen, vises boksen Inkluder inaktiv.

For at se og redigere skjulte medlemmer af din liste skal du blot klikke på boksen Inkluder inaktiv. Alle inaktive medlemmer dukker op med X-ikoner ved siden af ​​sig. Hvis du vil genaktivere et medlem, skal du blot klikke på X-ikonet, hvorefter medlemmet genaktiveres.

QuickBooks holder styr på indkøbsordrer

Du kan oprette QuickBooks PO'er, selvom du bestiller varer via telefon eller via World Wide Web - det vil sige, når du ikke anmoder om varer skriftligt. Ved at udfylde indkøbsordrer kan du bestemme, hvilke varer du har på bestilling, og hvornår varerne ankommer. Alt du skal gøre er at spørge QuickBooks: "Hvad er der på bestilling, og hvornår kommer det alligevel?" Aldrig mere vil du være nødt til at narre din hjerne for at huske, om du har bestilt de tingamajigs og doohickeys.

Og når regningen kommer, har du allerede den specificeret på PO-formularen. Når du har skrevet alle varerne på din PO, behøver du ikke at udfylde fanen Varer på din check, når du betaler regningen. Eller, hvis du betaler regninger med kreditormetoden, behøver du ikke udfylde fanen Varer i vinduet Indtast regninger. Når varerne ankommer, skal du blot lade QuickBooks vide; varerne tilføjes straks til din inventarliste.

Brug PO'er til varer, du bestiller - det vil sige for varer, som du vil modtage og betale for i fremtiden. Hvis du køber varer i håndkøb eller modtager varer, som du ikke har bestilt, behøver du naturligvis ikke en PO. Hvad du skal gøre er bare at betale regningen og inventar de varer, du lige har købt.