Hold styr på kundebetalinger i QuickBooks 2003

Hvis dine kunder ikke altid betaler dig på forhånd for deres køb, skal du registrere en anden type betaling - dem, som kunderne foretager for at betale af eller betale ned, hvad du har faktureret dem. For at registrere betalingerne skal du naturligvis først registrere fakturaer for kunden. Hvis du udsteder kreditnotaer, som kunder kan bruge til at reducere de beløb, de skylder, skal du også først registrere kreditnotaer for kunden. Resten er nemt.

For at få adgang til et væld af kundeoplysninger på én side, skal du vælge Kunder –> Kundecenter. Kundecenteret vises med en liste over udestående saldi, ufaktureret tid og omkostninger og kunder efter rentabilitet.

For at få vist vinduet Modtag betalinger skal du blot vælge Kunder –> Modtag betalinger. Eller vælg Kunder på listen Navigatorer, og klik derefter på ikonet Modtag betalinger. Beskriv derefter kundebetalingen og de betalte fakturaer. For de blodige detaljer skal du læse følgende trin:

1. Vælg Kunder –> Modtag betalinger.

Vinduet Modtag betalinger vises.

2. Identificer kunden og om nødvendigt jobbet.

Aktiver rullelisten Customer:Job og vælg kunden eller jobbet ved at klikke på det. QuickBooks viser de åbne eller ubetalte fakturaer for kunden i den store liste over Udestående fakturaer/udtog gebyrer nederst i vinduet.

3. Angiv betalingsdato.

Tryk på Tab for at flytte markøren til tekstboksen Dato og skriv den korrekte dato i MM/DD/ÅÅ-format.

4. Indtast beløbet for betalingen.

Flyt markøren til linjen Beløb, og skriv kundens betalingsbeløb.

5. (Valgfrit) Angiv betalingsmetoden.

Aktiver Pmt. Metode rullemenu og vælg betalingsmetode.

6. (Valgfrit) Angiv checknummeret.

Flyt markøren til linjen Ref./Check No. Herefter indtaster du checknummeret fra kundens check. Skal du gennemføre dette trin? Nej. Men denne smule information kan være nyttig, hvis du eller kunden senere har spørgsmål om, hvilke checks der er betalt for hvilke fakturaer.

7. (Valgfrit) Tilføj en memobeskrivelse.

Brug Memo-beskrivelsen til at gemme en smule information, som vil hjælpe dig på en eller anden måde. Bemærk, at dette felt udskrives på kundeerklæringen.

8. Beslut dig for, hvordan du vil håndtere betalingen.

Indstillingsknapperne i nederste venstre hjørne af vinduet skulle se noget bekendt ud, fordi de også vises i vinduet Indtast salgskvitteringer. Disse muligheder giver dig mulighed for at udpege, om du vil gruppere betalingen med andre ikke-deponerede midler eller indsætte den direkte på en konto.

9. Hvis kunden har udestående kreditter, skal du beslutte, om du vil anvende dem i denne betaling.

QuickBooks summerer beløbene for enhver af kundens eksisterende kreditter. De kan være alt fra en overbetaling på en tidligere faktura til en returkredit eller andet.

Hvis du ønsker at anvende en kreditnota på en specifik åben faktura, skal du vælge fakturaen og derefter klikke på knappen Sæt kreditter. Når QuickBooks viser fanen Kreditter i dialogboksen Rabat og kreditter, skal du klikke på den kreditnota, du vil anvende.

10. Identificer hvilke åbne fakturaer kunden betaler.

Så længe du har valgt indstillingen Anvend automatisk betalinger, anvender QuickBooks automatisk betalingen på de åbne fakturaer, startende med den ældste åbne faktura. Du kan ændre denne applikation ved at indtaste beløb i kolonnen Betaling. Du skal blot klikke på den åbne fakturas betalingsbeløb og indtaste det korrekte beløb.

Du kan lade en del af betalingen være uanvendt, hvis du ønsker det. Du kan også oprette en kreditnota for den ikke-anvendte del af en kundebetaling ved at klikke på knappen Udskriv kreditnota.

Hvis du ønsker at anvende kundebetalingen på de ældste åbne fakturaer, skal du klikke på knappen Anvend automatisk. Hvis du vil annullere betalinger, som du allerede har anvendt på åbne fakturaer, skal du klikke på knappen Ryd valg. Ryd valg og Anvend automatisk er den samme knap. QuickBooks ændrer navnet på knappen afhængigt af, om du allerede har anvendt betalinger.

11. Juster evt. førtidsbetalingsrabatterne.

Hvis du tilbyder betalingsbetingelser, der inkluderer en rabat ved tidlig betaling, reducerer QuickBooks det oprindelige åbne fakturabeløb (vist i kolonnen Orig. Amt.) med den rabat for tidlig betaling, som du angiver for at beregne det justerede skyldige beløb (vist i kolonnen Amt. Due) ).

For at angive rabatten skal du vælge den åbne faktura, der har den tidlige betalingsrabat, som du vil ændre. Klik derefter på knappen Rabatoplysninger. Med lidt eller ingen tøven vises fanen Rabat i dialogboksen Rabat og kreditter. Indtast dollarbeløbet for rabatten i tekstfeltet Rabatbeløb. Angiv derefter den udgiftskonto, du vil bruge til at spore rabatter ved tidlig betaling, ved at aktivere rullelisten Rabatkonto og vælge en af ​​konti. (Renteudgifter er sandsynligvis en god konto at bruge, medmindre du ønsker at oprette en særlig udgiftskonto til tidlige rabatter kaldet noget i retning af rabatudgifter eller givet rabatter. Når alt kommer til alt, er rabatter ved tidlige betalinger renter.)

Når du er færdig, skal du klikke på OK for at vende tilbage til vinduet Modtag betalinger.

12. Registrer kundens betalingsoplysninger.

Når du har identificeret, hvilke fakturaer kunden betaler - det ikke-anvendte beløb skal sandsynligvis vises som nul - er du klar til at registrere kundens betalingsoplysninger. Det kan du gøre ved at klikke på Gem og ny eller Gem og luk. QuickBooks gemmer kundebetalingen vist på skærmen. Hvis du klikker på Gem og ny, viser QuickBooks derefter et tomt vindue Modtag betalinger, så du kan indtaste en anden betaling.

Du kan vende tilbage til kundebetalinger, du har registreret tidligere, ved at klikke på knappen Forrige.