Hvad gør kondensering af QuickBooks virksomhedsfiler?

QuickBooks-filkondenseringsprocessen gør to ting. QuickBooks Condense-kommandoen opretter en permanent kopi af QuickBooks-datafilen. (Denne kopi kaldes en arkivkopi af filen.) Filkomprimeringsprocessen gør også datafilen mindre ved at opsummere mange gamle lukkede, detaljerede transaktioner, der bruger monsterjournalposter.

En arkivkopi af firmafilen svarer til et øjebliksbillede af firmafilen, som den eksisterede på et bestemt tidspunkt. Hvis nogen senere har et spørgsmål - måske din revisor eller en føderal eller statsrevisor - kan du bruge arkivkopien af ​​datafilen til at vise, hvordan virksomhedens fil så ud på et bestemt tidspunkt.

Her er, hvad QuickBooks typisk gør under processen:

• Gemmer en arkivkopi af dine virksomhedsfiler: Når du kondenserer QuickBooks virksomhedsfil, gemmer QuickBooks en arkivkopi af denne fil.
• Fjerner lukkede transaktioner: Som en del af kondenseringsprocessen giver QuickBooks dig mulighed for at fjerne gamle, lukkede transaktioner fra den nuværende, fungerende version af QuickBooks virksomhedsfil. Husk, at arkivering opretter en arkivkopi af QuickBooks virksomhedsfil. Du har dog stadig den fungerende version af QuickBooks virksomhedsfil, og det er denne nuværende, fungerende version af QuickBooks virksomhedsfil, der bliver ryddet op eller kondenseret ved fjernelse af gamle, lukkede transaktioner.

Lukkede transaktioner er transaktioner, som QuickBooks ikke længere behøver at spore i detaljer. En gammel kundefaktura - efter at den er blevet betalt - er en afsluttet transaktion. En gammel check skrevet til en leverandør - efter at den er ryddet i banken - er en afsluttet transaktion.

• Opsummerer lukkede transaktioner: Fordi de gamle, lukkede transaktioner fjernes fra QuickBooks-datafilen, skaber kondensering typisk månedlige oversigtsposter for de gamle, lukkede transaktioner og placerer disse oversigtstransaktioner i den aktuelle, fungerende version af QuickBooks-datafilen. Disse månedlige oversigtsposter giver dig mulighed for at fortsætte med at udarbejde månedlige regnskaber. Selvom arkivering fjerner alle de gamle, lukkede transaktioner fra f.eks. januar 2020, kan du stadig producere regnskaber for januar 2020 i 2021. For at producere månedlige regnskaber for januar 2020 bruger QuickBooks de månedlige oversigtsposter.
• Rydder revisionssporet: QuickBooks vedligeholder et revisionsspor, der viser, hvem der har indtastet hvilke transaktioner. En næsten skjult effekt af oprydningen af ​​QuickBooks datafiler vedrører revisionssporet. Hvis du rydder op i en virksomhedsfil og angiver, at virksomhedsfilen skal komprimeres, rydder QuickBooks revisionssporet før datoen for "fjernede lukkede transaktioner på eller før". Med andre ord, i den periode, hvor QuickBooks fjerner gamle, lukkede transaktioner, fjerner det også revisionssporet for disse transaktioner.

Den kondensere fil proces betyder typisk at skabe en kopi af QuickBooks datafil, som du lægger væk et sted og derefter oprette en nedskaleret version af den arbejdende virksomhed fil. Kommandoen, som du bruger til at kondensere QuickBooks virksomhedsfil, giver dig dog også mulighed for at oprette næsten tomme virksomhedsfiler. De fleste mennesker behøver aldrig at bruge denne mulighed. Jeg kan kun komme i tanke om én kategori af QuickBooks-brugere, der måske vil oprette næsten tomme virksomhedsfiler: CPA'er og konsulenter (som ønsker at genbruge en virksomhedsfil til en anden forretningsenhed eller klient) vil måske bruge denne kommando til at oprette firmadatafiler der allerede har mange af listerne sat op. Jeg går ikke i detaljer om at oprette en næsten tom virksomhedsfil ved at bruge arkiveringskommandoen, men du skal vide, at den er der.

Grundlæggende om oprydning

Når du forstår, hvad arkivering handler om, er processen ret ligetil. Følg disse trin for at kondensere QuickBooks-virksomhedsfilen:

1. Vælg Fil→ Hjælpeprogrammer→ Kondenser data.

QuickBooks viser den første Condense Data-dialogboks, vist.

Dialogboksen Kondenser din virksomhedsfil

2. Vælg alternativknappen med titlen Fjern de transaktioner, du vælger fra din virksomhedsfil, og klik derefter på Næste.

Dialogboksen Kondenser data åbnes.

