Håndtering med et budget i QuickBooks 2018

Når du har registreret dit budget i QuickBooks, kan du sammenligne dine faktiske økonomiske resultater med budgetterede beløb ved at vælge kommandoer fra undermenuen Budgetter og prognoser, som QuickBooks viser. Når du vælger kommandoen Rapporter → Budgetter og prognoser, giver QuickBooks flere budgetrapporter, beskrevet i følgende liste:

• Budgetoversigt: Denne rapport opsummerer dine budgetterede beløb. Du kan bruge den til at se på og fejltjekke dit budget.
• Budget vs. faktisk: Denne rapport giver dig mulighed for at sammenligne budgetterede resultatopgørelsesoplysninger med faktiske resultatopgørelsesoplysninger. Rapporten lader dig derfor sammenligne dine forventede indtægter og udgifter med faktiske indtægter og udgifter.
• Profit & Loss Budget Performance: Denne rapport giver dig mulighed for at sammenligne dine faktiske indtægter, udgifter og overskud med dine budgetterede indtægter, udgifter og overskud.
• Budget vs. faktisk graf: Denne graf er ikke en rapport. Det er et diagram, der viser budgetterede og faktiske oplysninger.
• Prognoseoversigt: Denne rapport opsummerer en QuickBooks-prognose. En prognose er dybest set en forudsigelse om din fremtidige omsætning og pengestrøm. Du bruger prognoser til at lave "hvad nu hvis"-planlægning.
• Prognose vs. faktisk: Denne rapport sammenligner en prognose med, hvad der faktisk skete.

Den måde, du bruger en budgetrapports oplysninger på, er nøglen – og også hemmeligheden til at få værdi af dine budgetbestræbelser. Med et velkonstrueret budget for sund fornuft kan du se efter afvigelser mellem dit budget og dine faktiske økonomiske resultater. Du vil bruge dit budget til at få øje på situationer, hvor f.eks. en udgiftspost er for lav, en aktivpost er for høj, eller et indtægtstal er bagud, hvad du forventer. Afvigelser mellem forventede resultater og faktiske resultater indikerer uventede resultater. Uventede resultater tyder ofte på problemer. . . eller muligheder. Tænk på følgende eksempler på varians, og hvad afvigelserne kan indikere:

• Månedlig omsætning er $40.000 i stedet for $50.000. Månedlig omsætning, der er 20 procent mindre end forventet, kan indikere problemer med dit produkt, problemer med din salgsstyrke eller problemer med dine kunder. Under alle omstændigheder, hvis salget kun repræsenterer 80 procent af det, du forventer, er du sandsynligvis nødt til at implementere øjeblikkelig korrigerende handling.
• Lagersaldi er i gennemsnit $50.000 ved månedens udgang i stedet for $100.000 ved månedens udgang. At have en lagersaldo, der er lavere end forventet, kan være enten god eller dårlig. Slutbeholdningsbalancen, der er halvdelen af, hvad du forventer, kan indikere, at du sælger produkter meget hurtigere, end du forventede (og derfor bør du øge din lagerinvestering og køb af inventar). At have en lav lagerinvestering kan dog også betyde, at du simpelthen ikke får materialer fra dine leverandører så hurtigt, som du har brug for dem, og som følge heraf er du i stor risiko for at miste salg på grund af utilstrækkelige lagerbeholdninger.
• Forsknings- og udviklingsudgifter svarer til $50.000 om året i stedet for $25.000 om året. Forsknings- og udviklingsudgifter, der er det dobbelte af, hvad du forventer, ser ud til at være dårlige. Hvordan kan det være godt at bruge dobbelt så meget på en udgift, som du forventer? Det kan dog være godt at fordoble dine forsknings- og udviklingsudgifter, hvis du uventet investerer i et eller andet lovende nyt produkt, ide eller teknologi.
• Salget til en bestemt kundeklasse er 50 procent højere. Antag, at du brugte klasser til at spore salg til kunder i landet og uden for landet. Hvis du ser, at salget til kunder uden for landet helt uventet ligger 50 procent over, hvad du forventer, kan den afvigelse tyde på en mulighed for at sælge endnu mere uden for landet. Måske kan udenlandske kunder med større indsats og energi blive en endnu større del af din virksomhed. Nogle gange identificerer afvigelser muligheder, som du ellers ville gå glip af.