Kreditkorttransaktioner i QuickBooks 2021

Du kan bruge QuickBooks til at spore dine virksomhedskreditkort på nogenlunde samme måde, som du bruger det til at føre et checkhæfte. Processen er næsten den samme, med nogle få rynker.

Forresten, selvom denne artikel i virkeligheden handler om, at du opkræver penge på dine kreditkort, taler vi også om, hvordan du håndterer det vanskelige problem med dine kunder, der betaler med kreditkort.

Sådan sporer du forretningskreditkort i QuickBooks 2021

Hvis du vil spore kreditkortforbrug og -saldi med QuickBooks, skal du oprette en kreditkortkonto - hvis du ikke allerede har gjort det i QuickBooks-opsætningen. (Til sammenligning bruger du bankkonti til at spore ting som f.eks. de penge, der flyder ind og ud af en check-, opsparings- eller småpengekonto.)

Oprettelse af en kreditkortkonto

For at oprette en kreditkortkonto følger du nogenlunde de samme trin, som du bruger til at oprette en bankkonto:

1. Vælg Lister→ Kontoplan.

Eller klik på ikonet Kontoplan på startskærmen. QuickBooks viser vinduet Kontoplan, som vist.

Vinduet Kontoplan

2. Klik på knappen Konto i nederste venstre hjørne af kontoplanvinduet, og vælg derefter Ny i rullemenuen.

QuickBooks viser det første Tilføj ny konto-vindue, som blot viser en liste over valgmuligheder, der svarer til de forskellige typer konti, som QuickBooks tillader.

3. Vælg indstillingen Kreditkort.

Valg af kreditkort fortæller QuickBooks, at du vil oprette en kreditkortkonto. Jeg er sikker på, at du er overrasket. Klik på Fortsæt. QuickBooks viser det andet vindue Tilføj ny konto, som vist.

Det andet vindue Tilføj ny konto

4. Indtast et navn til kontoen i tekstboksen Kontonavn.

Hvorfor ikke gøre det rigtigt? Flyt markøren til tekstboksen Kontonavn, og indtast derefter navnet på dit kreditkort.

5. Indtast kortnummeret i kreditkortkontoen. nr. tekstboks.

Hvis du opretter en generel kreditkortkonto for mere end ét kort, skal du forlade kreditkortkontoen. Nr. tekstboks tom. Mens du er i gang, kan du også beskrive kortet. Du vil måske skrive åger! i tekstfeltet Beskrivelse, afhængigt af dit korts rentesats.

6. Klik på knappen Gem og luk.

QuickBooks viser vinduet Kontoplan igen. Nu viser vinduet en ekstra konto: den kreditkortkonto, du lige har oprettet.

Valg af en kreditkortkonto, så du kan bruge den

For at fortælle QuickBooks, at du vil arbejde med en kreditkortkonto, bruger du vinduet Kontoplan. Vælg Lister→ Kontoplan. Når du har vist vinduet, skal du dobbeltklikke på den kreditkortkonto, du vil bruge. QuickBooks viser kreditkortregistret, så du kan begynde at registrere transaktioner.

Som et alternativ til vinduet Kontoplan kan du klikke på ikonet Indtast kreditkortgebyrer i bankområdet på startskærmen. Eller du kan vælge Bank → Indtast kreditkortgebyrer.

Indtastning af kreditkorttransaktioner

Hvis du vælger kommandoen Bank → Brug registrer og vælger en kreditkortkonto, viser QuickBooks kreditkortregistret. Denne figur viser registret for en kreditkortkonto ved navn Frequent Flyer Card. Det ligner meget et kontrolregister, ikke?

Kreditkortregistret

Kreditkortregistret fungerer som det almindelige registervindue, som du bruger til en checkkonto. Du indtaster transaktioner i registrets rækker. Når du registrerer en debitering, opdaterer QuickBooks kreditkortsaldoen og den resterende kreditgrænse.