3. Vælg alternativknappen Transaktioner før en bestemt dato.

Denne mulighed (vist her) fortæller QuickBooks, at du vil gøre to ting: oprette en arkivkopi af QuickBooks-datafilen og slynge ned i arbejdsvirksomhedsfilen, så den ikke er så stor. QuickBooks reducerer størrelsen af ​​arbejdsversionen af ​​virksomhedens datafil ved at fjerne gamle, lukkede transaktioner, hvis du vælger i trin 2 at fjerne transaktioner.

Dialogboksen Kondenser data

4. Angiv datoen Fjern transaktioner før.

For at angive datoen, inden hvilken lukkede transaktioner skal fjernes, skal du indtaste datoen i datofeltet. Hvis du vil kondensere filen ved at fjerne transaktioner den 31. december 2020 eller før, for eksempel, skal du indtaste 1/1/2021 i datofeltet. Du behøver dog ikke føle dig tvangsmæssig for at fjerne en masse lukkede transaktioner. Du fjerner kun lukkede transaktioner, hvis din QuickBooks-virksomhedsfil bliver for stor. Du kan nemt arbejde med en QuickBooks-virksomhedsfil, der er på 25 MB, 50 MB eller endda 100 MB (megabyte).

Selvom du typisk kondenserer en QuickBooks-fil ved at fjerne gamle, lukkede transaktioner, opretter kommandoen Condense også filer uden transaktioner og filer med kun et specificeret dataområde af transaktioner. For at oprette en fil, der indeholder lister og præferencer, men ingen transaktioner, skal du vælge alternativknappen Alle transaktioner. Forresten kan du bruge indstillingen Alle transaktioner til at bygge en næsten tom fil, som du kan genbruge (såsom til træning). For at oprette en QuickBooks-fil, der indeholder en specificeret række af transaktioner, skal du vælge alternativknappen Transaktioner uden for et datointerval og derefter indtaste de datoer, der bogfører intervallet, i felterne Før og Efter.

5. Klik på Næste, når du er færdig med at angive, hvilke transaktioner QuickBooks skal fjerne.

QuickBooks viser dialogboksen Kondenser data.

Den tredje dialogboks Kondenser data

6. Angiv, hvordan transaktioner skal opsummeres.

Hvis du ønsker at opsummere historiske transaktioner, bruger QuickBooks en tredje dialogboks til at sammenfatte data til at spørge, hvordan den skal opsummere historiske data: med en enkelt oversigtsjournalpost, med månedlige oversigtsjournalposter eller slet ingen oversigt. Vælg den alternativknap, der svarer til den opsummeringstilgang, du ønsker. (Normalt vælger du den anden mulighed - at få QuickBooks til at oprette månedlige oversigtsjournalposter - så du stadig kan generere meningsfulde, sammenlignende månedlige rapporter.)

7. Klik på Næste, når du er færdig med at angive, hvordan QuickBooks skal opsummere transaktioner.

QuickBooks viser den fjerde Condense Data-dialogboks, som vist.

Den fjerde dialogboks Kondenser data

8. Angiv, hvordan lagertransaktioner skal komprimeres, og klik på Næste.

Hvis din QuickBooks-fil indeholder lagertransaktioner, anbefaler QuickBooks, at du fjerner gamle lagertransaktioner. Når QuickBooks viser den fjerde dialogboks Kondenser data, kan du bede QuickBooks om at gøre netop dette ved at vælge alternativknappen Opsummer lagertransaktioner (anbefalet). (Hvis du ikke vil fjerne gamle transaktioner, skal du vælge alternativknappen Behold lagertransaktionsoplysninger).

Når du klikker på Næste, fortsætter du til den femte dialogboks Kondenser data (ikke vist), som spørger, hvilke transaktioner der skal betragtes som lukkede.

9. Angiv, hvilke transaktioner der skal fjernes, og klik på Næste.

QuickBooks beder om lidt mere information om præcis, hvad der udgør en lukket eller gammel transaktion, der bør fjernes. Du markerer afkrydsningsfelter for at angive, om transaktioner før fjernelsesdatoen skal fjernes, selvom de ikke er slettet, markeret til at blive udskrevet, markeret som skal sendes og så videre.

Når du klikker på Næste, går du videre til den sjette dialogboks Kondensere data.

Den sjette dialogboks for kondensering af data

10. Angiv en listeoprydning, der skal ske, og klik på Næste.

Brug den sjette Condense Data-dialogboks til at fortælle QuickBooks, at ud over at fjerne gamle lukkede transaktioner, bør den rydde op i nogle af listerne. Du kan vælge afkrydsningsfelter, der fortæller QuickBooks at fjerne ubrugte konti, ubrugte kunder, ubrugte leverandører og så videre. Ved at rydde op i din liste gennem fjernelse af ubrugte listeelementer, reducerer du ikke kun størrelsen på firmafilen, men gør det også lettere for folk at arbejde med listen.

