Oprethold god regnskabskontrol i QuickBooks 2018

QuickBooks 2018 tilbyder kontrolteknikker, som en virksomhedsejer eller virksomhedsleder kan bruge til at minimere utilsigtede fejl og minimere muligheden for tyveri, der opstår, når flere brugere har adgang. Her er nogle gode ideer:

• Sammenlign jævnligt antal fysiske beholdninger med beholdningsregnskaber. Beholdningen krymper, desværre. Folk - nogle gange ansatte, men ofte pseudokunder, såsom butikstyve - stjæler inventar. Derfor er én ting, du skal gøre, både for at minimere dit lagertab og for at vedligeholde nøjagtige regnskaber, regelmæssigt at sammenligne fysiske optællinger af din beholdning med det, dine regnskaber viser. En lille dagligvarebutik vil for eksempel gerne sammenligne tobakslager på daglig basis, øl- og vinbeholdninger på ugentlig basis og alle andre købmandsvarer på månedlig eller årlig basis. Denne tilgang til ofte at tælle de mest værdifulde og nemmest at stjæle genstande opnår to ting:
  • Lagersvind identificeres hurtigt.
  • Virksomhedsejeren kan minimere lagersvind ved at identificere den type lager, der oftest bliver stjålet, eller endda når lageret oftest stjæles.
• Afstem bankkonti. En ting, som virksomhedsejere efter min mening bør gøre, er at afstemme deres egne bankkonti. Ofte sker medarbejdertyveri af regnskabspersonale, da medarbejdere finder ud af, hvordan de skal skrive checks på virksomhedens bankkonto, som ejeren ikke kan se. En sikker måde at finde en fiktiv og svigagtig transaktion på er at få ejeren til at afstemme kontoudtoget. Hvis ejeren afstemmer kontoudtoget, kan hun sammenligne bankens regnskab for kontoen med virksomhedens QuickBooks regnskab. Eventuelle åbenlyse uoverensstemmelser kan rettes, hvilket betyder, at QuickBooks regnskaber er mere nøjagtige. Derudover har alle ujævne, mistænkelige transaktioner en tendens til at blive tydelige, når virksomhedsejeren ser nøje på checks.
• Adskil regnskab fra fysisk depot, hvor det er muligt.I en lille virksomhed er det svært altid at adskille regnskabet for en aktivitet fra den fysiske forældremyndighed eller det fysiske ansvar for den pågældende aktivitet. Det er svært at adskille lagerregnskabet fra fysisk opbevaring eller adgang til det pågældende lager. En butiksmedarbejder kan for eksempel nemt være i stand til at stjæle cigaretter og også justere lageroptegnelser gennem kassesalg af cigaretter. Ikke desto mindre, hvor end du kan adskille fysisk depot fra regnskab, sker der indbygget fejlkontrol. Den person, der foretager regnskabet, kontrollerer indirekte, at den fysiske depotforvalter passer på aktivet. Hvis den fysiske depotforvalter for eksempel stjæler kartoner med cigaretter, viser det sig, når revisoren sammenligner regnskabet med det fysiske regnskab for beholdningen. Tilsvarende en person, der ikke har adgang til kontanterne og bankkontoen, kan ikke nemt stjæle kontanter, selvom han har fuld adgang til kasseregnskabet. Du kan bede din CPA om hjælp til at udtænke måder at adskille fysisk opbevaring af aktiver fra regnskabs- og bogføringsopgaver. Og du burde virkelig, virkelig gøre dette. Desværre er medarbejdertyveri meget almindeligt.
• Træn medarbejdere i brugen af ​​QuickBooks. Du bør uddanne medarbejdere til at bruge QuickBooks, hvis du har en virksomhed af enhver størrelse af to grundlæggende årsager:
  • En person, der ved, hvordan man bruger QuickBooks, er mindre tilbøjelige til at lave utilsigtede fejl. QuickBooks er ikke svært at bruge, men det er heller ikke noget, du kan lære med vilje uden hjælp. Nogle transaktioner er ret vanskelige, især for visse virksomheder. Så hvis du kan, giver det god mening at give medarbejderhjælp eller træning eller begge dele. Disse ressourcer lader folk bruge QuickBooks funktioner mere komfortabelt og mere præcist til at opbygge økonomiske oplysninger, der lader dig styre din virksomhed bedre.
  • Rodede regnskaber camouflerer medarbejdertyveri. Ofte er en ting, du ser, når medarbejdertyveri sker, virkelig rodede regnskaber. Af den grund kan du komme i en situation, hvor dårligt uddannede medarbejdere skaber et rodet regnskabssystem, der muliggør medarbejdertyveri. Så træning betyder ikke kun, at du har mere nøjagtige regnskabsoptegnelser, men også at du vil være mindre tilbøjelig til at have et miljø, der fremmer tyveri eller underslæb.
• Luk din QuickBooks-fil. Hvis du tager et regnskabsprincipperkursus, vil du opdage, at afslutning betyder et sæt bogføringsprocedurer, som nogen udfører for at nulstille indtægts- og udgiftskonti, så indtægter og udgifter let kan beregnes fra det nye år. I QuickBooks, lukkerbetyder noget andet. Men du vil stadig lukke QuickBooks-filen for at bevare integriteten af ​​dine data. Sådan gør du: Vælg kommandoen Rediger –> Indstillinger, vælg Regnskab, vælg fanen Virksomhedspræferencer, og klik derefter på knappen Slutdato Indstil dato/adgangskode. Når QuickBooks beder dig, skal du angive en lukkedato og adgangskode. Efter du har givet disse oplysninger, forbyder eller begrænser QuickBooks brugere i at ændre eller indtaste transaktioner dateret før slutdatoen. (Kun personer med adgangskoden kan foretage ændringer i eller indtaste transaktioner med datoer, der er tidligere end slutdatoen.)
• Administrer dit QuickBooks regnskabssystem. Jeg er ked af at rapportere, at mange virksomhedsejere ikke ser regnskabssystemet som værende andet end et værktøj til at producere fakturaer, lønsedler og oplysninger, der kræves til den årlige selvangivelse. Desværre betyder det fjerne forhold til regnskabssystemet, at virksomhedsejere ofte ikke føler det store behov for aktivt at styre, hvad der sker med regnskabssystemet.

En holdning baseret på mere end 30 års erfaring med at arbejde som CPA er, at denne holdning er forkert. Et regnskabssystem bør være et værktøj, som du bruger til bedre at styre din virksomhed. Og det kan det være. Men hvis det skal være et værktøj til bedre at styre din virksomhed, skal du styre systemet. Med andre ord foreslår jeg respektfuldt, at du tager ansvar for at sikre, at medarbejderne er uddannet til at gøre de ting, der beskytter dit regnskabssystem (såsom sikkerhedskopiering af datafilen), og at du sikrer, at de gennemfører passende regnskabsprocedurer på en månedlig og årlig grundlag (såsom at udsende alle fakturaer, afstemme bankkonti, rydde op i rodede transaktioner og så videre).

Dette ledelsesansvar behøver ikke at være tungt. Du kan ret nemt sikre dig, at folk gør den slags ting, de skal gøre, ved at lave nogle simple tjeklister. Følgende tabel viser et eksempel på en månedlig regnskabsto-do-liste.

En prøve på månedlig regnskabsto-do-liste

Denne tabel viser et eksempel på en årlig regnskabsmæssig opgaveliste. Du kan bruge disse tabeller som udgangspunkt for at konstruere din egen liste over ting, som regnskabsmedarbejderen eller kontorchefen skal gøre hver måned eller i slutningen af ​​hvert år.

En prøve på årsregnskabsopgaveliste