Oprettelse af fakturerbare tidsregistreringer i QuickBooks Online

Dine medarbejdere kan arbejde direkte for dig på aktiviteter, der er nødvendige for at drive din virksomhed (såsom at udarbejde kundefakturaer eller indtaste regnskabsoplysninger i QuickBooks Online), og de kan også udføre arbejde direkte relateret til dine kunder. I sidstnævnte tilfælde vil du måske spore den tid medarbejderne bruger på klientrelaterede projekter og derefter fakturere dine kunder for dine medarbejderes tid.

For at spore tid bruger du enten vinduet Tidsaktivitet eller vinduet Ugentligt timeseddel; uanset hvilket vindue du bruger, sporer QBO den indtastede tid, og når du udarbejder en faktura til en klient, som tiden er registreret for, beder QBO dig om at tilføje tiden til fakturaen.

Du lærer at indtaste tid ved at bruge både vinduet Tidsaktivitet og vinduet Ugentligt timeseddel, og du vil se, hvordan QBO beder dig om at inkludere den fakturerbare tid på en kundes faktura. Bemærk, at en tidsindtastning, som du kan fakturere tilbage til en kunde, på smart måde kaldes fakturerbar tid.

Indtastning af en enkelt gangs aktivitet

Åbn vinduet Tidsaktivitet ved hjælp af menuen Opret plus (+) øverst i QBO. Følg disse trin:

Klik på knappen Opret plus (+) for at åbne menuen Opret.

Klik på Enkelttidsaktivitet i kolonnen Medarbejdere.

QBO viser vinduet Tidsaktivitet.

Fra listen Navne skal du vælge den medarbejder eller leverandør, der udførte arbejdet.

Indtast datoen, hvor arbejdet blev udført.

Fra kundelisten skal du vælge den kunde, som arbejdet er udført for.

Vælg den service, der blev udført på listen Service.

Sæt et flueben i boksen Fakturerbar, som ændres til boksen Bill At, og angiv en timepris.

Hvis det udførte arbejde er skattepligtigt, skal du sætte kryds i feltet Afgiftspligtig.

Indtast mængden af ​​tid brugt på denne aktivitet i feltet Tid.

Du kan indtaste start- og sluttider, inklusive enhver pausetid, ved at markere feltet Indtast start- og sluttider; QBO beregner den brugte tid og viser den under boksen Beskrivelse.

Indtast en beskrivelse af det arbejde, der som standard vil blive vist på en faktura.

Du kan ændre beskrivelsen efter at have tilføjet tidsangivelsen til fakturaen.

Klik på Gem for at gemme posten eller på Gem og ny for at indtaste en anden tidsaktivitet.

Hvis du klikker på pilen ved siden af ​​Gem og ny, kan du vælge Gem og luk.

Vinduet Tidsaktivitet.

Brug af en timeseddel til at registrere tid

Hvis du foretrækker at indtaste tid i et gitterformat, der viser dage og datoer for en uge, så er den ugentlige timeseddel noget for dig. Følg disse trin for at indtaste tid ved hjælp af dette vindue:

Klik på knappen Opret – plustegnet (+) – for at åbne menuen Opret.

Klik på Ugentlig timeseddel i kolonnen Medarbejdere.

Vælg navnet på den person, hvis tid du optager.

Vælg den uge, du vil optage tid for.

I afsnittet Detaljer skal du vælge et kundenavn, en servicevare og, hvis det er relevant, angive en beskrivelse.

For at fakturere tiden tilbage til en kunde, skal du markere afkrydsningsfeltet Fakturerbar og angive en sats, som du vil debitere tiden til.

Angiv arbejdstiden på den relevante dag.

Klik på Gem, Gem og Ny, eller klik på pilen ved siden af ​​Gem og Ny, og vælg Gem og luk.

Den ugentlige timeseddel.

Tilføjelse af en fakturerbar udgift til en faktura

Du kan tilføje fakturerbare tidsregistreringer til en faktura på et par måder. Hvis du f.eks. ser en kundes side, viser QBO en liste over udestående transaktioner. I kolonnen Handling for enhver fakturerbar tidsindtastning viser QBO en Start faktura-knap, som du kan klikke på for at starte en faktura til kunden og inkludere den fakturerbare udgift på fakturaen. For at se en kundes side skal du klikke på Kunde i navigationslinjen og derefter klikke på en kundes navn.

Men du behøver ikke gå på udkig efter fakturerbare tidsregistreringer. QBO beder dig om at tilføje dem til enhver faktura, du opretter for en kunde, for hvem der findes fakturerbare tidsregistreringer. Start en faktura (fra menuen Opret — plustegnet — klik på Faktura), og vælg en kunde. Hvis kunden har fakturerbare tidsangivelser, vises de i ruden i højre side af skærmen.

Klik på knappen Tilføj i hver fakturerbar tidsindtastning, som du vil tilføje til fakturaen. Eller, for at tilføje alle indgange, skal du klikke på knappen Tilføj alle øverst i ruden til højre. QBO indtaster oplysninger om hver fakturerbar tidsindtastning på en linje på fakturaen og udfylder tjenesten, beskrivelsen, mængden, satsen og det samlede beløb. Du kan redigere enhver information på linjen efter behov. Udfyld resten af ​​fakturaen, som du ville gøre med enhver anden faktura, og tilføj andre linjer, der muligvis ikke vedrører tidsindtastninger.

Glem ikke, at du kan tilføje en subtotal for tidsindtastninger, hvis du vælger det.