Lagerregnskab i QuickBooks 2017

Heldigvis bliver det meste af lagerregnskabet, der foregår i en virksomhed, håndteret automatisk af QuickBooks. Når du for eksempel køber en inventarvare ved at skrive en check eller registrere en kreditorregning, justerer QuickBooks automatisk dine inventarkonti for både varebeholdningens værdi og mængden af ​​varerne. Når du sælger en lagervare til en kunde, justerer QuickBooks igen automatisk dollarværdien af ​​dit lager og justerer mængden af ​​de varer, du sælger.

Grundlæggende betyder alt dette, at QuickBooks opretholder et evigt lagersystem - et lagersystem, der til enhver tid lader dig vide, hvilken mængde varer du har på lager, og hvilken værdi dit lager er på. (Tidligere brugte mindre virksomheder ofte et periodisk opgørelsessystem , hvilket betød, at virksomhedsejere aldrig rigtig vidste med nogen præcision dollarværdien af ​​deres opgørelse eller mængden af ​​lagerelementer, som de havde.)

Selvom alt i det foregående afsnit repræsenterer gode nyheder, kræver flere lagerrelaterede hovedpine en smule regnskabsmagi. Specifikt, hvis din virksomhed har varelager, skal du vide, hvordan du håndterer forældet varelager, bortskaffelse af forældet lager og lagerkrympning.

Håndtering af forældet inventar

Forældet beholdning refererer til varer, som du har købt til salg, men som viser sig ikke at være salgbare. Måske ønsker kunderne det ikke længere. Måske har du for meget af lagervaren og vil aldrig være i stand til at sælge alt, hvad du har.

I begge tilfælde registrerer du det faktum, at din lagerværdi faktisk er mindre end det, du købte den for. Og du vil registrere det faktum, at de penge, du brugte på den forældede vare, i virkeligheden er en udgift. Antag, at du har købt en vare på $100, som du nu er klar over, er forældet. Hvordan registrerer du denne forældelse?

Journalpost 7: Registrering af en godtgørelse for forældet beholdning

Som Journal Entry 7 viser, for at registrere forældelsen af ​​en $100 lagervare, debiterer du først en udgiftskonto kaldet noget i stil med "Inventory ukurans" for $100. Derefter krediterer du en kontra-aktivkonto, der hedder noget i stil med "Tillæg for forældet beholdning" for $100.

En kontra-aktivkonto bliver rapporteret på balancen umiddelbart under den aktivkonto, den vedrører. Kontraaktivkontoen med sin negative kreditsaldo reducerer den nettorapporterede værdi af aktivkontoen. Hvis lagerkontoens saldo er $3.100, og du har en godtgørelse for en forældet lagerkontra-aktivkonto på $100, vises nettolagerbalancen som $3.000. Med andre ord bliver kontra-aktivkontoen trukket fra den relaterede aktivkonto.

QuickBooks kræver, at du selv optager journalpost 7 ved at bruge kommandoen Lav journalposter.

Bortskaffelse af forældet inventar

Når du i sidste ende bortskaffer forældet beholdning, registrerer du en journalpost som denne. Denne journalpost debiterer kontraaktivkontoen for $100 og krediterer beholdning for $100. Med andre ord fjerner denne bogføring værdien af ​​den forældede varebeholdning fra både tillægget til forældet beholdningskonto og selve beholdningskontoen. Du registrerer denne journalpost, når du rent faktisk skiller dig af med varebeholdningen - når du for eksempel betaler skrammelmanden for at slæbe inventaret væk, eller når du smider inventaret i den store container bag dit kontor eller fabrik.

Journalpost 8: Registrering af bortskaffelse af inventar

Generelt er en af ​​de ting, du bør gøre hvert år af skattemæssige årsager, at håndtere dit forældede varelager. Skattereglerne siger generelt, at du ikke kan afskrive forældet varebeholdning, medmindre du rent faktisk disponerer over det til indkomstformål. Typisk kan du dog nedskrive varebeholdningen til dens likvidationsværdi. En sådan nedskrivning fungerer på samme måde som en nedskrivning for ukurant varebeholdning. En nedskrivning kan dog være lidt besværlig, hvis du aldrig har gjort det før, så det kan være en god ide at rådføre dig med din skatterådgiver.

Endnu et virkelig vigtigt punkt om registrering af bortskaffelse af forældet beholdning: I QuickBooks registrerer du beholdningsbortskaffelse ved at justere det fysiske vareantal for beholdningsvarerne. Du indtaster faktisk ikke en journalpost som den, der er vist i journalpost 8. Du justerer beholdningskontiene for den forældede beholdning. Denne justering vil automatisk reducere saldoen på lagerkontoen. Når QuickBooks spørger dig, hvilken konto du skal debitere, angiver du godtgørelsen for forældet lagerkonto.

Håndtering af lagersvind

Den anden kroniske lagerhovedpine, som mange virksomhedsejere og virksomhedsledere skal håndtere, er lagersvind. Det er meget sandsynligt, nogle gange af de mest uskyldige årsager, at dine lageroptegnelser overvurderer antallet af varer. Når dette sker, skal du justere dine poster. Grundlæggende ønsker du at reducere både dollarværdien af ​​dit lager og mængden af ​​dine lagervarer.

QuickBooks laver denne journalpost, så du kan registrere denne begivenhed. Denne bogføring debiterer en passende udgiftskonto - i bilagspost 9 kaldes udgiftskontoen "Svindudgift" - for $100. En journalpost skal også kreditere lagerkontoen for $100.

Journalpost 9: Registrering af lagersvind

Inden for QuickBooks optager du faktisk ikke en formel journalpost som den, der er vist her. Du bruger noget, der kaldes et fysisk tælle-regneark til at justere mængderne af dine beholdningsvareoptællinger til, hvad de faktisk er. Når du foretager denne justering, krediterer QuickBooks automatisk lagerkontoens saldo og justerer mængden. QuickBooks kræver også, at du angiver den udgiftskonto, som den skal debitere for svindet.

I gamle dage sammenlignede virksomheder deres regnskaber med de fysiske optællinger af lagervarer kun én gang om året. Faktisk var den årlige fysiske lageroptælling et smertefuldt ritual, som mange distributører og forhandlere gennemgik. I disse dage har de fleste virksomheder fundet ud af, at det fungerer meget bedre at iscenesætte fysiske lageroptællinger i løbet af året. Denne tilgang, kaldet cyklustælling, betyder, at du sandsynligvis sammenligner dine regnskaber med fysiske tællinger for dine mest værdifulde genstande flere gange om året.

For dine moderat værdifulde varer sammenligner du sandsynligvis dine lagerregnskaber med fysiske optællinger en eller to gange om året. Med dine mindst værdifulde lagervarer sammenligner du sandsynligvis lagerregistreringer med fysiske tællinger kun uregelmæssigt, og du kan acceptere en vis grad af upræcis. I stedet for at tælle skruer i en eller anden beholder, kan du for eksempel veje beholderen og derefter lave et skøn over skrueantallet.

Under alle omstændigheder vil du have et system, der giver dig mulighed for at sammenligne dine regnskaber med dine fysiske optællinger. Lagersvind og lagerforældelse repræsenterer reelle omkostninger ved at drive forretning, som ikke vil blive registreret i dit regnskab på nogen anden måde.