Grundlæggende om sikkerhedskopiering af QuickBooks 2012-datafilen

En meget vigtig opgave, som enten du eller en kollega skal udføre, er at sikkerhedskopiere QuickBooks 2012-datafilen. Helt bogstaveligt beskriver QuickBooks-datafilen din virksomheds økonomiske forhold. Du ønsker absolut ikke at miste datafilen.

At miste datafilen kan for eksempel betyde, at du ikke ved, hvor mange penge du har, du ikke ved, om du tjener eller taber penge, og du vil ikke være i stand til nemt eller præcist at forberede dit årlige selvangivelser.

Heldigvis er sikkerhedskopiering af QuickBooks-datafilen ret ligetil. Du skal kun gennemføre tre trin:

Vælg kommandoen Fil → Opret kopi.

QuickBooks viser dialogboksen Gem kopi eller sikkerhedskopi, som giver tre muligheder: muligheden for at gemme en sikkerhedskopi af din QuickBooks-fil, muligheden for at oprette en bærbar virksomhedsfil og muligheden for at oprette en revisorkopi.

Du vil gemme en sikkerhedskopi, så klik på knappen Backup Copy. Klik derefter på Næste for at fortsætte.

Du kan oprette enten en fuld backup-fil eller en bærbar virksomhedsfil, når du kopierer QuickBooks-filen. En bærbar virksomhedsfil er mindre end en sikkerhedskopifil, så den er mere praktisk at flytte rundt på.

For eksempel kan du nemmere e-maile en bærbar virksomhedsfil. Problemet med bærbare virksomhedsfiler er dette: QuickBooks skal arbejde hårdt for at skrue den bærbare virksomhedsfil til en lille størrelse. QuickBooks er også nødt til at gøre mere arbejde for at fjerne scrunch af filen senere, når du vil arbejde med den.

Når du har klikket på Næste, vises dialogboksen Gem kopi eller sikkerhedskopi, vist i illustrationen nedenfor.

Du kan bare gå direkte til dialogboksen Gem kopi eller sikkerhedskopi vist nedenfor ved at vælge kommandoen Fil → Opret sikkerhedskopi.

Angiv, om du vil gemme din QuickBooks backup-fil på din lokale virksomhed eller QuickBooks offsite datacenter.

Klik på Lokal sikkerhedskopiering for at angive, at du vil gemme sikkerhedskopien af ​​din fil på din computers harddisk.

Klik på knappen Indstillinger for at vælge en backupplacering.

QuickBooks viser dialogboksen Backup Options, som vist i illustrationen nedenfor.

Angiv til hvilken mappe eller diskplacering virksomhedsfilen skal sikkerhedskopieres.

Du indtaster bare et stinavn direkte i boksen, der fortæller, hvor du skal gemme dine sikkerhedskopier.

(Valgfrit) Vælg dine sikkerhedskopieringsmuligheder.

Du kan også bruge dialogboksen Backup Options vist ovenfor til at angive, hvornår QuickBooks skal minde dig om at sikkerhedskopiere, og hvordan QuickBooks skal sikkerhedskopiere:

Tidsstempler: For at tilføje dato og klokkeslæt for sikkerhedskopieringen til sikkerhedskopieringsfilens navn, skal du markere afkrydsningsfeltet Tilføj dato og klokkeslæt for sikkerhedskopieringen til filnavnet.

Begrænsning af sikkerhedskopier: For at fortælle QuickBooks, at den skal slippe af med gamle sikkerhedskopier, skal du markere afkrydsningsfeltet Begræns antallet af sikkerhedskopier i denne mappe og derefter angive, hvor mange sikkerhedskopier du vil beholde ved at bruge det tilstødende tekstfelt.

Sikkerhedskopieringspåmindelser: Marker afkrydsningsfeltet Mind mig om at sikkerhedskopiere, når jeg lukker min virksomhedsfil og det tilstødende tekstfelt for at angive, at du ønsker at blive mindet om at sikkerhedskopiere QuickBooks-filen hver gang, hver anden gang, hver tredje gang, og så frem, at du lukker QuickBooks.

Databekræftelse: Brug Bekræftelsesknapperne til at fortælle QuickBooks, at den skal tjekke for dataintegritet, når den sikkerhedskopierer dine data. Marker knappen Komplet bekræftelse for QuickBooks' bedste og mest omfattende verifikation.

Klik på OK, når du er færdig med at angive sikkerhedskopieringsplacering og -indstillinger, og klik derefter på Næste.

QuickBooks viser en dialogboks, der spørger, hvornår du vil sikkerhedskopiere.

Beslut, hvornår du vil sikkerhedskopiere.

Typisk vil du sikkerhedskopiere, når du vælger kommandoen Gem kopi eller Sikkerhedskopiering. Du kan dog også bede QuickBooks om regelmæssigt at planlægge sikkerhedskopier af QuickBooks-datafilen i henhold til et smart skema.

Hvis du fortæller QuickBooks, at du vil planlægge sikkerhedskopier, viser QuickBooks et par dialogbokse, du bruger til at oprette den nye tidsplan for sikkerhedskopiering ved at navngive tidsplanen og ved at fortælle de dage og tidspunkter, som sikkerhedskopier skal planlægges.

Klik på Udfør for at lukke dialogboksen Gem kopi eller sikkerhedskopi.

Når du har angivet, hvordan sikkerhedskopieringen skal fungere, skal du klikke på Udfør. QuickBooks sikkerhedskopierer (eller opretter en kopi af) den aktuelle QuickBooks virksomhedsfil og gemmer den nye filkopi på sikkerhedskopieringsstedet.