Hold dine QuickBooks 2014-data fortrolige

Regnskabsdata er ofte fortrolige oplysninger. Dine QuickBooks-data viser, hvor mange penge du har i banken, hvad du skylder kreditorer, og hvor meget (eller hvor lidt!) profit dit firma producerer. Fordi disse oplysninger er private, er din første bekymring ved at administrere et QuickBooks-regnskabssystem at holde dine data fortrolige.

Du har to komplementære metoder til at holde dine QuickBooks-data fortrolige. Den første metode til at bevare fortroligheden er afhængig af sikkerhedsfunktionerne indbygget i Microsoft Windows. Den anden metode er afhængig af QuickBooks sikkerhedsfunktioner.

Brug af Windows-sikkerhed

Du kan bruge sikkerheden leveret af Microsoft Windows 7 eller 8, Windows Vista eller Windows XP til at begrænse adgangen til en fil - enten en programfil eller en datafil - til bestemte brugere. Det betyder, at du kan bruge sikkerhed på Windows-niveau til at sige, hvem der kan og ikke kan bruge QuickBooks-programmet eller få adgang til QuickBooks-datafilen.

Hvis du allerede bruger sikkerhed på Windows-niveau, ved du (eller nogen på dit kontor), hvordan du bruger dette værktøj til at forhindre uautoriseret adgang til (eller brug af) programfiler og datafiler. For at bruge sikkerhed på Windows-niveau til QuickBooks kan du blot anvende din eksisterende generelle viden til QuickBooks programfil eller QuickBooks datafil.

Hvis du ikke allerede bruger sikkerhed på Windows-niveau, behøver du ikke gøre dig umage med at lære Windowss komplicerede sikkerhedssystem. Du kan bruge den enklere QuickBooks-sikkerhed.

Brug af QuickBooks sikkerhed

Du kan beskytte fortroligheden af ​​dine QuickBooks-data ved at tildele en adgangskode til en QuickBooks-virksomhedsdatafil. Du kan gøre dette under QuickBooks-opsætningsprocessen.

Du kan også konfigurere en adgangskode ved at vælge kommandoen Firma→ Konfigurer brugere og adgangskoder→ Skift din adgangskode. Når du vælger denne kommando, viser QuickBooks dialogboksen Skift QuickBooks adgangskode.

For at oprette en adgangskode skal du blot indtaste den samme adgangskode i både tekstboksen Ny adgangskode og tekstboksen Bekræft ny adgangskode. Bemærk, at din adgangskode er knyttet til brugernavnet Admin (som står for administrator).

Hvis du endnu ikke har oprettet en adgangskode, har du ikke en gammel adgangskode, så du vil ikke se en Gammel adgangskode-tekstboks. Hvis du arbejder med en administratoradgangskode, skal du også give et udfordringsspørgsmål og svar. (Dette vil lade dig gendanne din adgang til din QuickBooks-fil, hvis du glemmer administratoradgangskoden.)

Det er klart, at du vil indstille din adgangskode, så ingen (ikke engang en computer) kan gætte det. Det betyder, at din adgangskode ikke bør være et ord i en ordbog. Din adgangskode bør heller ikke være et tal. Og dit kodeord bør især ikke være et ord, en sætning eller et navn, som en kollega nemt kan finde ud af.

De bedste adgangskoder (set fra et sikkerhedssynspunkt) er useriøse kombinationer af bogstaver og tal, såsom f34t5s eller s3df43x2.

Når du har indstillet din adgangskode, bør du ændre den med jævne mellemrum. For at ændre din adgangskode skal du også vælge kommandoen Firma→ Konfigurer brugere og adgangskoder→ Skift din adgangskode. QuickBooks viser igen dialogboksen Skift QuickBooks adgangskode.

Denne gang skal du indtaste din gamle adgangskode i tekstboksen Skift adgangskode. Derefter skal du indtaste din nye adgangskode i både tekstboksen Ny adgangskode og tekstboksen Bekræft ny adgangskode.

QuickBooks kræver et brugernavn og en adgangskode, før den åbner virksomhedens datafil. For eksempel, hvis du tildeler en adgangskode til din virksomheds datafil, når QuickBooks starter, viser den QuickBooks Login-dialogboksen, hvor du indtaster dit brugernavn og din adgangskode og derefter klikker på OK. QuickBooks åbner datafilen. Hvis du ikke kan angive adgangskoden, åbner QuickBooks ikke datafilen.