Registrering af et kreditkortdebitering

Registrering af et kreditkortdebitering svarer til at registrere en check eller hævning af en bankkonto. For illustrationens skyld, antag, at du har opkrævet $75 for burritos og margaritas til din yndlings mexicanske restaurant, La Cantina. Sådan registrerer du denne opkrævning:

1. Vælg Bank → Indtast kreditkortgebyrer.

Vinduet Indtast kreditkortgebyrer vises som vist.

Vinduet Indtast kreditkortgebyrer

2. I rullemenuen Kreditkort skal du vælge det kreditkort, som du har opkrævet udgiften på.

Klik på pil ned ud for feltet Kreditkort, og vælg derefter et kort fra rullemenuen.

3. Skriv navnet på den virksomhed, du har betalt med et kreditkort, i feltet Købt fra.

Flyt markøren til linjen Købt fra, og klik på pil ned. Du ser en menu med navne. Vælg en fra menuen.

Hvis du aldrig har spist på dette fine etablissement før, så vælg Tilføj nyt; tilføj derefter virksomhedsnavnet.

4. Vælg den relevante indstillingsknap for at angive, om transaktionen er et køb eller en kredit.

Vælg indstillingsknappen Køb/Oplad, hvis du vil registrere et køb (hvilket er det, du gør det meste af tiden, og hvad dette eksempel viser dig). Vælg knappen Tilbagebetaling/kredit, hvis du vil registrere en kredit på din konto (f.eks. hvis du har returneret noget).

5. Indtast debiteringsdatoen i feltet Dato.

Flyt markøren til datolinjen (hvis markøren ikke allerede er der), og skriv datoen i formatet MM/DD/ÅÅÅÅ. Indtast f.eks. enten 07012021 eller 7/1/21 for 1. juli 2021. Hvis du indtaster denne afgift to eller tre dage efter, skal du ikke indtaste dagens dato; indtast datoen, hvor debiteringen blev foretaget. Brug af denne dato gør det nemmere at afstemme dine optegnelser med dit kreditkortselskabs optegnelser, når du får din månedlige opgørelse.

6. Indtast debiteringsbeløbet i feltet Beløb.

Flyt markøren til linjen Beløb, og indtast det samlede debiteringsbeløb. Bemærk: Indtast ikke et dollartegn, men skriv punktum for at angive decimalen.

7. (Valgfrit) Indtast en memobeskrivelse i tekstfeltet Memo.

Flyt markøren til tekstfeltet Memo, og skriv den specifikke årsag til, hvorfor du opkræver varen. I dette tilfælde kan du skrive "Advokat/CPA-frokost" eller sådan noget.

Vente. Du ved hvad? Lad mig være mere seriøs. Ingen sjov i et øjeblik, okay? Denne notatboks er et godt sted at dokumentere forretningsformålet med en debitering, som er et skattelovkrav, hvis du registrerer en rejse-, måltids- eller underholdningsvirksomheds kreditkortdebitering.

8. Udfyld fanen Udgifter.

Du bruger fanen Udgifter til at registrere forretningsudgifter.

Flyt til kolonnen Konto på fanen Udgifter, klik på pil ned, og vælg en Udgiftskonto i menuen (sandsynligvis Travel & Ent:Meals til en forretningsfrokost). Hvis du indtaster et navn her, som QuickBooks ikke allerede kender, bliver du bedt om at oprette en udgiftskonto.

QuickBooks udfylder automatisk kolonnen Beløb, når du indtaster en sum i feltet Beløb. Indtast noget i Memo-kolonnen, og tildel denne udgift til en Kunde:Job og Klasse, hvis du vil. Du skal slå klassesporing til, hvis du vil tildele udgiften til en klasse.

9. Udfyld fanen Varer.

Fordi denne afgift er for et måltid på en restaurant, angiver du ikke afgiften. Hvis du opkrævede lagervarer såsom tømmer, papirforsyninger og så videre, ville du dog udfylde fanen Varer.

Hvis du har en indkøbsordre (PO) registreret hos leverandøren, som du har indtastet i linjen Købt fra, fortæller QuickBooks dig det. Klik på knappen Vælg PO for at se en liste over dine udestående PO'er hos leverandøren.

