Oprydnings- og arkiveringsstrategier for QuickBooks

At beslutte, hvornår og hvordan du vil rydde op eller arkivere din QuickBooks-virksomhedsfil, er for det meste et spørgsmål om sund fornuft. Din første overvejelse bør være, om du overhovedet har brug for at kondensere virksomhedens fil.

Hvis QuickBooks stadig kører med en rimelig hastighed, hvis du ikke finder dig selv ved at blive skør på grund af mange ubrugte genstande på lister, eller hvis datafilen ikke er blevet uhyrligt stor (større end 100 MB eller deromkring), behøver du muligvis ikke at kondensere. I mange tilfælde opnår du ingen fordel ved at rydde op. Og ved ikke at rydde op, har du stadig fuldstændige, detaljerede økonomiske optegnelser lige ved hånden.

At køre en oprydningsoperation reducerer ikke nødvendigvis størrelsen af ​​QuickBooks datafil. Derfor, hvis du virkelig skal have en mindre datafil, bør du først køre en oprydningsoperation og derefter gemme og gendanne en bærbar QuickBooks-datafil.

Her er et andet fornuftigt begreb om oprydning og arkivering af QuickBooks virksomhedsfiler: Du bør oprette en arkivkopi af QuickBooks datafil. Faktisk skal du oprette en arkivkopi af QuickBooks-datafilen i slutningen af ​​året, efter at du eller din CPA har foretaget endelige justeringer af året.

Det er en god idé at lave en arkivkopi af QuickBooks datafil, der bruges til at udarbejde din selvangivelse og eventuelle regnskaber, fordi du altid senere kan forklare et eller andet tal på en afkast eller et regnskab ved at se på arkivkopien af ​​datafilen .

Et af problemerne med at bruge QuickBooks er, at folk med vilje eller uforvarende kan ændre gamle transaktioner. Det betyder, at nogen desværre kan ændre transaktioner i en QuickBooks-datafil i et tidligere år. Når denne ændring sker, kan en person, der ser på QuickBooks-datafilen senere, muligvis ikke forklare et tal på en selvangivelse eller et regnskab.

For eksempel, hvis nogen går tilbage og ændrer en transaktion i et tidligere år, og den transaktion bruges til at beregne de samlede indtægter for året, kan du ikke længere bruge QuickBooks-dataene til at forklare tal på din selvangivelse og dine regnskaber i alt indtægter.

Heldigvis kan du ved at have en arkivkopi af QuickBooks-datafilen - QuickBooks-datafilen, der leverede numre til din selvangivelse og regnskaberne - altid se, hvilke QuickBooks-transaktioner, der understøtter et bestemt selvangivelsesnummer eller finansopgørelsesnummer.

Hvis du stadig er forvirret over dette punkt - og det er en lille smule vanskeligt - spørg din skatterådgiver eller din CPA om problemet. Han kan forklare dig faren ved at have en ændring i QuickBooks-data, der er blevet brugt til at udarbejde et afkast eller et regnskab, efter at afkastet er blevet udarbejdet, eller efter at disse regnskaber er blevet offentliggjort og distribueret.