Produkter og tjenester i QuickBooks Online

Listen over produkter og tjenester er QuickBooks Online (QBO) svarende til QuickBooks Desktop-produktets liste over varer. Du viser listen over produkter og tjenester ved at vælge Gear→ Produkter og tjenester. I den følgende figur er den komprimerede visning af listen vist, så du kan se flere produkter; du vælger den komprimerede visning fra bordgearet i højre side af siden.

Listen over produkter og tjenester.

Du bruger listen over produkter og tjenester stort set på samme måde, som du bruger kunde- og leverandørlisterne; for eksempel kan du søge efter en vare ved dens navn, SKU eller salgsbeskrivelse. Du kan identificere de kolonner, du kan bruge til at sortere listen, hvis du glider musen hen over kolonneoverskriften; hvis musemarkøren ændres til en hånd, kan du klikke på den kolonne for at sortere listen ved at bruge oplysningerne i den kolonne.

Sådan opretter du kategorier i QBO

Kategorier erstatter underelementer og er tilgængelige for alle abonnementer, der bruger underelementer, undtagen for dem, der migrerer fra QuickBooks Desktop. Du kan bruge kategorier til at organisere det, du sælger, og ved hjælp af forskellige rapporter om produkter og tjenester kan du forhåbentlig hjælpe dig med bedre at forstå, hvad folk køber hos dig. Kategorier påvirker ikke dit regnskab eller dine økonomiske rapporter, og du kan ikke tildele kategorier til transaktioner.

Du kan også bruge klasser og/eller lokationer til at hjælpe yderligere med at katalogisere transaktioner og finansielle oplysninger.

Du kan oprette nye kategorier, mens du opretter varer, eller, hvis du foretrækker det, kan du klikke på knappen Mere på listen over produkter og tjenester og vælge Administrer kategorier for at oprette kategorier, så de er tilgængelige, når du opretter varer. Ja, du kan gøre begge dele.

Fra siden Produktkategorier vist i den følgende figur kan du klikke på knappen Ny kategori for at tilføje en kategori; panelet Kategorioplysninger vises i højre side af din skærm, og du angiver blot kategorinavnet. Hvis kategorien er en underkategori af en eksisterende kategori, skal du markere feltet Er en underkategori og vælge navnet på den eksisterende kategori. Klik på Gem nederst i panelet for at konfigurere din kategori.

Du kan oprette underkategorier op til fire niveauer dybe. Det vil sige, at du kan oprette en kategori kaldet Tøj og derefter oprette en underkategori af Tøj kaldet Sko. For underkategorien Sko kan du oprette en underkategori kaldet Damesko, og for kategorien Damesko kan du oprette en sidste underkategori kaldet Sneakers. Du kan ikke oprette en underkategori til Sneakers, men du kan oprette en anden underkategori til Damesko kaldet Dress Shoes.

Siden Produktkategorier.

Om nødvendigt kan du redigere en eksisterende kategori; klik på linket Rediger ved siden af ​​den kategori, du vil ændre, i tabellen på siden Produktkategorier. Endnu en gang vises panelet Kategorioplysninger, der viser kategoriens aktuelle oplysninger. Foretag ændringer og klik på Gem; alternativt kan du klikke på Fjern for at fjerne en kategori.

Effekten på elementer af at fjerne en kategori afhænger af, om du fjerner en underkategori eller en kategori. Hvis du fjerner en underkategori, flytter QBO de elementer, der er tildelt den, et niveau op. Hvis du fjerner en kategori (uden underkategorier), omklassificerer QBO varerne som ukategoriserede.

Sådan opsætter du salgsafgifter i QBO

Bliv ikke bange; dette er meget nemmere, end du måske forestiller dig. QBO indeholder en guide, der bogstaveligt talt leder dig gennem processen og stiller dig nemme spørgsmål såsom din adresse, og om du skal opkræve moms uden for din stat.

Opsætning af moms, før du opsætter varer, gør dit liv lettere. Hvorfor? Fordi QBO bruger de momsoplysninger, du angiver, når du opsætter varer. Hvis du ikke opsætter moms, før du opsætter varer, skal du gå tilbage og redigere alle dine varer for at blive afgiftspligtige. Yuk!

QBO sporer og rapporterer omsætningsafgift automatisk for virksomheder, der opererer på periodiseringsgrundlaget. Ydermere beregner QBO automatisk moms på transaktioner, hvis du indstiller dit QBO-virksomhedsregnskabsgrundlag til Periodisering.

Så hvad skal du gøre, hvis din virksomhed opererer på kontantbasis i regnskabet? Indstil din virksomheds regnskabsmetode til Periodisering, før du opsætter moms (klik på Gear→Konto og indstillinger→Avanceret). Indstil derefter moms og skift derefter din regnskabsmetode tilbage til Kontanter. Vær opmærksom på, at omsætningsafgiftscentret vil spore din momspligt på periodiseringsbasis, men du kan bruge rapporterne om momstilsvar til at identificere det korrekte beløb for moms, der skal betales.

