Hvordan QuickBooks skrivebordslister konverteres til QuickBooks Online

Når du arbejder med nogle desktop QuickBooks virksomhedslister, konverteres nogle felter til QuickBooks Online (QBO), men andre gør det ikke. Denne sektion er organiseret efter desktop QuickBooks-liste. Også inkluderet er nogle oplysninger om, hvordan beholdning fungerer i QBO.

Kunde- og jobliste

Når det kommer til konvertering, falder felterne i Customer:Job-listen for QuickBooks-skrivebordsproduktet ind i tre kategorier:

• Felter, der konverterer, inkluderer Kunde, Firmanavn, Hr./Fru/?, Fornavn, Mellembogstav, Efternavn, Telefon, FAX, Alternativ telefon, E-mail, Videresalgsnr., Vilkår og Afkrydsningsfeltet Er afgiftspligtigt.

• Felter, der konverteres med undtagelser, omfatter fakturering til adresse (undtagen note), Send til adresse (undtagen note), foretrukken betalingsmetode (undtagen fra QuickBooks 2003 eller nyere), kreditkortoplysninger (undtagen fra QuickBooks 2003 eller nyere) og note (op) til 4000 tegn).

• Felter, der ikke konverterer, inkluderer Kontakt, Alt. Kontakt, kundetype, repræsentant, prisniveau, momspost, brugerdefinerede felter, konto og kreditgrænse. Bemærk også, at kunder med inaktiv status konverterer som aktive.

Efter konvertering kan du redigere kunder for at gøre dem inaktive.

Derudover konverterer disse Kun Pro-felter ikke: Jobstatus, Startdato, Forventet slut, Slutdato, Jobbeskrivelse og Jobtype.

Vareliste

I transaktioner vises subtotalposter på separate linjer med tekst i feltet Memo, der angiver, at de er en subtotal.

Gruppeelementer konverterer ikke; i stedet vises hvert element i gruppen på en detaljelinje, og nulbeløbslinjer vises i starten og slutningen af ​​gruppen for at identificere de elementer, der var en del af gruppen. Den øverste linje viser gruppenavnet, og den nederste linje viser gruppebeskrivelsen.

Momsgruppeelementer konverteres ikke, men du kan konfigurere kombinerede momselementer i QBO. QBO understøtter ikke skattekoder på tre tegn, der er knyttet til varer.

Medarbejderliste

Oplysningerne i QuickBooks-udgaven medarbejderliste konverteres til QuickBooks Online, men QBO beholder kun følgende oplysninger:

• Hr./Ms.

• Fornavn

• Mellemnavns forbogstav

• Efternavn

• Adresse

• Udskriv som

• telefon

• CPR-nummer

• Email adresse

• Ansættelsesdato

• Udgivelses dato

Leverandørliste

Følgende leverandørlistefelter konverterer ikke:

• Kontakt

• Alternativ kontakt

• Bemærk

• Inaktiv

• Leverandørtype

• Kredit grænse

• Skatte ID

• 1099 status

• Brugerdefinerede felter

Beholdning

QBO understøtter grundlæggende lagerbehov; hvis du driver en servicevirksomhed eller sælger færdigvarer, burde QBO kunne understøtte dine lagerbehov. Lagervarer konverteres til tosidede varer i QBO med priser og omkostninger, men ingen mængder. Her er hvordan QuickBooks Online konverterer lagerdele og transaktioner:

• QBO opretter nye underelementer kaldet Inventory Asset og COGS for hver lagervare, der bruges på en transaktion. Selvom navnene på disse underpunkter antyder, at de er konti, er de det ikke. Disse varer indeholder samme beskrivelse som deres overordnede vare, men har henholdsvis beholdningsaktivkontoen og COGS-kontoen tilknyttet. Konvertering bruger dem til at sikre, at rapporter er korrekte efter konvertering.

• Efter hver lagerlinje på konverterede fakturaer, salgskvitteringer, kreditnotaer og på nogle regninger, checks og kreditkorttransaktioner, der indeholdt lagervarer, opretter QBO to nye detaljelinjer ved hjælp af de nye undervarer, der repræsenterer lageraktivet og COGS-beløbene .

For ubetalte eller delvist betalte transaktioner, der indeholder lagervarer, vil kontantbasisrapporter med et COGS-beløb i QBO være forskellige fra kontantbasisrapporter med et COGS-beløb i desktop-QuickBooks. Kontantbaserede rapporter for fuldt betalte lagertransaktioner eller ikke-lagertransaktioner vil være de samme i QBO og desktop QuickBooks.

Når du har konverteret lagerbeholdning fra en QuickBooks desktop-virksomhed til QBO, kan du ikke bare begynde at bruge inventar i QBO. Du skal igennem en oprydningsproces. Du kan finde fremragende detaljer om oprydningsprocessen i videoen " Sådan løses beholdningsproblemer efter konvertering i QBO ".

Generelt opretter konvertering de nye underpunkter som en midlertidig foranstaltning med det ene formål at sikre, at dine rapporter er korrekte. Efter konvertering finder du i kontoplanen en inventarkonto konverteret fra dit QuickBooks-desktopfirma. Når du derefter aktiverer beholdnings- og mængde-på-hånd-sporing i QBO, opretter QBO en anden beholdningskonto - den, du bruger fremover, mens du arbejder i QBO.

For at etablere den korrekte lagerbeholdningsværdiansættelse på lagerkontoen oprettet af QBO og for at få dine lagervarer til at opdatere den korrekte lagerkonto fremadrettet - den, der er oprettet af QBO - skal du redigere hver lagervare (ikke de oprettede undervarer under konverteringen) og udfyld den korrekte mængde ved hånden.

Denne proces resulterer i en fordobling af din beholdningsværdi ved at vise den i både den inventarkonto, der er oprettet fra din QuickBooks-computervirksomhed under konverteringen, og i den beholdningskonto, QBO opretter. For at rette opskrivningen skal du bruge en journalpost, der fjerner dollars fra QuickBooks desktop-inventarkonto.

Men før du retter beholdningsværdien og efter at du har redigeret hver vare, kan og bør du slette de underelementer, der blev oprettet under konverteringen.

Fordi du skal udføre oprydningsprocessen på en vare-for-vare-basis, hvis du har hundredvis af lagervarer, vil du måske finde alt dette overvældende. Som et alternativ kan du vælge ikke at konvertere beholdning og i stedet følge instruktionerne i videoen. Videoen foreslår, at du importerer varelisten, men ikke detaljerne for hvert element. Opsæt i stedet detaljerne for hvert element i QBO. For hundredvis af varer vil det sandsynligvis være hurtigere og renere at importere kun listeoplysningerne.

Der er én ulempe ved kun at importere listeoplysninger: Du mister de historiske data, der er knyttet til dine lagervarer. Men intet forhindrer dig i at beholde dit QBO-desktopfirma til de tidspunkter, hvor du måske har brug for den historie.