Grundlæggende om sikkerhedskopiering af QuickBooks 2014-datafilen

En kritisk vigtig opgave, som enten du eller en kollega skal udføre, er en sikkerhedskopi af QuickBooks datafil. Få ting, der er gemt på din computers harddisk, fortjener så meget pleje, som QuickBooks-datafilen gør. Helt bogstaveligt beskriver QuickBooks-datafilen din virksomheds økonomiske forhold. Du ønsker absolut ikke at miste datafilen.

At miste datafilen kan for eksempel betyde, at du ikke ved, hvor mange penge du har, du ikke ved, om du tjener eller taber penge, og du vil ikke være i stand til nemt eller præcist at forberede dit årlige selvangivelser.

Heldigvis er sikkerhedskopiering af QuickBooks-datafilen ret ligetil. Du skal kun gennemføre ni trin:

1Vælg kommandoen Fil → Opret kopi.

QuickBooks viser dialogboksen Gem kopi eller sikkerhedskopi, som giver tre muligheder: muligheden for at gemme en sikkerhedskopi af din QuickBooks-fil, muligheden for at oprette en bærbar virksomhedsfil og muligheden for at oprette en revisorkopi.

2Du vil gemme en sikkerhedskopi, så klik på knappen Backup Copy; klik derefter på Næste for at fortsætte.

Du kan oprette enten en fuld backup-fil eller en bærbar virksomhedsfil, når du kopierer QuickBooks-filen. En bærbar virksomhedsfil er mindre end en sikkerhedskopifil, så den er mere praktisk at flytte rundt på. For eksempel kan du nemmere e-maile en bærbar virksomhedsfil.

Problemet med bærbare virksomhedsfiler er dette: QuickBooks skal arbejde hårdt for at skrue den bærbare virksomhedsfil til en lille størrelse. QuickBooks skal også gøre mere arbejde for at fjerne filen senere, når du vil arbejde med den.

Når du har klikket på Næste, vises dialogboksen Gem kopi eller sikkerhedskopi. Du kan gå direkte til dialogboksen Gem kopi eller sikkerhedskopi ved at vælge kommandoen Fil → Opret sikkerhedskopi.

3 Angiv, om du vil gemme din QuickBooks backup-fil på din virksomheds computer eller i QuickBooks' offsite datacenter.

Klik på Lokal sikkerhedskopiering for at angive, at du vil gemme sikkerhedskopien af ​​din fil på din computers harddisk eller en flytbar lagerenhed, såsom et flashdrev.

4Klik på knappen Indstillinger for at vælge en backupplacering.

QuickBooks viser dialogboksen Backup Options.

5 Angiv til hvilken mappe eller diskplacering virksomhedsfilen skal sikkerhedskopieres.

Du indtaster blot et stinavn direkte i boksen, der fortæller, hvor du skal gemme dine sikkerhedskopier.

Hvis du ikke ved, hvordan du indtaster et stinavn, skal du klikke på knappen Gennemse. Når QuickBooks viser dialogboksen Søg efter mappe, skal du bruge mappelisten til at vælge den disk eller mappe, du vil bruge til QuickBooks-sikkerhedskopier.

6(Valgfrit) Vælg dine sikkerhedskopieringsmuligheder.

Du kan også bruge dialogboksen Sikkerhedskopieringsindstillinger til at angive, hvornår QuickBooks skal minde dig om at sikkerhedskopiere, og hvordan QuickBooks skal sikkerhedskopiere:

Tilføjelse af tidsstempler: For at tilføje dato og klokkeslæt for sikkerhedskopieringen til sikkerhedskopieringsfilens navn, skal du markere afkrydsningsfeltet Tilføj dato og klokkeslæt for sikkerhedskopieringen til filnavnet.

Begrænsning af sikkerhedskopier: For at bede QuickBooks om at slippe af med gamle sikkerhedskopier skal du markere afkrydsningsfeltet Begræns antallet af sikkerhedskopier i denne mappe til X og derefter angive, hvor mange sikkerhedskopier du vil beholde ved at bruge det tilstødende tekstfelt.

Indstilling af sikkerhedskopieringspåmindelser: Marker afkrydsningsfeltet Påmind mig om at sikkerhedskopiere, når jeg lukker min virksomhedsfil hver X gang , og det tilstødende tekstfelt for at angive, at du ønsker at blive mindet om at sikkerhedskopiere QuickBooks-filen, når du lukker QuickBooks. Dine intervalmuligheder inkluderer hver gang, hver anden gang, hver tredje gang og så videre.

Aktivering af databekræftelse: Brug bekræftelsesknapperne til at fortælle QuickBooks, at den skal tjekke for dataintegritet, når den sikkerhedskopierer dine data. Vælg alternativknappen Complete Verification for QuickBooks bedste og mest omfattende verifikation.

Alternativt, hvis du er en person, der ikke har tid til de ekstra få sekunder med at dobbelttjekke, at databekræftelse tager, skal du selvfølgelig vælge alternativknappen Hurtigere verifikation. Endnu bedre, kast forsigtighed helt i vinden - forsigtighed er for babyer alligevel - og vælg radioknappen Ingen bekræftelse.

7 Klik på OK, når du er færdig med at angive sikkerhedskopieringsplacering og -indstillinger, og klik derefter på Næste.

QuickBooks viser en dialogboks (ikke vist), der spørger, hvornår du vil sikkerhedskopiere.

8Angiv, hvornår du vil sikkerhedskopiere.

Typisk vil du sikkerhedskopiere, når du vælger kommandoen Gem kopi eller Sikkerhedskopiering. I dette tilfælde, når QuickBooks viser dialogboksen Gem kopi eller sikkerhedskopi, der stiller spørgsmålet "hvornår", skal du klikke på knappen Gem nu.

Du kan dog også bede QuickBooks om regelmæssigt at planlægge sikkerhedskopier af QuickBooks-datafilen i henhold til et smart skema ved - når QuickBooks stiller "hvornår"-spørgsmålet - at klikke på knapperne Gem det nu og Planlæg fremtidige sikkerhedskopier eller ved at klikke på Kun planlæg fremtid. Sikkerhedskopier knap.

Hvis du fortæller QuickBooks, at du vil planlægge sikkerhedskopier, viser QuickBooks et par dialogbokse, som du bruger til at oprette den nye sikkerhedskopieringsplan ved at navngive tidsplanen og ved at indstille de dage og tidspunkter, hvor sikkerhedskopier skal planlægges.

9 Klik på Udfør for at lukke dialogboksen Gem kopi eller sikkerhedskopi.

Når du har angivet, hvordan sikkerhedskopieringen skal fungere, skal du klikke på Udfør. QuickBooks sikkerhedskopierer (eller opretter en kopi af) den aktuelle QuickBooks virksomhedsfil og gemmer den nye filkopi på sikkerhedskopieringsstedet.