Mekanik af dobbelt bogholderi

Med dobbelt bogføring kan du beregne kontosaldoen for en hvilken som helst konto ved at tage startkontoen og derefter tilføje de debiteringer og krediteringer, der er opstået siden da. I hånden er denne aritmetik lidt uhåndterlig. Din computer (ved hjælp af QuickBooks 2012) gør dette regnestykke nemt.

For omkring 500 år siden udtænkte en italiensk munk ved navn Pacioli en systematisk tilgang til at holde styr på stigninger og fald i kontosaldi. Han sagde, at stigninger i aktiv- og udgiftskonti skulle kaldes debet, mens fald i aktiv- og udgiftskonti skulle kaldes kreditter.

Han sagde også, at stigninger i passiver, egenkapital og indtægtskonti bør kaldes kreditter, hvorimod fald i passiver, ejers egenkapital og indtægtskonti bør kaldes debet.

Du skal huske dette

Ved at bruge Paciolis debet- og kreditsystem kan enhver transaktion beskrives som et sæt af balancerende debet- og krediteringer. Dette system fungerer ikke kun som økonomisk stenografi, men det giver også fejlkontrol. For at få en bedre ide om, hvordan dette fungerer, se nogle enkle eksempler.

Tag for eksempel tilfældet med et kontantsalg på $1.000. Ved at bruge Paciolis system, eller ved at bruge dobbelt bogholderi , kan du registrere denne transaktion som vist her:

Kontant $1.000 debet

Salgsindtægt $1.000 kredit

Se hvordan det virker? Salget på $1.000 vises både som en debitering til kontanter (hvilket betyder en stigning i kontanter) og en kredit på $1.000 til salg (hvilket betyder en stigning på $1.000 i salgsindtægter). Debiterer lige store kreditter, og det er ikke tilfældigt.

Regnskabsmodellen og Paciolis tildeling af debet og kredit betyder, at eventuelle korrekt registrerede transaktionssaldi. For en korrekt registreret transaktion svarer transaktionens debiteringer til transaktionens krediteringer.

Efter konvention viser revisorer og bogholdere transaktioner, eller hvad revisorer og bogholdere kalder journalposteringer .

Journalpost 1: Registrering af kontantsalget

Se hvordan det virker? Hver konto, der er påvirket af en transaktion, vises på en separat linje. Debiteringer vises i venstre kolonne. Krediteringer vises i højre kolonne.

Du forstår faktisk allerede, hvordan denne kontovirksomhed fungerer. Du har et checkhæfte. Du bruger den til at holde styr på både saldoen på din checkkonto og de transaktioner, der ændrer checkkontoens saldo.

Reglerne for dobbelt bogholderi siger i bund og grund, at du vil bruge et lignende registreringssystem ikke kun til din kontantkonto, men for hver anden konto, du også skal bruge for at udarbejde dit regnskab.