Første gang du klikker på Skatter, beder QBO dig om at konfigurere moms. Klik på knappen Opsæt omsætningsafgift. Hvis du ikke allerede har indtastet din virksomheds adresse i QBO, beder guiden dig om at angive din adresse. Hvis du allerede har indtastet din adresse, viser QBO den på skærmen, så du kan bekræfte den. Klik på Ser godt ud, når din adresse er korrekt, og klik derefter på Næste.

Guiden spørger derefter, om du skal opkræve moms uden for dit hjemland; vælg Nej eller Ja, alt efter hvad der er relevant; hvis du klikker på Ja, identificerer du de yderligere stater, hvor du opkræver moms. Klik på Næste.

QBO spørger dig dernæst, hvornår dit nuværende skatteår starter, hvor ofte du indsender momsangivelser, og den dato, du begyndte at opkræve moms for dit skatteagentur. Klik på OK!, og det er det – dine salgsafgifter er konfigureret.

Som en del af QBO's opsætningsproces markerer det alle eksisterende kunder som skattebetalende kunder. Hvis du har kunder, der ikke skal betale skat, såsom offentlige myndigheder, skoler og velgørende organisationer, skal du redigere disse kunder (Salg→Kunder→Rediger), og på fanen Skatteoplysninger i dialogboksen Kundeoplysninger skal du fjerne markeringen af Dette afkrydsningsfelt Kunde er afgiftspligtig og angiver fritagelsesoplysninger, såsom årsagen til, at kunden er fritaget for moms og kundens fritagelsescertifikat-id. Du vil måske også vedhæfte en kopi af fritagelsesbeviset til kunden på siden Kundeoplysninger i QBO.

Tilføjelse af service- og ikke-lagervarer

Du kan oprette inventar, ikke-lager og servicevarer, og du kan redigere partier af varer for at ændre deres type.

1. For at få vist listen over produkter og tjenester, vælg Gear–>Produkter og tjenester.

2. Klik på knappen Ny.

QBO viser produkt-/serviceinformationspanelet i højre side af din skærm, hvor du vælger, om du opretter en lagervare, en ikke-lagervare, en service eller en pakke.

Vælg en type element, der skal oprettes.

3. Klik på en type for at vælge den.

Dette eksempel bruger ikke-lagervare. Du opretter en servicevare på samme måde, som du opretter en ikke-lagervare, og leverer den samme slags information som vist i disse trin.

QBO viser derefter panelet for den type element, du har valgt; den følgende figur viser panelet Ikke-beholdning.

Brug dette vindue til at oprette en ikke-lagervare.

4. Angiv et navn til varen og, hvis det er relevant, en lagerholdenhed (SKU).

Du kan også vælge varens kategori.

Du kan uploade et billede af elementet ved at klikke på knappen Upload og navigere til det sted, hvor du gemmer billedet.

5. I afsnittet Salgsoplysninger kan du

en. Marker afkrydsningsfeltet Jeg sælger dette produkt/denne service til mine kunder, og angiv en standardbeskrivelse,

b. Angiv den pris, du opkræver, når du sælger denne vare, og

c. Vælg den indkomstkonto, der er knyttet til varen; om nødvendigt kan du oprette en ny konto.

QBO bruger disse oplysninger, når du vælger denne vare på salgstransaktioner.

6. Sørg for, at der vises et flueben i afkrydsningsfeltet Er momspligtigt, hvis det er relevant, og vælg en af ​​de foruddefinerede poster, der vises i listerne Momskategori og Hvad du sælger.

7. For at få vist sektionen Indkøbsoplysninger skal du markere afkrydsningsfeltet Jeg køber dette produkt/tjeneste fra en leverandør og derefter, hvis det er nødvendigt, klikke på linket Vis mere nederst i vinduet.

Tilføj købsoplysninger for varen.

8. Angiv en standardbeskrivelse, den pris, du betaler, når du køber varen, den udgiftskonto, der er knyttet til varen, og, hvis du vil, den leverandør, du foretrækker at købe varen af.

QBO bruger disse oplysninger, når du vælger denne post på udgiftstransaktioner.

9. Klik på Gem og luk.

QBO gemmer varen og viser listen over produkter og tjenester igen; det nye punkt vises på listen.

Sådan opretter du en lagervare

Oprettelse af en lagervare har et par ekstra typer oplysninger, du skal levere.

Leveringsmængde og lageraktivkontooplysninger for lagervarer.

