Oprettelse af en indkøbsordre i QuickBooks

En indkøbsordre tjener et simpelt formål: Den fortæller en leverandør, at du vil købe en vare. Faktisk er en indkøbsordre en købskontrakt.

Mange små virksomheder bruger ikke indkøbsordrer. Men når de vokser til en vis størrelse, beslutter mange virksomheder at bruge dem, fordi indkøbsordrer bliver permanente registreringer af varer, du har bestilt. Desuden formaliserer brugen af ​​indkøbsordrer ofte købsprocessen i en virksomhed. For eksempel kan du beslutte, at ingen i dit firma kan købe noget, der koster mere end $100, medmindre de får en indkøbsordre. Hvis kun du kan udstede indkøbsordrer, har du effektivt kontrolleret indkøbsaktiviteter gennem denne procedure.

Følg disse trin for at bruge QuickBooks til at oprette indkøbsordrer:

1. Fortæl QuickBooks, at du vil oprette en indkøbsordre ved at vælge Leverandører –> Opret indkøbsordrer.

QuickBooks viser vinduet Opret indkøbsordrer.

Bemærk, at hvis menuen Leverandører ikke indeholder kommandoen Opret indkøbsordrer, ved QuickBooks ikke, at du vil oprette indkøbsordrer.

2. Brug rullemenuen Leverandører til at identificere den leverandør, som du vil købe varen fra.

Rullelisten Leverandør viser hver af leverandørerne på din leverandørliste.

3. (Valgfrit) Klassificer købet ved hjælp af rullelisten Klasse.

4. (Valgfrit) Angiv en anden Send til-adresse i rullelisten Send til.

Drop-down-listen Send til viser en liste over alle dine kunder, leverandører og medarbejdere. Du vælger skibsadressen ved at vælge et af disse andre navne. Når du har valgt en post fra Send til-listen, udfylder QuickBooks feltet Send til-adresse med de relevante oplysninger.

Vinduet Opret indkøbsordrer indeholder nogle standard- og forhåbentlig velkendte knapper og bokse: Forrige, Næste, Udskriv, Find, Stavning, Historik og Skabelon.

5. Bekræft købsordredatoen.

Til at begynde med sætter QuickBooks den aktuelle systemdato i Dato-boksen. Du skal dog bekræfte, at den dato, som QuickBooks angiver som købsordredato, er korrekt. Dette er kontraktdatoen. Ofte sætter datoen kontraktlige vilkår - såsom antallet af dage, som varen skal sendes inden for.

6. Bekræft indkøbsordrenummeret.

Indkøbsordrenummeret eller PO-nummeret identificerer entydigt indkøbsordredokumentet. QuickBooks nummererer sekventielt indkøbsordrer for dig og placerer det næste nummer i PO No.-boksen. Det gæt, som QuickBooks laver om det rigtige indkøbsordrenummer, er normalt korrekt, men hvis det ikke er korrekt, skal du indtaste erstatningsnummeret.

7. Bekræft leverandøren og send til information.

Leverandørblokken og Skibet Til blokering identificerer den leverandør, som du køber varen fra, og den skibsadresse, som du ønsker, at leverandøren skal sende forsendelsen til. Disse oplysninger bør være korrekte, hvis din leverandørliste er opdateret, og du har brugt rullelisten Send til korrekt til at identificere, om nødvendigt, en alternativ Send til-adresse. Bekræft ikke desto mindre, at oplysningerne vist i disse to adresseblokke er korrekte. Hvis oplysningerne ikke er korrekte, skal du selvfølgelig rette dem. Du kan redigere adresseblokoplysninger ved at vælge de forkerte oplysninger og derefter genindtaste det, der skal vises.

8. Beskriv hver enkelt vare, du ønsker at bestille.

Du bruger kolonnerne i vinduet Opret indkøbsordrer til i detaljer at beskrive hver vare, du vil bestille som en del af købet. Hver genstand går på sin egen række. For at beskrive en vare, som du vil købe fra leverandøren, skal du angive følgende informationer:

• Vare: I kolonnen Vare kan du registrere det unikke varenummer for den vare, du vil købe. Husk at varer skal indtastes eller beskrives i varelisten. Det vigtigste, du skal vide om varelisten, er, at alt, hvad du ønsker at vise på fakturaen - eller for den sags skyld på en indkøbsordre - skal beskrives i varefilen.

• Beskrivelse: Kolonnen Beskrivelse viser beskrivelsen for det element, du vælger. Du kan også redigere feltet Beskrivelse, så det giver mening for kunder eller leverandører.

• Antal: Kolonnen Antal lader dig identificere mængden af ​​den vare, du ønsker. Du indtaster selvfølgelig det antal varer, du ønsker i dette felt.

• Pris: Kolonnen Pris lader dig indtaste prisen pr. enhed eller pris pr. enhed for varen. Bemærk, at QuickBooks bruger forskellige etiketter til denne kolonne afhængigt af den type virksomhed, du har oprettet.

• Kunde: I kolonnen Kunde kan du identificere den kunde, som varen er købt til.

• Beløb: Kolonnen Beløb viser det samlede forbrug for varen. QuickBooks vil beregne beløbet for dig ved at gange mængden med satsen (eller prisen). Du kan også redigere kolonnebeløbet. I dette tilfælde justerer QuickBooks satsen (eller prisen), så mængde gange sats altid er lig med beløbet.

Du skal indtaste en beskrivelse af hver vare, der skal inkluderes på indkøbsordren. Det betyder for eksempel, at hvis du vil bestille seks varer fra en leverandør, skal din indkøbsordre indeholde seks linjer med information.

9. Udskriv indkøbsordren.

Du vil gerne udskrive indkøbsordren. Formålet med at registrere en indkøbsordre i QuickBooks er at oprette en formel registrering af et køb. Du vil næsten altid ønske at sende denne indkøbsordre til leverandøren. Indkøbsordren fortæller leverandøren præcis, hvad du vil købe, og den pris, du er villig til at betale. For at udskrive indkøbsordren kan du klikke på knappen Udskriv. Du kan også udskrive indkøbsordrer senere i en batch; for at gøre det skal du gemme alle de indkøbsordrer, du vil oprette, og derefter vælge kommandoen Filer –> Udskriv formularer –> Indkøbsordrer.

10. Gem indkøbsordren.

For at gemme din indkøbsordre skal du enten klikke på knappen Gem og luk eller knappen Gem og ny. Hvis du klikker på knappen Gem og ny, gemmer QuickBooks denne indkøbsordre og viser en tom version af vinduet Opret indkøbsordrer igen, så du kan registrere en anden indkøbsordre.