Opret en revisors kopi af QuickBooks-datafilen

QuickBooks 2012 gør det nemmere for revisorer at arbejde med klientdatafiler. Din klient opretter revisorens kopi af QuickBooks datafil ved at bruge hans version af QuickBooks og den rigtige datafil og opretter derefter enten en fil, som klienten sender til dig (såsom via posten eller via e-mail) eller den Intuit, skaberen af ​​QuickBooks, sender til dig.

Her er, hvad din klient skal gøre, hvis klienten vil tage sig af at sende filen til dig:

Vælg kommandoen Fil → Bogholders kopi → Klientaktiviteter → Gem fil.

QuickBooks viser først en besked, der spørger klienten, om han vil have enten

• En revisors kopi af filen

• En bærbar kopi eller sikkerhedskopi af filen

Du kan også oprette en revisorkopi ved at vælge Filer→Opret kopi og derefter vælge knappen Bogholderkopi.

En bærbar fil er en ægte, levende kopi af QuickBooks-datafilen, der er blevet en smule formindsket i størrelse, så det er nemmere at flytte rundt (såsom ved at sende filen som en vedhæftet fil via e-mail). En backup- fil er en sikkerhedskopi, anden kopi af QuickBooks-filen, du opretter (normalt), så du har en kopi af QuickBooks-datafilen, hvis der skulle ske noget slemt med den originale QuickBooks-datafil.

Vælg Accountant's Copy, og klik derefter på Næste for at fortsætte.

Angiv en delingsdato.

Når en klient klikker på knappen Næste for at fortsætte med oprettelsen af ​​en revisors kopi, beder QuickBooks ham om opdelingsdatoen. Transaktioner, der falder inden denne dato kan redigeres kun inde revisors kopi. Transaktioner, der falder efter disse data, kan redigeres i både revisors kopi og kundens kopi.

Klik på Næste for at fortsætte.

En anden meddelelse dukker op, der fortæller klienten, at QuickBooks skal lukke alle vinduer for at oprette en revisors kopi. QuickBooks kan også bede klienten om at indsætte en disk.

Klik på OK, og indsæt disken (hvis nødvendigt).

QuickBooks viser dialogboksen Gem revisors kopi.

Navngiv revisorens kopi.

Brug boksen Filnavn i dialogboksen Gem revisors kopi til at navngive revisorens kopi af QuickBooks datafil. Om nødvendigt kan klienten også bruge rullelisten Gem i til at angive, hvor revisors kopi af QuickBooks-datafilen skal gemmes.

Klienten skal huske, hvor revisors kopi af filen bliver gemt. Denne fil gives til revisor - via e-mail, snail-mail eller gemt på en disk - for at revisor kan bruge den.

Opret filen.

Efter at klienten har navngivet revisorens kopi af datafilen og om nødvendigt angiver, hvor revisors kopi skal gemmes, klikker klienten på Gem. QuickBooks gemmer derefter en revisors kopi af QuickBooks datafil.

Denne datafil sendes derefter til revisor af kunden . Med andre ord, klienten skal snail-mail eller e-mail filen.

Din e-mail-udbyder kan begrænse størrelsen af ​​vedhæftede filer (inklusive QuickBooks-filer), som du kan sende via e-mail. Hvis størrelsen gør dig dårligt, kan du uploade QuickBooks-filen til Intuit-webstedet ved at vælge Fil → Accountants kopi → Klientaktiviteter → Send til revisor. Intuit sender derefter din revisor en besked med et klikbart link, som hun kan bruge til at få fat i filen.

Bogholderkopier gør brug af tre filtyper. Accountant Transfer File (med filtypenavnet .qbx) er, hvad en klient opretter og giver til revisoren. Den faktiske bogholderkopi (med filtypenavnet .qba) er, hvad revisor arbejder med, efter at han eller hun har åbnet bogholderoverførselsfilen. Og endelig er der Accountant Export File (med filtypenavnet .qby).