Opsæt profillisterne i QuickBooks 2012

Hvis du vælger kommandoen Lister → Kunde- og leverandørprofilliste, viser QuickBooks 2012 en undermenu med kommandoer, som du bruger til at oprette nogle af de minilister, som QuickBooks bruger til at lette din bogføring og dit regnskab. Profillisterne omfatter lister over sælgere, kundetyper, leverandørtyper, jobtyper, betalingsbetingelser, kundebeskeder, betalingsmetoder, forsendelsesmetoder og køretøjer.

De fleste af profillisterne er temmelig enkle at bruge. Hvis du f.eks. vælger kommandoen Salgsrepræsentantliste, viser QuickBooks vinduet Salgsrepræsentantliste. Du klikker derefter på knappen Salgsrepræsentant og vælger Ny. QuickBooks viser vinduet Ny salgsrepræsentant.

I tilfælde af at du stadig oplever en vis mængde af regnskabsangst, skal du blot indtaste navnet på salgsrepræsentanten i feltet Sales Rep Name. Derefter, forsigtigt til vinden, indtaster du sælgerens initialer i boksen Sales Rep Initials. Når du klikker på OK, tilføjer QuickBooks sælgeren til din salgsrepræsentantliste.

De andre profillister fungerer på samme, enkle, nedskalerede måde. Du vælger profillisten i undermenuen, klikker på knappen Profilliste og vælger Ny. Når QuickBooks viser et vindue, bruger du en eller to bokse til at beskrive den nye profilliste.

Bare for at bevise for dig, at dette virkelig er nemt, skal du tage et kig på vinduet Ny kundemeddelelse (tilgængelig fra kundebeskedlisten). Dette er vinduet, du bruger til at oprette en ny kundebesked. Du kan placere kundebeskeder i bunden af ​​kundefakturaer og kreditnotaer.

Hvis du ønsker at spore køretøjets kilometertal i QuickBooks - og bemærke, at du normalt skal spore erhvervskøretøjets kilometertal for at kræve erhvervskøretøjsudgifter som et skattefradrag - kan du vedligeholde en liste over erhvervskøretøjer ved hjælp af køretøjslisten. Denne liste giver dig derefter mulighed for nemt at spore dine erhvervskøretøjer - noget du gør ved at bruge kommandoen Company→Enter Vehicle Mileage.

QuickBooks kan også give adgang til andre lister ved hjælp af menuen Lister. For eksempel kan du få adgang til skabeloner, du opretter til fakturering og andre formularer, ved at bruge kommandoen Lister→Skabeloner. Og QuickBooks kan, afhængigt af hvordan du har installeret softwaren, tilføje lister, der ikke er nævnt her. Afhængigt af din installation og den stat, hvor du opererer, kan QuickBooks f.eks. vise en liste over arbejdskompensationselementer.