Importerer data til MYOB

Vidste du, at du kan importere data til MYOB fra andre applikationer? For eksempel har du måske en liste over kundenavne og adresser et andet sted på din computer (måske i en Word-fil, en databasefil eller i Excel), og du vil importere disse oplysninger til MYOB. Sådan importerer du kunde- eller leverandøroplysninger på et øjeblik.

Organisering af dine data

Det første trin ved import af data er at manipulere din kunde- eller leverandørliste til et format, som MYOB kan forstå.

Hvis dine kunde- eller leverandøroplysninger i øjeblikket er i en tekstbehandler eller database, så prøv at få disse oplysninger ind i et regneark, før du prøver at importere oplysningerne til MYOB.

For eksempel, hvis dine data er gemt i en database som Microsoft Access, kan du normalt gemme disse data i et format, der kan åbnes i Excel.

Ved hjælp af regnearkssoftware som Excel, arrangere oplysningerne pænt i kolonner.

Ryd dine data, så alle navne er listet efter hinanden, alle adresser er listet efter hinanden og så videre. Med adresser skal du adskille gade, by, stat og postnummer i fire separate kolonner.

Indsæt en række helt øverst på din liste (hvis du ikke allerede har gjort det), der mærker kolonnerne.

For eksempel Navn, Telefon 1, Telefon 2, Kontakt og så videre. Denne række kaldes din Overskriftsrække.

Gem dette regneark som en tabulatorsepareret fil.

For eksempel i Excel, gå til menuen Filer, klik på Gem som, og vælg derefter tabulator-separeret som filtype. Det tabulatordelte filformat gør det nemt for MYOB-software at læse.

Importerer dine data

Nu hvor du har organiseret dine data, er du klar til at importere disse oplysninger til MYOB. Hold godt fast, her kommer:

Fra menuen Filer i MYOB skal du vælge Import/Export Assistant.

Vælg Importer data, og klik på Næste.

Vælg Kort som datatype og enten Kundekort eller Leverandørkort som Korttype.

Klik på Gennemse, naviger til den mappe, hvor du gemte dine data, og vælg den fil, du vil importere. Klik på Næste.

Rul med indstillingerne, og klik på Næste.

Tingene bliver ret tekniske på dette tidspunkt. Men frygt aldrig! Fortæl MYOB, at dine data er adskilt af faner, at den første linje indeholder overskrifter, at hvis data allerede findes, vil du opdatere dem og matche kort med efternavnet. (Skærmbilledet nedenfor viser, hvordan disse indstillinger ser ud.)

Klik på Auto Match for at få MYOB til automatisk at matche felter, og klik derefter på Næste.

Alternativt kan du matche felter manuelt ved først at fremhæve importfeltet til venstre og derefter klikke på det tilsvarende importfelt til højre. Gør dette en efter en, indtil hvert felt til venstre er matchet med et felt til højre.

Når du bliver bedt om det, lav en sikkerhedskopi af din fil.

Hvorfor gider du tage backup? Hvis du virkelig ødelægger din import (hvilket nogle gange sker første gang), kan du gendanne din backup og starte igen.

Klik på Importer, og forundres, når det sjove begynder.

Nogle gange tager importen smertefuldt lang tid, nogle gange kun et par sekunder. Importen er dog fuldført, når en dejlig besked dukker op for at informere dig om din succes (eller fiasko). Hvis din import mislykkedes, så læs meddelelsen omhyggeligt!

Fejlfinding, hvis det går galt

Det burde være nemt at importere kortoplysninger til din MYOB-virksomhedsfil, men masser af gremlins kan sende en fejlmeddelelse til dig. Hvis du får en meddelelse, efter du har importeret data, der siger, at importen havde fejl eller advarsler, skal du følge prompten for at se fejlloggen.

• Hvis importen sprang en rekord over, betyder det, at noget var så slemt, at MYOB ignorerede denne kunde eller leverandør fuldstændigt.

• Hvis du får en advarselsmeddelelse, betyder det, at der er opstået et mindre problem, og MYOB har afvist en del af en kundes eller leverandørs oplysninger (for eksempel har MYOB måske tilføjet kundenavnet, men ikke adressen eller telefonnummeret).

Fejlloggen viser en liste over hver post, der har et problem, med en fejlkode, der vises i begyndelsen af ​​hver enkelt. Til at begynde med ligner disse fejlkoder en uforståelig jargon (Fejl -7 betyder f.eks. ikke meget for den uindviede). Men toppen af ​​denne rapport giver en liste over, hvad hver fejlmeddelelse betyder.

Når du har identificeret, hvilke poster der ikke blev importeret korrekt, og hvorfor, kan du foretage et af to træk. Hvis kun nogle få kort er berørt, skal du åbne din virksomhedsfil og rette disse kort et efter et. På den anden side, hvis det meste af importen ikke virkede, er dit bedste bud at gendanne din sikkerhedskopi, rette op på importfilen og prøve igen.