Angiv den mængde, du har til rådighed, og den dato, hvor du har fastsat mængden ved hånden. Du skal angive en As Of-dato, ellers vil QBO ikke lade dig gemme varen. Hvis du har til hensigt at indtaste historiske transaktioner, der bruger det element, du konfigurerer, skal du sørge for at indtaste en As Of-dato tidligt nok til at imødekomme disse transaktioner - typisk begyndelsen af ​​dit regnskabsår.

Husk, før du kan sælge en vare, skal du eje noget af den. Hvis du ikke ejer nogen på det tidspunkt, du opretter varen, vil du sandsynligvis købe noget af det ved hjælp af en udgiftstransaktion, og det vil opdatere dine mængder for dig.

Hvis du bruger QBO Plus, kan du angive et genbestillingspunkt. Definer dit genbestillingspunkt som den mindste mængde, du vurderer, at du har brug for på et givet tidspunkt. QBO bruger det genbestillingspunkt, du etablerer, til at overvåge mængden af ​​varen på lager, og når mængden på hånden falder lig med eller under det etablerede genbestillingspunkt, minder QBO dig om at bestille mere.

Du kan indstille et genbestillingspunkt, efter du har oprettet en lagervare; find varen på listen Produkter og tjenester, og klik på Rediger i dens handlingskolonne. Angiv derefter genbestillingspunktet og klik på Gem og luk.

Du kan også bruge listen over produkter og tjenester til at se de varer, som du har angivet genbestillingspunkter for, som er lave eller udsolgte. Øverst på listen, vist i den følgende figur, skal du klikke på Lavt lager for at filtrere listen Produkter og tjenester til kun at vise varer, for hvilke du har angivet et genbestillingspunkt, som også er lavt på lager. Klik på Ikke på lager for at se varer, som du har angivet et genbestillingspunkt for, som du ikke har og bør overveje at bestille.

Brug denne grafik til at filtrere listen over produkter og tjenester til kun at vise lavt lager eller kun udsolgte varer, som du har angivet et genbestillingspunkt for.

QBO definerer "lavt lager" som en vare, som du har angivet et genbestillingspunkt for, og som du har en eller færre til rådighed for.

For at bestille en vare på lager eller udsolgt, skal du klikke på pilen i dens handlingskolonne og vælge Genbestil på rullelisten, der vises. QBO opretter en indkøbsordre med varens oplysninger udfyldt. Gennemfør indkøbsordren og send den til leverandøren. Vær opmærksom på, at QBO kun opretter én indkøbsordre for de varer, du vælger.

For at sende indkøbsordrer til flere leverandører skal du vælge de varer, der skal genbestilles for en enkelt leverandør, klikke på Batchhandlinger – som vises over kolonnen Handling, når du har valgt en vare – og derefter vælge Genbestil. Gentag derefter processen for at genbestille varer fra en anden leverandør.

Du kan nemt annullere filteret for varer på lavt lager eller udsolgte varer. Når du har valgt et af disse filtre, vises et X i øverste højre hjørne af filtergrafikken. Klik på det X, og QBO viser den komplette liste over produkter og tjenester igen.

Sådan arbejder du med bundter i QBO

Hvis du bruger QBO Essentials eller QBO Plus, kan du oprette bundter for at gruppere varer, som du ofte sælger sammen. Hvis du var en QuickBooks Desktop-bruger, så tænk på et bundt som et gruppeelement i skrivebordsproduktet.

Et bundt er ikke en samling; QBO opretter ikke en stykliste for et bundt, og QBO sporer heller ikke et bundt som en separat vare med en mængde og separat pris. Det betyder, at QBO ikke sporer mængden til rådighed for bundter.

Hvis du ikke var QuickBooks Desktop-bruger, så tænk på et bundt som en samling af varer – både produkter og tjenester – som en kunde køber hos dig på samme tid. Antag for eksempel, at du driver en landskabsplejevirksomhed, der sælger vandelementer samt belysning, trimning og gødningstjenester.

Hvis en kunde køber et vandelement, skal du typisk sælge kunden selve vandelementet, beton til opsætning af vandelementet og en pumpe til at pumpe vandet gennem vandelementet. Du kan konfigurere de tre elementer, der er nødvendige for at skabe et vandelement - elementet, betonen og pumpen - som et bundt, fordi du skal sælge alle tre på samme tid.

Ideen bag et bundt er at gøre salget nemmere ved at placere alle varer i bundtet på en salgsformular i ét trin i stedet for at få dig til separat at tilføje hver vare, der udgør bundtet, til forskellige salgsdokumenter.

Du kan bruge bundter på estimater, fakturaer, kreditnotaer, salgskvitteringer, tilbagebetalingskvitteringer, forsinkede kreditter og forsinkede debiteringer. Bunter er ikke tilgængelige for købsdokumenter, og du kan heller ikke tilføje en pakke til en prisregel.

