Planlæg dit nye QuickBooks 2012-system

Hvis du forstår et par overordnede elementer - hvad regnskab gør, og hvad regnskabssystemer gør - helt fra starten, vil du opdage, at QuickBooks 2012-opsætningsprocessen giver meget mere mening.

Hvad regnskab gør

Tænk over, hvad regnskab gør. Folk kan skændes om de små detaljer, men de fleste er enige om, at regnskab gør følgende fire vigtige ting:

• Måler overskud og tab

• Rapporter om en virksomheds økonomiske tilstand (dets aktiver, passiver og nettoformue)

• Giver detaljerede optegnelser over aktiver, passiver og ejerens egenkapitalkonti

• Leverer finansiel information til interessenter, især til ledelsen

Hvad regnskabssystemer gør

Tag nu et kort kig på, hvad regnskabssystemer - eller i det mindste hvad regnskabssystemer for små virksomheder - typisk gør:

• Udarbejde regnskaber, herunder resultatopgørelser, balancer og andre regnskabsrapporter.

• Generer forretningsformularer, herunder checks, lønsedler, fakturaer, kundeudtog og så videre.

• Før detaljerede optegnelser over nøglekonti, herunder kontanter, tilgodehavender (beløb, som kunder skylder et firma), kreditorer (beløb, som et firma skylder sine leverandører), lagervarer, anlægsaktiver og så videre.

• Udføre specialiserede informationsstyringsfunktioner. For eksempel i forlagsbranchen betaler bogforlag ofte royalties til forfattere. Så royaltyregnskab er en opgave, som bogforlagets regnskabssystemer typisk skal klare.

Hvad QuickBooks 2012 gør

Okay, når du har forstået, hvad regnskab gør, og hvad regnskabssystemer typisk gør, kan du med et vist perspektiv se, hvad QuickBooks gør:

• Udarbejder regnskaber

• Genererer mange almindelige forretningsformer, herunder checks, lønsedler, kundefakturaer, kundeudtog, kreditnotaer og indkøbsordrer

• Holder detaljerede optegnelser over en håndfuld nøglekonti: kontanter, debitorer, kreditorer og inventar i enkle indstillinger

QuickBooks gør tre af de fire ting, som du ville forvente, at et regnskabssystem gør. QuickBooks leverer ikke de specialiserede regnskabsting. For eksempel laver QuickBooks ikke royaltyregnskab.

Hvad QuickBooks 2012 ikke gør

Så QuickBooks gør tre af de fire ting, som regnskabssystemer gør, men det gør ikke alt. QuickBooks er ofte en ufuldstændig regnskabsløsning. Vær derfor forsigtig med at sætte dine forventninger. Du skal typisk også finde ud af løsninger til nogle af dine særlige regnskabskrav.

QuickBooks giver brugere og virksomheder en masse fleksibilitet. Så for at vende tilbage til det forrige eksempel, kan en bogudgiver gøre meget af det, den skal gøre for royaltyregnskab i QuickBooks. Dette royalty-regnskabsarbejde kræver simpelthen en vis mængde fifleri, da virksomheden er ved at opsætte QuickBooks.

QuickBooks (eller i det mindste de mest populære versioner af QuickBooks) lider dog af et par væsentlige svagheder:

• QuickBooks Pro giver ikke en god måde at håndtere fremstillingen af ​​inventar på. QuickBooks Premier og QuickBooks Enterprise Solutions understøtter dog simpelt fremstillingsregnskab. (Disse versioner af QuickBooks hjælper dig med at redegøre for processen med at omdanne råvarer til færdigvarer.)

• Kun QuickBooks Enterprise Solutions håndterer situationen med opbevaring af inventar flere steder. Med andre ord viser QuickBooks Pro og QuickBooks Premier blot for eksempel, at du har 3.000 widgets. Det lader dig ikke holde styr på, at du har 1.000 widgets på lageret, 500 widgets i butik A og 1.500 widgets i butik B.

På trods af det faktum, at QuickBooks kan være en ufuldstændig løsning og måske ikke håndterer beholdningen, som du ønsker eller har brug for, er QuickBooks stadig en meget god løsning. Hvad QuickBooks gør, det gør det meget godt. Overvej det faktum, at QuickBooks vil eksistere i lang, lang tid.

Det er langt mere sandsynligt, at et regnskabssoftwareprodukt med f.eks. 600 brugere vil blive udgået i stedet for et produkt som QuickBooks, der har 4.000.000 kunder.