Oprettelse af et jobvurdering med QuickBooks 2005

QuickBooks Pro og QuickBooks Premier har en funktion, der er meget interessant for virksomheder, der udfører opgaver eller projekter for deres kunder: entreprenører, konsulenter, ingeniører, arkitekter og så videre. QuickBooks Pro og QuickBooks Premier (i modsætning til det almindelige Basic QuickBooks-program) har evnen til at lave simple projekt- eller jobomkostninger. Denne funktion betyder, at din virksomhed kan oprette projekt- eller jobestimater, spore omkostninger efter projekt eller job og fakturere fakturaer efter projekt eller job.

I QuickBooks Pro starter jobomkostninger med et estimat. Et estimat er blot en liste over de anslåede omkostninger, du vil afholde for et job, du vil udføre for en kunde.

Hvis du antager, at du allerede har oprettet et job og har fortalt QuickBooks, at du bruger estimater, er her de trin, du følger for at oprette et skøn:

1. Hent formularen.

Vælg Kunder –> Opret estimater. QuickBooks åbner en formular Opret skøn, som har en uhyggelig lighed med formularen Opret fakturaer, som du har set, hvis du overhovedet har arbejdet med QuickBooks.

2. Begynd at udfylde de tomme felter.

Vælg den relevante Customer:Job fra rullelisten øverst i formularen. QuickBooks Pro udfylder automatisk så meget information som muligt - normalt i det mindste feltet Navn/adresse - på formularen.

Hvis du konfigurerede QuickBooks Pro til at spore klasser, vises den relevante rulleliste øverst i midten af ​​formularen. Gå videre og brug boksen, hvis det er relevant.

Du er velkommen til at ændre standardindstillingerne - for eksempel dato og estimeret #.

3. Tilføj linjeposterne — detaljer, detaljer, detaljer.

Du udfylder detaljerne i et Opret estimater-vindue på samme måde, som du udfylder detaljerne i et Opret faktura-vindue.

Hver linjepost, som du vil inkludere på dit jobestimat, skal beskrives på listen med varer. Bemærk, at fordi du ofte sælger arbejde til kunder og kunder ved hjælp af til dels et skøn, vil du typisk gerne inkludere fuldstændige beskrivelser af varerne. (Nogle entreprenører bruger f.eks. ofte flere linjer med beskrivende tekst til fuldt ud at forklare hvert element, der vises på estimatet.)

4. Tilføj eventuelle valgfrie oplysninger.

Hvis du vil, kan du bruge en af ​​de andre tilgængelige bokse i vinduet Opret estimater til at indsamle og gemme yderligere oplysninger. For eksempel, ligesom med vinduet Opret fakturaer, kan du klikke på rullelisten Kundemeddelelse og skrive en venlig besked, eller du kan bruge en fra rullelisten.

Du kan også bruge Memo-feltet til at skrive en note til dig selv om jobbet, hvis du har lyst. Eller måske nogle noter til manuskriptet, som du har tænkt på at pitche til studierne. Uanset hvad der passer til din lyst.

Hvis du vil inkludere andre elementer i vinduet Opret estimater, kan du tilpasse dette vindue. Vælg Tilpas fra rullelisten Skabelon i øverste højre hjørne af vinduet Opret estimater. QuickBooks giver dig en liste over dine skønsformularer. Vælg den, du vil redigere. (Du har muligvis kun én estimatformular på listen, hvis du aldrig har oprettet en ny.) Klik enten på knappen Ny eller Rediger. Hvis du klikker på Ny, viser QuickBooks dialogboksen Tilpas skøn.

Før du udskriver det estimat, skal du huske, at vinduet Opret estimater ikke er de samme oplysninger, som vises på det skriftlige estimat. For at se, hvordan den trykte version ser ud, skal du klikke på pil ned ved siden af ​​knappen Udskriv i vinduet Opret estimater og vælge Eksempel på rullelisten. Resultatet er et helsides billede, krympet for at passe på skærmen.

Hvis du ikke har gemt dit estimat endnu, skal du gå videre og klikke på enten Gem og ny eller Gem og luk knappen.

For at undersøge estimatet (eller en hvilken som helst QuickBooks-formular på skærmen) nærmere, skal du enten klikke på knappen Zoom ind øverst på skærmbilledet Udskriftseksempel eller flytte musemarkøren over billedet. Når markøren ligner et forstørrelsesglas med et plustegn i, skal du klikke på venstre museknap. Fordi du kun kan se en del af forhåndsvisningen ad gangen på denne måde, skal du bruge rullepanelerne nederst og til højre i vinduerne til at flytte rundt til de forskellige områder.

Bemærk, at forstørrelsesglasset nu har et minustegn i sig, og Zoom ind-knappen skifter til Zoom ud. Hvis du udfylder mere end ét estimat, kan du bruge knapperne Forrige side og Næste side på skærmbilledet Vis udskrift til at se andre estimater. Når du er færdig, skal du klikke på knappen Luk.

Når du kommer tilbage til vinduet Opret estimater, skal du klikke på knappen Udskriv; QuickBooks Pro viser dialogboksen Print One Estimate. Klik på Udskriv for at udskrive overslaget uden videre.

Hvis du ikke har brugt QuickBooks til at udskrive estimater før, skal du muligvis først konfigurere din printer til denne opgave. For at gøre det skal du vælge Filer –> Printeropsætning og vælge Estimat fra rullelisten Form Name. Angiv derefter de printerindstillinger, du ønsker til udskrivningsestimater. (Denne proces fungerer på samme måde som ved udskrivning af andre formularer, f.eks. fakturaer). Klik på OK, når du er færdig. Dialogboksen Print One Estimate, som QuickBooks viser, efter du har klikket på Udskriv i vinduet Create Estimates, fungerer også på samme måde som dialogboksen Print One Invoice gør.