Følg disse trin for at oprette en bundt:

1. Vælg Gear→ Produkter og tjenester for at få vist listen over produkter og tjenester.

2. Klik på knappen Ny for at få vist panelet Vælg en type.

3. Klik på Bundle.

QBO viser bundlepanelet vist her.

Panelet, hvor du etablerer et bundt.

4. Angiv et navn, en SKU, hvis det er relevant, og en beskrivelse, der skal vises på salgsformularerne for pakken.

5. Marker afkrydsningsfeltet Vis bundtkomponenter ved udskrivning eller afsendelse af transaktioner i sektionen Produkter/tjenester inkluderet i bundt, hvis du vil angive de komponenter, der er inkluderet i bundtet, på salgsdokumenter.

6. Brug tabelgitteret i bunden af ​​panelet (se følgende figur) til at identificere de produkter, der er inkluderet i pakken.

en. Klik på Vis mere for at udvide panelet, så du kan tilføje yderligere elementer til pakken.

b. Klik i den første række i kolonnen Produkt/Service, og QBO viser en listeboks, du kan bruge til at vælge en vare, der skal inkluderes i pakken.

Valg af en vare, der skal inkluderes i en pakke.

c. Angiv en mængde for varen.

d. Gentag trin b og c for hvert element, du vil inkludere i pakken.

En pakke kan indeholde op til 50 varer. Og du kan omarrangere elementerne i bundtet ved at trække grafikken, der vises til venstre for hvert element (den, der ligner ni prikker).

e. Når du er færdig med at tilføje elementer til pakken, skal du klikke på Gem og luk.

QBO gemmer bundtet; du finder det nederst på listen over produkter og tjenester. For at bruge bundtet skal du blot tilføje det til et salgsdokument på samme måde, som du tilføjer ethvert produkt eller en tjeneste til et salgsdokument. Se kapitel 6 for detaljer om tilføjelse af produkter og tjenester til salgsdokumenter. Og når du først har tilføjet en pakke til et salgsdokument, kan du redigere de varer, der er inkluderet i pakken, tilføje eller slette dem efter behov. Prisen på et bundt er lig med summen af ​​bundtets komponenter. Du kan rabat på et bundt, men du kan ikke markere et bundt, og du kan heller ikke spore det antal, der er til rådighed for et bundt; husk, et bundt er ikke en samling.

Du kan søge efter bundter på samme måde, som du søger efter ethvert produkt eller en tjeneste. Brug søgefeltet øverst på listen over produkter og tjenester til at søge efter navn eller SKU.

Sådan bruger du prissætningsregler i QuickBooks Online

Ved at bruge prissætningsregler, som i øjeblikket er en funktion i beta-test, men tilgængelig i din QBO-virksomhed, hvis du aktiverer det, kan du kontrollere produktpriserne. Det kan du f.eks

• Tilbyd rabatter på specifikke produkter.
• Forøg prisen på specificerede produkter.
• Tilbyd særlige priser til alle eller nogle kunder.
• Gør særlige priser tilgængelige for en bestemt periode.

For tidligere QuickBooks Desktop-brugere ligner prissætningsreglerne prisniveauer; QBO registrerer især ikke en prisændring som en rabat, men snarere som en tilsidesættelse af salgsprisen.

Du kan ikke tilføje en pakke til en prisregel, men du kan omgå dette problem, hvis du tilføjer varer, der er inkluderet i en pakke, til en prisregel. Når du efterfølgende tilføjer bundtet til et salgsdokument, vil bundtet afspejle prisreglens prissætning.

For at bruge prissætningsregler skal du aktivere funktionen ved at vælge Gear–>Konto og funktioner–>Salg og redigere afsnittet Produkter og tjenester for at aktivere prisregler.

Du kan opsætte så mange prisregler, som du vil, men mindre end 10.000 fungerer bedst i QBO. For at oprette en prissætningsregel skal du vælge Gear → Lister → Alle lister. På siden, der vises, skal du klikke på Prisregler og derefter klikke på Opret en regel. QBO viser siden Opret en prisregel vist her.

Brug denne side til at oprette en prisregel.

På denne side skal du angive et navn for reglen, start- og slutdatoerne for reglen, de kunder, der kvalificerer sig, og de produkter eller tjenester, som QBO skal anvende reglen på.

Angiv, hvordan du justerer prisen: ved hjælp af en procentdel, et fast beløb eller en tilpasset pris. Angiv, om reglen er en prisstigning eller -fald, og hvordan du ønsker, at QBO skal håndtere afrunding. Når du er færdig, skal du klikke på Gem eller Gem og luk. Når du opretter en salgstransaktion, anvender QBO automatisk enhver passende prisregel på transaktionerne.