10. Registrer debiteringen ved at klikke på knappen Gem og ny eller knappen Gem og luk.

Debiteringen registreres i Kreditkortregisteret. Denne figur viser, hvordan kreditkortregistret ser ud, når du har indtastet en håndfuld debiteringer.

Kreditkortregistret med nogle transaktioner

Ændring af gebyrer, som du allerede har indtastet

Måske registrerer du et kreditkortdebitering og indser derefter, at du har registreret det forkert. Eller måske skulle du slet ikke have optaget det, fordi du ikke betalte for forretningsfrokosten. (En anden betalte for det efter et af de venlige argumenter om, hvem der skulle betale regningen. Du kender den type argument, jeg mener: "Nej, jeg insisterer." "Tværtimod, jeg insisterer." Du forstår billedet.)

Du skal gå ind i kreditkortregistret og redigere eller slette debiteringen ved at følge disse trin:

1. Vælg Lister→ Kontoplan.

Du ser vinduet Kontoplan.

2. Dobbeltklik på den kreditkortkonto, hvor den defekte opkrævning er.

Som magi vises kreditkortregistret på skærmen.

3. Vælg den kreditkorttransaktion, du vil slette eller ændre.

Det er nemt. Bare flyt markøren til transaktionen.

4. Annuller, slet eller rediger transaktionen som følger:

• • For at annullere kreditkorttransaktionen skal du vælge Rediger → Annuller kreditkortopkrævning og derefter klikke på OK.
  • For at slette transaktionen skal du vælge Rediger → Slet kreditkortgebyr. QuickBooks viser en beskedboks, der spørger, om du virkelig vil slette transaktionen. Klik på OK.
  • For at redigere transaktionen skal du klikke på knappen Rediger transaktion på båndet øverst i vinduet. Du vender tilbage til vinduet Indtast kreditkortgebyrer. Foretag dine ændringer der, og klik derefter på Gem og ny eller Gem og luk. Du kan også foretage ændringer i kreditkortregistret og klikke på Optag, når du er færdig.

Sådan afstemmer du dit kreditkortudtog og betaler regningen

Du afstemmer, eller balancerer, en kreditkortkonto på samme måde, som du balancerer en bankkonto. Når du har fået kontoen til at balancere og klikke på Afstem nu, viser QuickBooks dialogboksen Foretag betaling og spørger, hvordan du vil betale regningen. Du kan betale med check eller indtaste en regning, der skal betales senere. (Den anden mulighed er kreditormetoden.)

Hvis du vælger at betale regningen ved at skrive en check, går du direkte til vinduet Skriv checks, og fanen Udgifter er udfyldt for dig. Udfyld navnet på kortudstederen, datoen og så videre. Klik på Gem og ny eller Gem og luk, når du er færdig. Betalingen registreres i både Check-registret og Kreditkortregisteret, fordi du debiterer kreditkortansvarskontoen med checksummen.

Hvis du vælger at indtaste betalingen som en regning, der skal betales på et senere tidspunkt, går du til vinduet Indtast regninger. Udfyld alt, ligesom du ville, hvis du var i vinduet Skriv kontrol. Når du klikker på Gem & Ny, registreres transaktionen i Kreditorregisteret og Kreditkortregistret.

Så hvad med debet- og hævekort?

Debet- og ATM-kort, når du kommer helt til det, er slet ikke kreditkort. At bruge et betalingskort eller et hævekort er mere beslægtet med at skrive en check end noget andet. I stedet for at hæve penge ved at skrive en check, hæver du dog penge ved at bruge et betalingskort (som er det, jeg kalder denne type kort herfra).

