Hvad sker der, når du kondenserer QuickBooks Company File

QuickBooks-filkondenseringsprocessen gør to ting: QuickBooks-kondenseringskommandoen opretter en permanent kopi af QuickBooks-datafilen (kaldet en arkivkopi af filen); filkondenseringsprocessen gør datafilen mindre ved at opsummere mange gamle lukkede, detaljerede transaktioner, der bruger store monsterjournalposter.

Fordi denne kondensering og arkivering kan være en smule forvirrende, er her en hurtig oversigt over præcis, hvad der sker, når du kondenserer QuickBooks virksomhedsfil. Her er, hvad QuickBooks typisk gør under processen:

• Gemmer en arkivkopi af dine virksomhedsfiler: Når du kondenserer QuickBooks virksomhedsfil, gemmer QuickBooks en arkivkopi af denne fil.

• Fjerner gamle lukkede transaktioner: Som en del af kondenseringsprocessen giver QuickBooks dig mulighed for at fjerne gamle, lukkede transaktioner fra den nuværende, fungerende version af QuickBooks virksomhedsfil. Husk, at arkivering opretter en arkivkopi af QuickBooks virksomhedsfil.

  Du har dog stadig den fungerende version af QuickBooks virksomhedsfil, og det er denne nuværende, fungerende version af QuickBooks virksomhedsfil, der bliver ryddet op eller kondenseret ved fjernelse af gamle, lukkede transaktioner.

  Lukkede transaktioner er transaktioner, som QuickBooks ikke længere behøver at spore i detaljer. For eksempel er en gammel kundefaktura - efter at den er blevet betalt - en afsluttet transaktion. En gammel check skrevet til en leverandør - efter at den er ryddet i banken - er en afsluttet transaktion.

• Opsummerer gamle, lukkede transaktioner: Fordi de gamle, lukkede transaktioner fjernes fra QuickBooks-datafilen, opretter kondensering typisk månedlige journalposter for de gamle, lukkede transaktioner og placerer disse oversigtstransaktioner i den aktuelle, fungerende version af QuickBooks-datafilen.

  Disse månedlige oversigtsposter giver dig mulighed for at fortsætte med at udarbejde månedlige regnskaber. Selvom arkivering f.eks. fjerner alle de gamle, lukkede transaktioner fra f.eks. januar 2011, kan du stadig producere regnskaber for januar 2011 i 2014. For at producere månedlige regnskaber for januar 2011 bruger QuickBooks de månedlige oversigtsposter.

• Rydder revisionssporet: QuickBooks vedligeholder et revisionsspor, der viser, hvem der har indtastet hvilke transaktioner. En næsten skjult effekt af oprydningen af ​​QuickBooks datafiler vedrører revisionssporet. Hvis du rydder op i en virksomhedsfil og angiver, at virksomhedsfilen skal komprimeres, rydder QuickBooks revisionssporet før datoen for "fjernede lukkede transaktioner på eller før".

  Med andre ord, i den periode, hvor QuickBooks fjerner gamle, lukkede transaktioner, fjerner det også revisionssporet for disse transaktioner.

Kondenseringsfilprocessen betyder typisk at oprette en kopi af QuickBooks-datafilen, som du gemmer og lægger væk et sted, og derefter oprette en nedskaleret version af arbejdsvirksomhedsfilen. Kommandoen, som du bruger til at kondensere QuickBooks virksomhedsfil, giver dig dog også mulighed for at oprette næsten tomme virksomhedsfiler.

De fleste mennesker behøver aldrig at bruge denne mulighed. Kun én kategori af QuickBooks-brugere, der måske ønsker at oprette næsten tomme virksomhedsfiler: CPA'er og konsulenter (som ønsker at genbruge en virksomhedsfil til en anden forretningsenhed eller klient) vil måske bruge denne kommando til at oprette firmadatafiler, der har mange af listerne er allerede oprettet.