Håndtering af løn med QuickBooks 2003

Hvis du vil bruge QuickBooks til løn, fordi du vil spare penge, ikke er bange for lidt papirarbejde, eller måske vil have den ekstra fleksibilitet, der følger med at gøre det selv, skal du tilmelde dig en af ​​QuickBooks lønningstjenester: Basic Payroll Service eller Deluxe Payroll Service.

For at tilmelde dig begge tjenester, gør dig klar til at hoppe på internettet. Følg disse trin:

1. Vælg kommandoen Medarbejdere –> Opsæt løn.

Eller vælg Medarbejdere på listen Navigatorer, og klik derefter på ikonet Opsæt løn.

QuickBooks opretter forbindelse til internettet og viser den første side af en webformular med flere sider, der giver dig mulighed for at opsætte enten Basic Payroll Service eller Deluxe Payroll Service.

2. Følg instruktionerne på skærmen.

Hvordan er det helt, smertefrit enkelt?

Bekæmpelse af skatter

Du har brug for et par ting, hvis du vil udføre lønudbetaling på den rigtige måde: et arbejdsgiver-id, et statsligt arbejdsgiver-id, hvis du tilbageholder statslig indkomstskat, et arbejdsløshedsskatte-id og nogle W-4-skatteformularer.

Få et arbejdsgiver-id-nummer

For at få et arbejdsgiver-id-nummer skal du indsende en SS-4-formular eller anmodning om arbejdsgiveridentifikationsnummer til Internal Revenue Service (IRS), så du kan få et arbejdsgiver-id. Du kan få denne formular hos IRS eller ved at ringe til IRS og bede om en.

Du kan også ansøge om og modtage et arbejdsgiver-id-nummer over telefonen. Du skal dog stadig udfylde SS-4-formularen, så du kan besvare de spørgsmål, som IRS stiller under den korte telefonansøgningsproces. (Du skal også sende eller faxe formularen til IRS, efter du har haft din lille telefonsamtale.)

At få medarbejdere til at gøre deres del

Du skal også gøre noget andet, før du kan vide, hvordan du håndterer alle disse skatter - du skal have hver af dine medarbejdere til at udfylde en W-4-formular for at fortælle dig, hvilken arkivstatus de vil bruge, og hvor mange personlige fritagelser de' vil påstå. Gæt hvor du får tomme W-4'er? Fra din venlige IRS-agent eller IRS -webstedet.

At betale dine medarbejdere

Når du har abonneret på QuickBooks Payroll Service, oprettet dine lønkonti og fået et arbejdsgiver-id, er du klar til at betale nogen. Denne sektion kommer til at blæse dit sind, især hvis du har lavet løn manuelt. Processen gør hele din beslutning om at bruge QuickBooks til at udføre din løn, umagen værd. Sådan gør du:

1. Start lønprocessen ved at vælge Medarbejdere –> Lønmedarbejdere.

Eller vælg Medarbejdere på listen Navigatorer, og klik på ikonet Løn medarbejdere. Vinduet Vælg medarbejdere, der skal betales, vises. Hvis du ikke kan se et navn, du leder efter på denne liste, har du aldrig føjet medarbejderen til din medarbejderliste.

2. Rediger de indstillinger, du ønsker.

Du behøver ikke at bruge nogen af ​​vinduet Vælg medarbejdere til at betale-vinduets bokse og knapper for at ændre den måde, hvorpå QuickBooks udfører løn. Men du kan foretage flere ændringer:

• • Hvis du ikke har tænkt dig at udskrive checks - måske skriver du dem i hånden eller bare bruger QuickBooks til at opbevare bøgerne - lad afkrydsningsfeltet Skal udskrives markeret.

• Bekræft den bankkonto, som medarbejderne bliver betalt fra, i rullelisten Bankkonto.

• Typisk vil du lade indstillingen Indtast timer og forhåndsvisning før oprettelse være valgt, for en sikkerheds skyld. Med denne mulighed valgt, viser QuickBooks et oversigtseksempel for hver lønseddel, du opretter. Hvis du vælger den anden mulighed, Opret check uden forhåndsvisning ved hjælp af nedenstående og sidste mængder, lader QuickBooks dig ikke tjekke dets arbejde først - QuickBooks opretter bare checkene.

• Indstil checkdatoen og betalingsperiodens slutdatoer korrekt.

3. Vælg de medarbejdere, som du betaler, og klik på knappen Opret.

Hvis du betaler alle ansatte på listen, skal du blot klikke på knappen Marker alle i højre side af skærmbilledet Vælg medarbejdere, der skal betales. Hvis du skal markere medarbejderne individuelt, skal du blot klikke ud for hver enkelt i venstre kolonne — kolonnen med flueben i overskriften. Klik derefter på knappen Opret for at få QuickBooks til at oprette "udkast"-versioner af hver af de løntjek, du har brug for til medarbejdere. QuickBooks viser derefter vinduet Preview Paycheck, hvis du i trin 2 angav, at du vil se en forhåndsvisning af lønchecks. Vinduet viser også de lønsumsafgifter og tilbageholdelsesbeløb, QuickBooks har beregnet for dig.

4. Udfyld lønoplysningerne efter behov.

I feltet Indtjening skal du udfylde det antal timer, personen har arbejdet, og om nødvendigt anvende disse timer på en kunde eller et job. Indtast provisioner, tillæg (såsom drikkepenge, bonusser og udgiftsgodtgørelser), fradrag (såsom fagforeningskontingent og 401(k)-bidrag) og virksomhedsbidrag (såsom forsikringsydelser eller 401(k) i feltet Andre lønposter. tilsvarende beløb). Du kan også ændre lønposten eller -satsen eller tilføje en anden lønpost, hvis du har brug for det.

Se dette. QuickBooks beregner selskabs- og medarbejderskat og størrelsen af ​​nettochecken. Hvis nogle oplysninger er unøjagtige, skal du blot klikke på beløbet og ændre det, enten ved at slette det eller erstatte det med de korrekte oplysninger.

Du kan også bemærke, at QuickBooks gemmer totaler både for den aktuelle check og for året til dato.

5. Klik på knappen Opret for at registrere lønsedlen.

Når du har tjekket alle medarbejdernes lønsedler, vender QuickBooks tilbage til dialogboksen Vælg medarbejdere, der skal betales.

6. Udskriv checkene.

Du kan udskrive checks fra vinduet Vælg medarbejdere, der skal betales, ved at klikke på knappen Udskriv lønsedler. QuickBooks udskriver lønsedler ligesom det udskriver almindelige checks.