Selvom en betalingskorttransaktion nogle gange ser ud (i det mindste for dine venner og de handlende, du handler hos) som en kreditkorttransaktion, bør du behandle en betalingskorttransaktion, som du behandler en check. I en nøddeskal, her er hvad du skal gøre:

• Når du opkræver noget på et betalingskort, skal du registrere transaktionen, ligesom du registrerer en almindelig check. Du vil måske indtaste transaktionsnummeret som checknummer eller i Memo-linjen, så du kan holde styr på transaktionen.
• Når du hæver kontanter ved at bruge et betalingskort, skal du registrere transaktionen som en almindelig hævning (eller overførsel til en småpengekonto), som om du gik til banken med en hævekupon.
• Når du foretager en indbetaling via en pengeautomat ved at bruge et betalingskort, skal du registrere transaktionen, ligesom du registrerer en almindelig indbetaling.

Så hvad med kundens kreditkort?

Jeg vil gerne tale om et akavet emne, før du og jeg afslutter vores diskussion om, hvordan man arbejder med kreditkort. Her taler jeg om – gulp – hvordan man håndterer kunders kreditkortbetalinger.

Okay, hvis du ikke allerede ved dette, selvom dine kunder sikkert elsker at betale dig med kreditkort, skaber kundekreditkort en hovedpine for dig. Årsagen er, at din handelsbank eller kreditkortprocessor samler kundekreditkortgebyrer og derefter - måske på daglig basis eller måske med få dages mellemrum - indsætter en stor bunke kontanter på din bankkonto. Kontanterne repræsenterer summen af ​​de seneste kreditkortgebyrer minus et gebyr (hvilket jeg håber er beskedent).

Det hele lyder uskadeligt nok, men her er et eksempel på, hvordan det fungerer. Kunder A, B og C kommer ind om mandagen og bruger henholdsvis $5, $10 og $15. Så på tirsdag kommer kunder D, E og F ind og bruger henholdsvis 10, 50 og 30 USD. På onsdag sælger du ikke noget til nogen, der bruger et kreditkort, men du ser en indbetaling på 105 $ på din bankkonto fra kreditkortselskabet.

Problemet er, at du ser på de sidste to dages kreditkorttransaktioner, og du ved, at de i alt er 120 USD, fordi det er det samlede beløb, du solgte til kunder A, B, C, D, E og F. Så hvad er med $105? Er de manglende 15 $ et servicegebyr? Åh nej, vent. Måske ringede kunde A til sit kreditkortselskab og blokerede den første debitering på $5. Eller måske var det kunde B?

Hvis du accepterer et kreditkort, ved du, hvordan det fungerer, ikke? Det er en kongelig hovedpine.

Jeg tror, ​​du sandsynligvis har to rimelige tilgange til at håndtere dette vanvid:

• The Good Accountant's Way: Du kan registrere kunders kreditkortbetalinger på den sædvanlige måde - den måde, som QuickBooks forventer. The Good Accountant's Way producerer pæne, nøjagtige optegnelser, men på bekostning af enorme bogføringsbesvær. Interesseret i mere information? Store! Brug kommandoen QuickBooks Hjælp til at søge i QuickBooks onlinehjælp til emnet, der registrerer en kreditkortbetaling.
• The Bad Accountant's Way: Du kan bare registrere salgskvitteringstransaktioner, når kreditkortselskabet indsætter nettogebyrer på din bankkonto. Med andre ord, ved at bruge eksempelnumrene givet i et tidligere afsnit, i stedet for at registrere individuelle transaktioner for kunder A, B, C, D, E og F, når salget finder sted, kan du registrere en transaktion på $105, når kreditkortselskabet indbetaler $105 ind på din bankkonto. Hvis du kender kreditkortselskabets servicegebyr, kan du også registrere det ved hjælp af en journalpost. (Du skal nok spørge din revisor om hjælp til dette.)

Jeg burde fortælle dig noget andet. The Bad Accountant's Way er sandsynligvis ikke berettiget, medmindre du er i en situation med store mængder - såsom en detailbutik - og når du bruger et periodisk lagersystem, eller når du ikke sælger lager. Hvis du kun har en håndfuld kreditkorttransaktioner - f.eks. en hver par dage - eller hvis du prøver at bruge et evigt opgørelsessystem, bør du bruge Good Accountant's Way.