Håndtering af projekter i QuickBooks Online

QuickBooks Online Projects-funktionen hjælper dig med at organisere alle de dele - det vil sige tilknyttede transaktioner, brugt tid og nødvendige rapporter - på ét centralt sted, der udgør … ja, et projekt. Og rapporterne inkluderet i projektfunktionen hjælper dig med at bestemme hvert projekts rentabilitet og holde styr på ufaktureret tid og udgifter såvel som ikke-fakturerbar tid.

Hvis du bruger QBO Plus i Canada, Storbritannien, USA eller Australien, kan du drage fordel af projektfunktionen. I øjeblikket er funktionen i "preview"-tilstand - hvilket betyder, at den kun er tilgængelig i QuickBooks Online Labs. Følg disse trin for at aktivere funktionen:

Klik på Gear og derefter QuickBooks Labs.
Du finder QuickBooks Labs nederst i kolonnen Din virksomhed.

QBO viser denne side.

QuickBooks Labs-siden.

Klik på knappen Fra ved siden af ​​Spor dine projekter for at aktivere projektfunktionen.

Off-knappen skifter til On, og der vises en meddelelse, der fortæller dig, at QBO har aktiveret Projects plug-in.

Klik på Udført for at vende tilbage til din QBO-virksomhed.

En ny mulighed, Projekter, vises i navigationsruden. Når du klikker på indstillingen, beder QBO dig om at konfigurere dit første projekt.

Den nye projektside i QBO.

Klik på Tilføj dit første projekt for at komme i gang med at bruge funktionen Projekter. Et panel vises i højre side af skærmen; i panelet skal du angive et projektnavn, som kan være alt, hvad du ønsker, og som skal være noget, du nemt kan genkende. Giv også kunden tilknyttet projektet og evt. noter om projektet. Når du er færdig, skal du klikke på Gem, og QBO viser en meddelelse for at fortælle dig, at den har konfigureret projektet. Når du klikker på OK for at afvise beskeden, vises en side som denne.

Oversigtssiden for et projekts detaljer.

Terminologien her kan blive lidt forvirrende; ovenfor, ser du på oversigtssiden for detaljerne om et projekt. Denne side viser dig listen over rapporter, der er relateret til projektets oplysninger, som du kan se, og som måske bedre har titlen "Projektrapporter" i stedet for "Oversigt". Siden Transaktioner (klik på linket ved siden af ​​Oversigt) viser alle transaktioner, der er knyttet til projektet. Hvis du klikker på Projekter i navigationslinjen på dette tidspunkt, viser siden en liste over projekter, du har etableret; du kan klikke på ethvert projekt for at få vist siden vist nedenfor.

Selvom du vælger en kunde, når du opretter projektet, trækker QBO ikke eksisterende transaktioner for kunden til siden Projekter. Nyoprettede projekter har ingen transaktioner - og derfor er siden Transaktioner logisk tom, og rapporter indeholder ingen oplysninger.

Hvis du overvejer at ændre kundenavnet på eksisterende transaktioner for at trække disse transaktioner ind i projektet, skal du være forsigtig. Ændring af kunden kan få konsekvenser gennem QBO. For eksempel, hvis du forsøger at ændre den kunde, der er tildelt en betalingstransaktion, som du har indbetalt, vil QBO advare dig om, at du skal fjerne transaktionen fra indbetalingen, før du kan ændre kundenavnet. Og det vil ødelægge dit indskud, medmindre du husker at føje betalingen til indbetalingen igen. Tingene kan blive komplicerede meget hurtigt.

Sørg for, at du vælger projektet fra rullelisten Kunde, når du opretter transaktionen i stedet for kunden.

På billedet nedenfor oprettes en fakturatransaktion for projektet. Og du har et nyt sted at starte, når du vil tilføje en transaktion til et projekt; Selvom du kan starte fra menuen Opret eller fra Salg i navigationslinjen, kan du også klikke på knappen Tilføj til projekt, efter du har klikket på Projekter i navigationslinjen. Bemærk, at du ikke kan oprette en salgskvittering fra siden Projekter; brug menuen Opret eller siden Salg.

Oprettelse af en faktura for projektet.

Når dit projekt indsamler transaktioner, bliver rapporterne meningsfulde. Transaktionslisterapporten viser som standard præcis, hvad du ville forvente: alle de transaktioner, der er tildelt projektet.

Projektets rentabilitetsrapport er i det væsentlige en resultat- og tabsrapport for projektet; du ser et eksempel nedenfor.

En prøverapport om projektindtjening.

Rapporten Ufaktureret tid og udgifter viser dig tid, der er tildelt projektet, men endnu ikke faktureret, og rapporten Ikke-fakturerbar tid viser dig registreret tid til projektet, som du ikke kan fakturere til projektet.

Projektfunktionen giver dig også måder at "kassere" projektet på. Hvis du markerer Projekt i navigationslinjen og derefter klikker på knappen Indstillinger for et bestemt projekt, kan du vælge at markere projektet som afsluttet, markere projektet som annulleret eller slette projektet. Bemærk, at du ikke kan slette projekter, der har transaktioner tilknyttet; du skal markere projektet afsluttet eller annulleret.