Når du klikker på Næste, viser QuickBooks den syvende Condense Data-dialogboks, som vist her. Dialogboksen fortæller dig, at arkiveringsprocessen begynder med, at QuickBooks laver en kopi af datafilen, og at kondenseringsoperationen kan tage flere minutter eller endda flere timer at fuldføre.

Den syvende og sidste, Kondenser data-dialogboks

11. Klik på Begynd kondensering.

QuickBooks begynder processen med at kondensere datafilen.

12. Sikkerhedskopier datafilen, når du bliver bedt om det.

I begyndelsen af ​​kondenseringsprocessen beder QuickBooks dig om at sikkerhedskopiere QuickBooks virksomhedsfil. Sikkerhedskopiering af QuickBooks virksomhedsfil som en del af en kondenseringsoperation fungerer på samme måde som at sikkerhedskopiere QuickBooks virksomhedsfil på ethvert andet tidspunkt. Hvis du har spørgsmål om, hvordan du sikkerhedskopierer QuickBooks virksomhedsfil, henvises til "Grundlæggende om sikkerhedskopiering" tidligere i dette kapitel.

Når du har sikkerhedskopieret QuickBooks virksomhedsfil, gemmer QuickBooks en arkivkopi af virksomhedsfilen og rydder derefter op i arbejdsversionen af ​​virksomhedsfilen i henhold til dine instruktioner. Igen, som nævnt i de tidligere trin, kan oprydningsprocessen kun tage et par minutter, eller det kan tage flere timer, hvis din fil er meget stor.

Nogle oprydnings- og arkiveringsstrategier

At beslutte, hvornår og hvordan du vil rydde op eller arkivere din QuickBooks-virksomhedsfil, er for det meste et spørgsmål om sund fornuft. Din første overvejelse bør være, om du overhovedet har brug for at kondensere virksomhedsmappen. Hvis QuickBooks stadig kører med en rimelig hastighed, hvis du ikke finder dig selv ved at blive skør på grund af mange ubrugte genstande på lister, eller hvis datafilen ikke er blevet uhyrligt stor (større end 100 MB eller deromkring), behøver du muligvis ikke at kondensere. I mange tilfælde opnår du ingen fordel ved at rydde op. Og ved ikke at rydde op, har du stadig fuldstændige, detaljerede økonomiske optegnelser lige ved hånden.

Min tekniske redaktør vil have mig til at påpege noget her: Han bemærker, at kørsel af en oprydningsoperation ikke nødvendigvis reducerer størrelsen af ​​QuickBooks-datafilen så meget som muligt. Han siger derfor, at hvis du virkelig skal have en mindre datafil, bør du først køre en oprydningsoperation og derefter gemme og gendanne en bærbar QuickBooks-datafil.

Her er et andet fornuftigt begreb om oprydning og arkivering af QuickBooks virksomhedsfiler: Du bør oprette en arkivkopi af QuickBooks datafil. Faktisk anbefaler jeg, at du opretter en arkivkopi af QuickBooks-datafilen i slutningen af ​​året, efter at du eller din CPA har foretaget de sidste justeringer for året. Det er en god idé at oprette en arkivkopi af QuickBooks datafil, der bruges til at udarbejde din selvangivelse og eventuelle regnskaber, fordi du altid senere kan forklare et eller andet tal i en selvangivelse eller regnskab ved at se på arkivkopi af dataene fil.

Et af problemerne med at bruge QuickBooks er, at folk med vilje eller uforvarende kan ændre gamle transaktioner. Dette betyder, desværre, at nogen kan ændre transaktioner i en QuickBooks datafil i et tidligere år. Når denne ændring sker, kan en person, der ser på QuickBooks datafil senere, muligvis ikke forklare et tal i en selvangivelse eller et regnskab. Hvis nogen går tilbage for at ændre en transaktion i et tidligere år, og den transaktion bruges til at beregne den samlede omsætning for året, kan du ikke længere bruge QuickBooks-dataene til at forklare tal på din selvangivelse og dit regnskab for den samlede omsætning. Det giver mening, ikke?

Heldigvis kan du ved at have en arkivkopi af QuickBooks-datafilen - QuickBooks-datafilen, der leverede numre til din selvangivelse og regnskaberne - altid se, hvilke QuickBooks-transaktioner, der understøtter et bestemt selvangivelsesnummer eller finansopgørelsesnummer. Hvis du stadig er forvirret over dette punkt - og det er en lille smule vanskeligt - spørg din skatterådgiver eller din CPA om problemet. Han eller hun kan forklare dig faren ved at have en ændring i QuickBooks-data, der er blevet brugt til at udarbejde et afkast eller et regnskab, efter at afkastet er blevet udarbejdet, eller efter at disse regnskaber er blevet offentliggjort og distribueret.